Services d'une agence créative et de placement médias

Elle représente l’une des dix (10) constituantes du réseau de l’Université du Québec. L’école de technologie supérieure est à la recherche d’un Fournisseur qui offre des services créatifs en marketing et communication et en placement média dans le cadre d’un Contrat à prestation de services sur demande pour une durée de trois ans avec deux options de prolongation d’une année chacune. Responsables du mandat à l’ÉTS et ampleur des services requis La Direction Exécutive des Relations Institutionnelles (DÉRI) est responsable des communications institutionnelles et du marketing de l’ÉTS, de son image de marque, des relations gouvernementales ainsi que des campagnes de recrutement et de rayonnement au Québec, au Canada et à l’international. Son rôle est de mettre en place différentes initiatives stratégiques auprès des publics internes et externes qui permettent d’atteindre les résultats attendus des plans stratégiques quinquennaux. L’agence choisie sera en relation avec un(e) ou plusieurs conseillers(ères) communication et/ou marketing qui rédigeront des briefs relatifs à chaque projet. Historiquement, la Direction Exécutives des Relation Institutionnelles (DÉRI) est responsable de la gestion du Fournisseur en placement média. Il est important de noter que ÉTS Formation - une composante de l’ÉTS - travaille déjà étroitement avec la DÉRI et gère ses propres campagnes et sa propre image de marque. Bien que le mandat relève de la DÉRI, ÉTS formation fait partie intégrante des services et besoin requis en placement média et en création définis dans ce devis. Lorsque des besoins pour des services de création marketing étaient nécessaires, la DÉRI confiait des mandats à diverses agences de création marketing. D’autres unités administratives ont également recours à diverses agences marketing pour leurs propres besoins. L’objectif de l’appel d’offres est donc de centraliser les demandes en placement média et en besoins de services créatifs pour la DÉRI (et ÉTS Formation) auprès du même Fournisseur, et d’offrir la possibilité aux autres unités administratives de l’ÉTS qui le souhaitent, la possibilité d’utiliser le même Fournisseur. Autres unités administratives susceptibles d’utiliser les services : Affaires académiques (départements); Recherche et partenariats (stages, CERIEC); Développement stratégique et ressources (Centech, projets immobiliers); Relations institutionnelles (relations internationales, communications et recrutement étudiant); Engagement organisationnel (ressources humaines, philanthropie); Environnement bâti et économie circulaire (AdapT); Centre sportif. Estimation de la demande : L’estimation des investissements en achats média en excluant les frais de gestion (les honoraires professionnels) est entre 500 000$ et 750 000$ par année, soit entre 2 500 000$ et environ 3 750 000$ sur une période de 5 ans. Environ 95 % des investissements en achat de média sont payés directement aux différents annonceurs / médias. L’estimation de la dépense en services de gestion média en honoraires professionnels est estimée à 425 000 sur 5 ans. L’estimation de la dépense en services créatifs est estimée à 675 000 $ sur 5 ans. Échéancier envisagé Octroi du Contrat : 1 er mai 2024; Rencontre de démarrage et transfert de connaissance : Début mai 2024; Partage du mandat et des premiers briefs au Fournisseur pour la planification annuelle: mi-mai 2024; Remise du plan média annuel: Juillet 2024; Début des placements média: Septembre 2024; Projets connexes : en continu. Ces dates seront conformées lors de l’octroi du Contrat. Objectifs du Contrat Les mandats que l’agence devra réaliser doivent répondre à différents objectifs stratégiques organisationnels afférents aux différents clients internes. À haut niveau, le rôle de l’agence sera de répondre aux objectifs suivants (entonnoir de conversion) : Notoriété : Augmenter la notoriété spontanée et assistée du Propriétaire; Améliorer la réputation et la perception du Propriétaire; Soutenir la croissance de l’ÉTS et faire la promotion de nouveaux programmes, instituts, départements, ressources humaines, ÉTS Formation; Engagement : Générer du trafic et des actions sur le site web et sur les plateformes sociales du Propriétaire; Promouvoir et générer de l’intérêt pour les programmes et des domaines de recherche; Promouvoir et générer de l’intérêt pour des événements; Travailler sur la rétention des étudiant(e)s et employé(e)s; Prendre en considération l’impact sur l’expérience utilisateur (service à la clientèle, navigation); Conversion : Générer des leads de futur.e.s étudiant.e.s; Générer des inscriptions aux différents événements organisés par le Propriétaire (par exemple les Portes Ouvertes); Générer des demandes d’admission; Générer des inscriptions à des formations (ÉTS Formation); Contribuer aux activités entourant le recrutement des ressources humaines (marque employeur); Contribuer aux activités en lien avec les campagnes de financement; Structure de réalisation Placement media Le placement média est réalisé par l’entremise du Fournisseur. Il collabore à la planification, conçoit les plans média, voit à la négociation et à la réservation d’espace et de temps dans les médias sélectionnés et, enfin, propose les recommandations et suivis requis en placement média. Historiquement : Environ 75 % des achats médias sont effectués auprès de médias locaux dits traditionnels et locaux comme par exemple La