Service de gardiennage au centre d'hébergement Ullivik (Dorval)

Pour ce faire, Ullivik loue un édifice de quatre étages au 695, avenue Orly à Dorval, au rez-de-chaussée, l’accueil, la cafétéria de 75 places, quelques bureaux, un salon et un boudoir avec un service de collation pour la clientèle hébergée. Aux trois étages supérieurs, on retrouve 88 chambres avec 143 lits pour loger entre 150 et 175 personnes selon l’achalandage. L’édifice regroupe aussi les bureaux administratifs d’Ullivik où travaillent environ 30 personnes de jour, 8 à 10 personnes de soir et 4 à 5 personnes de nuit. Responsable du mandat Le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik est responsable du mandat Identification du domaine visé par le mandat Le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik souhaite acquérir les services de gardiennage pour fournir la présence de deux (2) agents de sécurité 24 heures par jour, 365 jours par année et, occasionnellement, la présence d’un troisième agent, à son édifice au 695 avenue Orly à Dorval le ou vers le 4 décembre 2023 jusqu’en décembre 2025 avec possibilité d’une année d’option de prolongation. Objectifs et orientations de mise en œuvre Le prestataire de services assure la sécurité des lieux dans le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik à Dorval. Le service de gardiennage est assuré 24 heures par jour, 7 jours sur 7 et 365 jours par année. Des agents formés détenant leurs formation et certification à jour et ce, dès le premier jour de mandat de travail et tout au long du contrat. Le prestataire de services assure la sécurité des clients du centre d’hébergement Ullivik et des visiteurs-clients de l’édifice. Les usagers du centre d’hébergement d’Ullivik, séjournent au centre pour des raisons médicales. L’identification de ses clients/ usagers est assurée par le port d’un bracelet identifié au nom du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik. 1.2Exigences Pour être admissibles à soumissionner, le soumissionnaire doit respecter les conditions suivantes : Doit détenir au dépôt de sa soumission son autorisation à contracter avec un organisme public émis par l’autorité des marchés publics (AMP) le cas échéant (dépose celle-ci avec sa soumission); Doit détenir au moment du dépôt de sa soumission un permis d’agence valide émis par le Bureau de la sécurité privée (doit déposer son permis avec sa soumission) et maintenir en vigueur son permis tout au long du présent mandat ; Doit posséder une attestation valide de la CNESST dans le domaine de la sécurité (doit déposer son attestation avec sa soumission); Doit être en mesure d’offrir deux (2) agents en sécurité en tout temps, 24/7, 365 jours par année possédant au moins 2 ans d’expérience actif ayant leur permis d’agent de sécurité de classe A valide ( COMPLÈTE ET DÉPOSE AVEC SA SOUMISSION l’Annexe A ) qu’il s’engage et est en mesure d’offrir ces ressources); Le non-respect de l’une ou l’autre de ces exigences entraînera le rejet de la soumission du soumissionnaire , le cas échéant. 1.3Description détaillée des services à réaliser Généralités du service à réaliser Le prestataire de services fournit au minimum deux (2) agents de sécurité de classe A par quart de travail, possédant leur permis valide ainsi que leur formation, 24/7, 365 jours par année. Les agents de sécurité de classe A : Se conforment aux directives du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik. Accueillent, informent et dirigent les différents usagers du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik. Prennent connaissance des événements survenus lors des quarts de travail précédents et lors de son départ, transmettent les informations de même nature aux agents qui prendront sa relève; Effectuent, selon un horaire déterminé ou non, les rondes régulières, inspecter les lieux qui lui sont assignés et, au besoin, enregistrer les différents points de contrôle électroniques et/ou mécaniques; Rapportent tout équipement défectueux ou inopérant, à savoir l’éclairage, ferme-porte brisé, extincteur, etc.; Détectent, interpellent et éconduisent les personnes indésirables. Appréhendent, dans les limites de ses pouvoirs, les contrevenants et les remettre à l’autorité compétente le cas échéant; Prodiguent les premiers soins et aident au transport des blessés ou des malades. Évacuent, en cas d’urgence, les occupants de l’édifice vers les sorties et prendre part aux procédures conformément aux plans d’urgence; Répondent aux alarmes de détections électroniques, aux demandes d’intervention et informer, après évaluation, le représentant autorisé du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Procèdent à l’ouverture et à la fermeture des portes