Service de sécurité pour les patients Ullivik (Dorval)- clientèle de milieu de vie

Le prestataire de services assure la sécurité des patients du centre d’hébergement Ullivik et des visiteurs-clients de l’édifice. Les patients du centre d’hébergement d’Ullivik, séjournent au centre pour des raisons médicales de tous types. L’identification de ses patients est assurée par le port d’un bracelet identifié au nom du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik. 1.2Exigences Pour être admissibles à soumissionner, le soumissionnaire doit respecter les conditions suivantes : Doit détenir au dépôt de sa soumission son autorisation à contracter avec un organisme public émis par l’autorité des marchés publics (AMP) le cas échéant (dépose celle-ci avec sa soumission); Doit détenir au moment du dépôt de sa soumission un permis d’agence valide émis par le Bureau de la sécurité privée (doit déposer son permis avec sa soumission) et maintenir en vigueur son permis tout au long du présent mandat ; Doit posséder une attestation valide de la CNESST dans le domaine de la sécurité (doit déposer son attestation avec sa soumission); Doit avoir travailler minimalement 6 mois avec une clientèle des Premières Nations/ Inuite (dépose la ou les références d’un contrat avec une clientèle des Premières Nations/ Inuite); Doit minimalement : Avoir un bassin de 8 agent.es actuellement à l’emploi (de l’agence qui dépose une soumission) ayant un minimum de six (6) mois d’expérience actif avec la clientèle des Premières Nations / Inuite et dont cette expérience sera transmise à tout nouveau bassin qui se joindra à l’équipe. S’assurer que ce bassin de 8 agent.es actuellement à l’emploi possède sans exception leur permis d’agent.es de sécurité de classe « A » valide, COMPLÈTE ET DÉPOSE AVEC SA SOUMISSION l’Annexe A qu’il s’engage et est en mesure d’offrir ces ressources). Le non-respect de l’une ou l’autre de ces exigences entraînera le rejet de la soumission du soumissionnaire , le cas échéant. 1.3Description détaillée des services à réaliser Généralités du service à réaliser Le prestataire de services fournit au minimum deux (2) agent.es de sécurité de classe « A » par quart de travail, possédant leur permis valide ainsi que leur formation, 24/7, 365 jours par année. Les agent.es de sécurité de classe A : Se conforment aux directives du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik, notamment le triage des patients (seuls les patients avec bracelet conforme); Accueillent, vérifie les bracelets des patients, informent et dirigent les différents usagers du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Doivent être à leur poste en tout temps (un agent.e au poste de surveillance avec les caméras et un agent.e au poste d’accueil sans exception); Tous les agent.es en poste sont habilités aux fonctionnements des caméras dans tout son ensemble; Travailler sous le sceau de la confidentialité en tout temps (tolérance zéro); Prennent connaissance des événements survenus lors des quarts de travail précédents et lors de son départ, transmettent toutes les informations aux agent.es qui prendront sa relève du prochain quart de travail; Effectuent, selon un horaire déterminé ou non, les rondes régulières intérieures et extérieures, inspecter les lieux qui lui sont assignés et, enregistrer les différents points de contrôle électroniques et/ou mécaniques; Rapportent tout équipement défectueux ou inopérant, à savoir l’éclairage, ferme-porte brisé, extincteur, etc.; Détectent, interpellent et éconduisent les personnes indésirables; Appréhendent, dans les limites de ses pouvoirs, les contrevenants et les remettre à l’autorité compétente le cas échéant; Prodiguent les premiers soins et aident au transport des blessés ou des malades; Les agent.es doivent avoir utiliser toutes les ressources non violentes, connaître les limites et savoir faire appel au 911 lorsque la situation se détériore; Chaque agent.e doit avoir pris connaissance le plan d’intervention en place dès la première semaine en poste; Évacuent, en cas d’urgence, les occupants de l’édifice vers les sorties et prendre part aux procédures conformément aux plans d’urgence. Répondent aux alarmes de détections électroniques, aux demandes d’intervention et informer, après évaluation, le représentant autorisé du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Procèdent à l’ouverture et à la fermeture des portes extérieures aux heures fixées; Vérifient l’identité des visiteurs et leur destination et voir à leur enregistrement le cas échéant; Maintiennent une communication proactive et régulière avec la ou les personnes responsables du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Utilisent les systèmes de sécurité électroniques en place (caméras et cartes magnétiques); Savoir utiliser les systèmes de radio-émetteur-récepteur fournit par le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Faire respecter le couvre-feu (23h à 05h); Voient à l’application des règlements en vigueur dans l’immeuble. 