Presse, Québecor, Radio-Canada, Bell Média, Le Devoir, Rogers Media, etc. Environ 25 % des achats média numériques sont réalisés auprès d’entreprises internationales comme Google, Meta, Twitch, Spotify, etc. Création et production. Le Fournisseur sera également mis à contribution pour des projets requérant de la création, du design , du branding et de la production (image de marque, campagnes publicitaires etc.). Exemples de mandats qui seront octroyés au Fournisseur Le Fournisseur pourra être appelé à travailler sur des mandats comme le lancement d’une nouvelle image de marque, le développement de créatif en lien avec les achats médias (campagnes publicitaires), de nouvelles offres de services ou produits en matière d’enseignement et de formation, à la production de matériel promotionnel, à la création de concepts lors d’événements, à la promotion de partenariats stratégiques, etc. C.1) Exemples concrets : Demande d’une proposition de stratégie de campagne marketing intégrée pour le lancement d'un nouvel Institut; Journées portes ouvertes; Périodes d’admissions; Recrutement étudiants locaux et internationaux; Création de nouveaux départements, Campagne de notoriété de l’ÉTS; Publicisation d’anniversaires (exemple 50e); Formations professionnelles; Campagnes de financement; DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES SERVICES À FOURNIR Le Fournisseur doit o ffrir tous les services requis en planification stratégique, en planification d’achats médias, en gestion des données et des audiences, en design et image de marque, en services de production ainsi qu’en analyse et en production de rapports de performance des campagnes médias. Le Fournisseur doit fournir les services suivants : Proposer une stratégie de placement média annuelle intégrée qui se déclinera en sous-campagnes pour la Direction Exécutive des Relation Institutionnelles et pour ÉTS Formation basée sur le plan marketing et les briefs spécifiques à chaque campagne et objectifs de l’entonnoir de conversion; Concevoir des plans média cohérents entre toutes les unités d’affaires du Propriétaire en lien avec les stratégies et objectifs du Propriétaire pour rejoindre les diverses clientèles visées; Planifier les campagnes multiplateformes et exécuter le plan en procédant à la mise en ligne des campagnes publicitaires; Produire des campagnes intégrées (rédaction et création) respectant l’image de marque, la signature graphique du Propriétaire; Proposer et choisir des placements média contextuels (créativité média, cahiers spéciaux, stratégie de contenu) lorsque pertinents; Négocier et effectuer la réservation d’espace média des différents Fournisseurs disponibles: principalement au Québec, dans le reste du Canada et à l’international. Toute forme de rabais (escompte de volume, escompte, etc.) obtenu de la part des annonceurs doit être reflétée dans les soumissions remises au Propriétaire. Respecter les garanties standard de l’industrie lors d’achat média (exposition attendue); Mesurer les campagnes : Analyser, évaluer et optimiser les résultats en cours de campagne (rapports de mi-campagnes) et s’assurer que la diffusion des exécutions publicitaires paraisse conformément au plan média approuvé par le Propriétaire. Cela inclut le suivi du trafic ( tracking ), la mise en place de tableaux de bord et de post-mortem (bilans) de campagnes; Optimiser la portée et la fréquence, le CPM, le CPC, les taux de clics, les indices de livraisons et de visibilité, la stratégie de ciblage, les points de contact, la captation de données; Paramétrer les plateformes publicitaires potentiellement connectées à notre plateforme de gestion de la relation client aussi appelée CRM (si applicable) et s’assurer que la gestion des données est conforme aux lois en vigueur (par exemple, la loi C25); Offrir un service conseil pour Google Analytics pour l’implantation de nouveaux paramètres ou le développement de tableaux de bord; Développer des stratégies et de nouvelles images de marque pour de nouveaux produits ou services; Supporter les besoins de production non supportés à l’interne en déclinant des concepts dans de multiples formats publicitaires : retouche, d’infographie, de programmation, d’animation ou de montage; D’une manière générale, assurer le service d’ordre administratif inhérent au placement et la gestion du compte (suivis de facturation, signature des devis, préparation des soumissions pour les diverses demandes, etc.); Recourir aux ressources humaines nécessaires et assurer un suivi des opérations permettant de se conformer aux exigences minimales du Contrat; Collaborer avec le ou les responsable(s) du projet du Propriétaire en tout temps, et notamment avec les personnes désignées du Propriétaire à valider certaines orientations de la campagne de promotion; Exécuter ses obligations afin de permettre au Propriétaire d'atteindre ses objectifs concernant la campagne de promotion et la gestion des placements média afférents; Respecter les budgets du Propriétaire et les échéanciers établis entre les Parties du Contrat, notamment les dates de remise des livrables; Dépendamment des mandats et à valider en amont, effectuer des recherches préalables et des veilles qui permettent de comprendre le secteur d'activité complexe dans lequel se réalise la campagne de promotion (contexte, concurrence, tendances, analyse de marché); Lorsque pertinent et/ou demandé, remettre des fichiers de production pour déclinaisons ultérieures et transférer les présentations