extérieures aux heures fixées; Vérifient l’identité des visiteurs et leur destination et voir à leur enregistrement le cas échéant; Maintiennent une communication régulière avec la personne responsable du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Utilisent les systèmes de sécurité électroniques en place (caméras et cartes magnétiques); Savoir utiliser les systèmes de radio-émetteur-récepteur fournit par le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Voient à l’application des règlements en vigueur dans l’immeuble. Les agents de sécurité du prestataire de services répondent aux exigences suivantes : Détenir un permis d’agent de sécurité valide en vertu de la Loi sur la sécurité privée ou toute autre réglementation en vigueur; Posséder au moins 2 ans d’expérience actif dans le domaine de la sécurité; Parle couramment le français et l’anglais; Posséder un certificat/ attestation (P4-a et b) valide de compétence en secourisme reconnu par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), incluant la technique de RCR; Posséder une formation en maniement d’extincteurs et autres systèmes de protection et alarmes incendies est souhaitable; Posséder une formation en technique d’intervention physique style OMÉGA ou autres; Avoir une bonne condition physique. Les qualités recherchées pour les agents de sécurité sont les suivantes : Sens des responsabilités; Sens de l’observation; Courtoisie et entregent en tout temps; Connaissance de la culture Inuit du Nunavik; Capacité de s’adapter à une clientèle de culture Inuite; Capacité d’empathie et de compassion dans son approche envers les usagers du centre; Capacité de persuader et d’apaiser les gens en situation tendue; Capacité physique et psychologique à intervenir en situation de crise; Capacité de rédiger des rapports; Connaissance de base en informatique; Connaissance de procédure d’intervention et d’évacuation en cas d’alarme incendie et autres; Connaissance du fonctionnement des panneaux de contrôle d’alarme incendie. Spécifications et précisions Un seul agent à la fois sera autorisé à quitter son poste de travail pour la période de repas de 30 minutes. Toutefois, l’agent en période de repas devra rester à l’intérieur des murs de l’édifice. Les agents doivent surveiller et contrôler des entrées et sorties de la clientèle hébergée, de leur accompagnateur, des employés et des autres visiteurs; Ils effectuent des vérifications visuelles des sacs et autres effets que, la clientèle hébergée, leur accompagnateur et les visiteurs, ont en leur possession avant leur entrée dans l’édifice; Ils dirigent et assistent la clientèle hébergée et les autres visiteurs au besoin; Ils surveillent les deux (2) salles communautaires du rez-de-chaussée (salon et boudoir); Doivent lire et comprendre les politiques internes du Centre d’hébergement Ullivik; Ils s’assurent de façon continue la sécurité de la clientèle, des employés et des visiteurs; Ils s’assurent de façon continue la protection des biens et des locaux de l’établissement; Ils signalent toute situation à risque au responsable désigné du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik; Ils rédigent des rapports d’activités selon les procédures du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik. L’adjudicataire doit fournir au besoin les services d’urgence pour un agent qui devra se rendre sur place dans un délai maximal de quatre (4) heures aux mêmes taux. L’adjudicataire doit aviser sans délai la personne responsable à Ullivik si un changement de ressource survenait et ce, tout au long du contrat. Troisième (3 e ) agent occasionnel Un troisième agent sera nécessaire pour fournir les services occasionnels sur préavis de 24 heures. Le rôle de cet agent pourrait être, à titre d’exemple, de surveiller un client instable, accompagner un client vers l’aéroport ou l’hôpital ou simplement d’appuyer les deux agents réguliers lors d’évènements spéciaux. L’agent occasionnel pourrait avoir à voyager au Nord. L’ORGANISME PUBLIC estime qu’il pourrait faire appel à un troisième selon le besoin, pour un déplacement minimal de 4 heures. Inscrire le tarif horaire au bordereau de prix (incluant tous les frais inhérents), prévu à ce besoin. Tenue vestimentaire Tous les employés du prestataire de services doivent porter l’uniforme complet en tout temps. Le type d’uniforme accepté est celui du prestataire de services. L'uniforme doit inclure tout l'équipement nécessaire pour le travail à l'extérieur comme à l'intérieur; Les insignes de l’uniforme fourni doivent être écrits en français. Il doit y avoir des insignes sur la chemise, chandail ou sur toute autre pièce d’uniformes servant à se couvrir. Il est de la responsabilité du prestataire