1.3.1.1Les agent.es de sécurité du prestataire de services répondent aux exigences suivantes : Détenir un permis d’agent. e de sécurité valide en vertu de la Loi sur la sécurité privée ou toute autre réglementation en vigueur; Aucun antécédents judiciaires (joindre plumitif); Posséder au moins 6 mois d’expérience actif avec une clientèle des Premières Nations/ Inuite dans le domaine de la sécurité; Parle couramment l’anglais et le français; Posséder un certificat/ attestation (P3 et P4) valide de compétence en secourisme reconnu par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), incluant la technique de RCR; Posséder une formation en maniement d’extincteurs et autres systèmes de protection et alarmes incendies est souhaitable; Posséder une formation en technique d’intervention physique style OMÉGA ou autres équivalentes; Avoir une bonne condition physique. 1.3.1.2Les qualités recherchées pour les agent.es de sécurité sont les suivantes : Sens des responsabilités; Sens de l’observation; Courtoisie et entregent en tout temps; Connaissance et compréhension de la culture Inuit du Nunavik; Capacité de s’adapter à une clientèle de culture Inuite; Capacité d’empathie et de compassion et SANS jugement dans son approche envers les usagers du centre; Capacité de travailler en relation d’aide; Capacité de persuader et d’apaiser les gens en situation tendue; Capacité physique et psychologique à intervenir en situation de crise; Capacité de rédiger des rapports; Connaissance de base en informatique; Connaissance de procédure d’intervention et d’évacuation en cas d’alarme incendie et autres; Connaissance du fonctionnement des panneaux de contrôle d’alarme incendie. Spécifications et précisions Tous les agent.es doivent avoir un minimum de 6 mois d’expérience dans le domaine de sécurité avec une clientèle des Premières Nations et ou Inuite; Un seul agent.e à la fois sera autorisé à quitter son poste de travail pour la période de repas de 30 minutes. Toutefois, l’agent.e en période de repas devra rester à l’intérieur des murs de l’édifice. Les agent.es doivent surveiller et contrôler des entrées et sorties de la clientèle hébergée, de leur accompagnateur, des employés et des autres visiteurs; Les agent.es doivent communiquer entre eux (doivent toujours être au fait de l’intervention que chacun fait) ainsi qu’avec l’équipe en place d’Ullivik. Ils effectuent des vérifications visuelles des sacs et autres effets que, la clientèle hébergée, leur accompagnateur et les visiteurs, ont en leur possession avant leur entrée dans l’édifice; Tout autre tâche ou acte non relié au travail ne sera toléré (cette liste est non exhaustive et à titre informatif) : Doivent être attentionnés à leur poste de travail; Ne doivent pas être sur leur cellulaire ou musique aux oreilles et ce, en tout temps (ne sera aucunement toléré); Ne doivent en aucun temps dormir ou disparaître, lire ou étudier durant leur quart de travail. Les agent.es sont en tout temps à leur poste de travail; S’assurent de valider si un patient est intoxiqué et si c’est le cas, s’assurent de faire respecter la politique en place d’Ullivik; Dirigent et assistent la clientèle hébergée et les autres visiteurs au besoin; Surveillent les deux (2) salles communautaires du rez-de-chaussée (salon et boudoir); Doivent lire et comprendre les politiques internes du Centre d’hébergement Ullivik; Veillent de façon continue à la sécurité de la clientèle, des employés et des visiteurs; S’assurent de façon continue à la protection des biens et des locaux de l’établissement; Signalent toute situation à risque au responsable désigné du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Si, un événement majeur tel qu’un feu ou autre survient, un plan d’intervention de communication (chaîne téléphonique) est mis en place sur le champ ; Rédigent des rapports d’activités selon les procédures du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik ET doivent impérativement communiquer toutes informations au quart suivant sans aucune exception; Le Prestataire de services doit fournir au besoin les services d’urgence pour un 3 e agent.e qui s e rend sur place dans un délai maximal de quatre (4) heures aux mêmes taux que les agent.es réguliers. Le Prestataire de services avise sans délai la personne responsable à Ullivik si un changement de ressource survenait et ce, tout au long du contrat. Troisième (3 e ) agent.e occasionnel Un troisième agent.e sera nécessaire pour fournir les services occasionnels sur préavis de 24 heures. Le rôle de cet agent.e pourrait être, à titre d’exemple, de surveiller un client instable, accompagner un client vers l’aéroport ou l’hôpital ou simplement d’appuyer les deux agent.es réguliers lors d’évènements spéciaux. L’agent.e doit impérativement s’informer de l’état général du patient à accompagner. L’agent.e doit s’assurer de la sécurité du patient jusqu’à sa destination finale. L’agent.e occasionnel pourrait avoir à voyager au Nord et dans le