aux responsables du dossier du Propriétaire. Appliquer des méthodes rigoureuses de contrôle de qualité avant de livrer des services au Propriétaire; Tout autres tâches pouvant être attendu du Fournisseur en tenant compte des meilleures pratiques de l’industrie. Description des ressources requises Le Fournisseur doit être en mesure d’exécuter l’ensemble des tâches attendues d’une agence de placement média et de création et être en mesure de fournir les ressources stratégiques requises afin de respecter les délais et les échéanciers. Le Fournisseur ne doit pas recourir systématiquement à des pigistes pour les ressources stratégiques identifiées au Bordereau de prix, il doit assigner des ressources permanentes qu’il ne pourra changer sans raison valide; Le Fournisseur pourra recourir à des sous-traitants pour la production et la post-production. Advenant que le Fournisseur ait recours à (1) un sous-traitant pour les services de création, ce dernier doit être le même durant toute la durée du Contrat; Rémunération des ressources : Le Fournisseur sera payé selon les tâches à accomplir tel que catégorisé au Bordereau de prix selon les profils établis (ressources 1 à 5) et non selon le titre de la ressource du Fournisseur. Pour la facturation, le Fournisseur devra indiquer le rôle de la ressource avec son taux horaire et ou le pourcentage de frais de gestion lorsqu’applicable. Advenant que la description des tâches assignées aux ressources diffère ou que certaines tâches sont manquantes, le Soumissionnaire devra communiquer avec l’Agent d’approvisionnement aux coordonnées indiquées aux documents d’appels d’offres durant la période de publication de l’appel d’offres afin d’éviter des situations problématiques. Liste des ressources requises : Ressource 1 – Gestionnaire de compte, Stratège principal(e) ou planificateur(trice) média ou équivalent : Deux (2) ressources pouvant combler les tâches décrites sont requises. Chaque ressource possède la délégation de pouvoir suffisante pour transiger avec le ou les responsable(s) du dossier du Propriétaire au sujet des aspects contractuels et de la gestion des services dans le cadre de l'exécution du Contrat. Il a un rôle senior dans l’agence et doit être présent à toutes les étapes clés des projets (briefs, bilans, présentations clients). Cela inclut notamment le respect du budget et des échéanciers, la mise en place des groupes de travail, la relation entre les membres de l’équipe projet, la mise en place et la présentation des stratégies, dont la stratégie numérique, la planification des achats médias, la production de plans médias, les rapports d’analyses et le suivi des mandats. Il s’occupe de la synergie et du conseil stratégique en lien avec l’image de marque et la planification média intégrés afférents aux campagnes publicitaires et autres projets marketing confiés au Fournisseur. Il doit posséder une expérience minimale de 5 ans à titre de Gestionnaire de compte, Stratège principal(e) ou planificateur(trice) média ou équivalent dans une agence de placements médias et/ou de services créatifs. .Ressource 2 - Chargé(e) de projet, assistant(e) planificateur(trice) média ou équivalent : Il est le contact principal pour assurer l’aspect opérationnel et logistique lié au bon déroulement des campagnes, comme par exemple l’achat média, la gestion des placements incluant la transmission du matériel publicitaire, les aspects contractuels et de la gestion des services dans le cadre de l'exécution du Contrat et s’assure de la mesure de la performance et des optimisations. Il doit détenir un diplôme collégial ou universitaire et avoir au minimum 3 années d’expérience à titre de chargé de projet en agence. Ressource 3 - Spécialistes design/graphisme ou équivalent : Il s’occupe de la production de matériel de communication ou publicitaire, du graphisme, de l’infographie et de la mise en page afférent à tous les supports requis par la stratégie marketing. Il doit détenir un diplôme collégial ou universitaire et avoir au minimum 3 années d’expérience à titre de designer ou graphiste en agence. Ressource 4 - Directeur artistique ou équivalent : Il s’occupe de la Direction de la création et de la direction artistique. Il doit détenir un diplôme universitaire et avoir au minimum 5 années d’expérience à titre de directeur artistique auprès d’une agence de création. Ressources 5 - Spécialiste en analyse de données ou équivalent (performance) : Il s’occupe de la gestion et l’analyse de données, de la technologie et l’analytique (ex. : support Google Analytics, tracking etc.), de la production de tableaux de bord, de l’optimisation média sur des plateformes nécessitant des enchères (ex. : Google Ads) et offre une veille et des recommandations en lien avec l’expérience utilisateur et les nouvelles technologies disponibles en lien avec l’intelligence artificielle liée au marketing. Il doit détenir un diplôme collégial ou universitaire et avoir au minimum 3 années d’expérience à titre de spécialiste en analyse de données. Les ressources présentées qui seront évaluées dans le cadre d’une évaluation qualitative devront être celles qui seront assignées au Contrat. Exclusivité des services Pendant toute la durée du Contrat, incluant ces renouvellements, le cas échéant, le Fournisseur ne doit pas avoir pour client une des universités suivantes : Université Laval, Université Mc Gill, Université de Montréal, Polytechnique Montréal, Université de Sherbrooke ou Université de Concordia.