cas où un agent.e abandonnerait un patient en cours de route, le Prestataire de services devra payer le billet d’avion de son agent.e fautif pour le retour (environ 1800$) et tous les frais occasionnés par cette situation. L’agent.e voyageant au Nord fera le voyage aller-retour dans la même journée dans 95% des cas. Si celui-ci doit séjourner au Nord le temps de prendre le prochain vol vers le Sud, il est rémunéré au taux soumis tout au long de son séjour et est logé par le CSI/ Ullivik. Seuls les frais de repas ne sont pas inclus et font parties des frais inhérents. L’ORGANISME PUBLIC estime qu’il pourrait faire appel à un troisième selon le besoin, pour un déplacement minimal de 4 heures. Inscrire le tarif horaire au bordereau de prix, (incluant tous les frais inhérents), prévu à ce besoin (les mêmes conditions s’appliquent, voir la clause 1.4.1). Tenue vestimentaire Tous les employés du prestataire de services doivent porter l’uniforme complet en tout temps. Le type d’uniforme accepté est celui du prestataire de services. L'uniforme doit inclure tout l'équipement nécessaire pour le travail à l'extérieur comme à l'intérieur; Les insignes de l’uniforme fourni doivent être écrits en français. Il doit y avoir des insignes sur la chemise, chandail ou sur toute autre pièce d’uniformes servant à se couvrir. Il est de la responsabilité du prestataire de services de procurer des uniformes complets et neufs à ses employés en quantité suffisante pour que ceux-ci puissent afficher une tenue impeccable. En conséquence, CSI/ Centre d’hébergement Ullivik ne saurait tolérer que les employés se présentent au travail vêtu d’un uniforme non complet, malpropre, non conforme ou encore, mal porté. Personnel Les agent.es en place doivent impérativement parler couramment l’anglais et le français. La connaissance de l’inuktitut est un atout. Un employé ne parlant pas l’anglais sera retourné à l’agence et celle-ci devra la remplacer dans les 24 hrs. 1.Spécifications fonctionnelles et essentielles de l’entreprise En plus de répondre à tous les critères énoncés dans ce devis, le soumissionnaire doit impérativement, offrir toutes les spécifications fonctionnelles et essentielles pour l’exécution de ce contrat (le soumissionnaire complète l’annexe C et l’inclut au dépôt de sa soumission) : Avoir un système de rondes vérifiable, quantifiable et sans fils, soit par pastille (sans vis, doit être adhésif) ou tout autre système de validation de rondes; Posséder les connaissances en lecture de caméras et forment tous ses agent.es (comment faire la lecture des caméras, enquêter lorsque requis sur une situation, etc.); Avoir un système de gestion de rapport quotidien déjà établit et la transmission de ceux-ci; Avoir une gestion de plan d’intervention en cas de faute professionnelle (existant et quelles sont les étapes, par exemple, un agent.e est surpris à dormir sur les lieux de son travail ou un agent.e a flirté avec une patiente et celle-ci s’est sentie très mal à l’aise, etc.); Avoir un plan de gestion d’information critique lors d’un événement majeur selon différentes situations (ex. lors d’un feu, un patient subi un malaise devant les agent.es, etc.). Comment doit descendre l’information (document gabarit); Détenir un plan de formation continue est en place (qu’est-ce qui est en place et mis en pratique tout au long de l’année); Soutient d’un programme de mentorat pour les nouveaux agent.es, le cas échéant. Le soumissionnaire répond par oui ou non au tableau de l’annexe C et pour chacun des critères dépose un document explicatif de sa preuve qu’il possède les spécifications fonctionnelles et essentielles requises pour le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik. Une vérification des documents déposés sera effectuée lors de l’analyse de la conformité de la soumission. COMPLÈTE ET DÉPOSE AVEC SA SOUMISSION l’Annexe B Une case non-cochée sera considérée comme un non et la soumission sera rejetée. Responsable de contrat Le prestataire de services doit désigner un responsable de contrat qui peut être joint du lundi au vendredi pendant les heures normales d’ouverture afin d’agir à titre d’intermédiaire entre le prestataire de services et le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik pour les questions administratives et contractuelles. Le responsable de contrat doit tout mettre en œuvre, dans la mesure du possible, pour fournir un excellent service à la clientèle. Il visitera le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik de façon régulière. Le prestataire de services doit remettre au CSI/ Centre d’hébergement Ullivik en début de contrat, les coordonnées du responsable de contrat et de son substitut où ces derniers pourront être joints en cas d’urgence, pendant et en dehors des heures d’ouverture. Il est à noter qu’un service de messagerie par boîte vocale ou autre est inacceptable. 1.4Modalités d’exécution et de gestion du mandat Tarif horaire Le CSI recherche des agent.es de sécurité possédant au moins 6 mois d’expérience actif avec une clientèle des Première Nations / Inuite. Pour cette raison le CSI initie que le taux horaire minimal de 22$/ hre (plus les primes P-3 et P4) doit être configuré au calcul de la soumission de chaque soumissionnaire au bordereau de prix (Format Excel, annexe 2.00). Le Prestataire de services a l’obligation de rémunérer ses agent.es à ce taux de base minimal plus le taux des primes P3 et P4 en vigueur. Le CSI se réserve le droit de vérifier que la rémunération minimale exigée est respectée. Autres frais inhérents Tous les autres frais (administrations, rétention, uniforme, profitabilité, etc) s’ajoutent au tarif horaire de l’agent. e et aucun autre frais pourra être chargé en sus de ce qui apparait au bordereau de prix. Formation continue des agent.es Le Prestataire de services a la responsabilité de maintenir à jour toutes les formations nécessaires des agent.es pour l’exécution du contrat. Tout nouvel employé devra suivre une formation de mentorat durant au minimum 1 semaine, accompagné d’un agent.e d’expérience basé à Ullivik. Prestation de services 1.4.4.1Qualité de la prestation de services Le Prestataire de services est responsable du contrôle de la qualité des interventions de ses ressources assignées. Il demeure le seul et unique responsable des ressources assignées qu’il soumet et s’engage à fournir des ressources assignées ayant les compétences générales et spécifiques nécessaires à l’exercice de leur profession en respectant les normes professionnelles et les lois et règlements applicables. Comportements attendus Toutes les ressources assignées par le Prestataire de services doivent respecter le code d’éthique, professionnalisme et la confidentialité des situations, les consignes et attentes exprimées via les politiques internes qui seront transmises par le Centre d’hébergement Ullivik. Il est de la responsabilité du Prestataire de services d’assurer le suivi de ces engagements avec ses ressources assignées. Tout comportement ou action de la part d’une ressource assignée qui serait considéré non conforme par le responsable désigné du Centre d’hébergement Ullivik fera l’objet d’une communication à le Prestataire de services pour l’informer de la situation problématique vécue. Le Prestataire de services devra alors informer le responsable désigné Centre d’hébergement Ullivik du suivi donné à la situation rapportée. Un plan d’intervention doit être immédiatement mis en place par le Prestataire de services. Exemples de comportements inadéquats (liste non exhaustive et non limitée) à être sanctionné par suspension ou mise à pied automatiquement : Relation intime ou flirtage avec la clientèle; Abandon d’un patient : Sollicitation pour vente de drogue et/ ou alcool; Consommation d’alcool ou drogue pendant le quart et / ou avec la clientèle; Bataille, chamaillage, dispute ne seront toléré; Comportement d’abus de pouvoir (ex : fouille de patient exagérée); Aucune fouille seule dans les chambres et sans le patient sans raison valable; Etc. Le Prestataire de services est l’unique responsable de l’application des mesures disciplinaires auprès de ses Ressources assignées. Prestation sécuritaire des services Pour le Centre d’hébergement Ullivik, la sécurité des usagers, des employés et visiteurs est de première importance. Le Prestataire de services s’engage à prendre les moyens nécessaires afin que les ressources assignées qu’il affecte au sein du Centre d’hébergement Ullivik ne compromettent pas la sécurité des usagers, du personnel ou des visiteurs de ce dernier. Retrait d’une ressource assignée en cas de prestation inadéquate Malgré les parties précédentes, le Centre d’hébergement Ullivik se réserve le droit, lorsqu’il le juge nécessaire, de retirer de son mandat, sans délai, frais ou pénalités une ressource assignée pour manquement de compétences ou comportements inadéquats. Le Centre d’hébergement Ullivik pourra demander que la ressource assignée soit remplacée. Mécanisme de contrôle Le Prestataire de services doit se doter d’un mécanisme de contrôle afin de ne plus affecter les ressources assignées radiées par le Centre d’hébergement Ullivik, si celui-ci en exprime le désir. 1.4.5 Transition d’agence La direction et le personnel du Prestataire de services affectés au contrat auront un accompagnement à leur arrivée pour la transition entre l’agence de sécurité actuellement en place et le nouveau prestataire de services. Doit obligatoirement recevoir une formation sur la transmission d’information relié aux opérations du contrat. Durée du contra t Le contrat est d’une durée ferme d’une (1) avec possibilité de deux (2) d’option (1+1+1). Date prévue de début du contrat Le ou vers la semaine du 15 avril 2024. Lieu de travai l 695 avenue Orly à Dorval Période d’exécution (horaire) L’horaire de travail sera convenu entre la personne responsable du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik et le responsable du mandat. 24 hre par jours, 7 jours semaine, 365 jours par année.