de services de procurer des uniformes complets et neufs à ses employés en quantité suffisante pour que ceux-ci puissent afficher une tenue impeccable. En conséquence, CSI/ Centre d’hébergement Ullivik ne saurait tolérer que les employés se présentent au travail vêtu d’un uniforme non complet, malpropre, non conforme ou encore, mal porté. Personnel Les agents en place doivent impérativement parler couramment l’anglais et le français. La connaissance de l’inuktitut est un atout. Un employé ne parlant pas l’anglais sera retourné à l’agence et celle-ci devra la remplacer dans les 24 hrs. Accompagnement du personnel Le personnel affecté au contrat aura un accompagnement à son arrivée pour la transition entre l’agence de sécurité actuellement en place et la nouvelle. Responsable de contrat Le prestataire de services doit désigner un responsable de contrat qui peut être joint du lundi au vendredi pendant les heures normales d’ouverture afin d’agir à titre d’intermédiaire entre le prestataire de services et le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik pour les questions administratives et contractuelles. Le responsable de contrat doit tout mettre en œuvre, dans la mesure du possible, pour fournir un excellent service à la clientèle. Il visitera le CSI/ Centre d’hébergement Ullivik de façon régulière. Le prestataire de services doit remettre au CSI/ Centre d’hébergement Ullivik en début de contrat, les coordonnées du responsable de contrat et de son substitut où ces derniers pourront être joints en cas d’urgence, pendant et en dehors des heures d’ouverture. Il est à noter qu’un service de messagerie par boîte vocale ou autre est inacceptable. 1.4Modalités d’exécution et de gestion du mandat Tarif horaire Le CSI recherche des agents de sécurité possédant au moins 2 ans d’expérience actif. Pour cette raison le CSI initie que le taux horaire minimal de 22$/ hre (incluant les primes P-4 a et b) doit être configuré au calcul de la soumission de chaque soumissionnaire au bordereau de prix (Format Excel, annexe 2.00). L’adjudicataire a l’obligation de rémunérer ses agents à ce taux de base minimal. Le CSI se réserve le droit de vérifier que la rémunération minimale exigée est respectée. Autres frais inhérents Tous les autres frais (administrations, rétention, uniforme, profitabilité, etc) s’ajoutent au tarif horaire de l’agent et aucun autre frais pourra être chargé en sus de ce qui apparait au bordereau de prix. Formation continue des agents L’adjudicataire a la responsabilité de maintenir à jour toutes les formations nécessaires des agents pour l’exécution du contrat. Prestation de services 1.4.4.1Qualité de la prestation de services L’adjudicataire est responsable du contrôle de la qualité des interventions de ses ressources assignées. Il demeure le seul et unique responsable des ressources assignées qu’il soumet et s’engage à fournir des ressources assignées ayant les compétences générales et spécifiques nécessaires à l’exercice de leur profession en respectant les normes professionnelles et les lois et règlements applicables. Comportements attendus Toutes les ressources assignées par l’adjudicataire doivent respecter le code d’éthique et la confidentialité des situations, les consignes et attentes exprimées via les politiques internes qui seront transmises par le Centre d’hébergement Ullivik. Il est de la responsabilité de l’adjudicataire d’assurer le suivi de ces engagements avec ses ressources assignées. Tout comportement ou action de la part d’une ressource assignée qui serait considéré non conforme par le responsable désigné du Centre d’hébergement Ullivik fera l’objet d’une communication à l’adjudicataire pour l’informer de la situation problématique vécue. Le L’adjudicataire devra alors informer le responsable désigné Centre d’hébergement Ullivik du suivi donné à la situation rapportée. L’adjudicataire est l’unique responsable de l’application des mesures disciplinaires auprès de ses Ressources assignées. Prestation sécuritaire des services Pour le Centre d’hébergement Ullivik, la sécurité des usagers, des employés et visiteurs est de première importance. L’adjudicataire s’engage à prendre les moyens nécessaires afin que les ressources assignées qu’il affecte au sein du Centre d’hébergement Ullivik ne compromettent pas la sécurité des usagers, du personnel ou des visiteurs de ce dernier. Retrait d’une ressource assignée en cas de prestation inadéquate Malgré les parties précédentes, leCentre d’hébergement Ullivik se réserve le droit, lorsqu’il le juge nécessaire, de retirer de son mandat, sans délai, frais ou pénalités une ressource assignée pour manquement de compétences ou comportements inadéquats. Le Centre d’hébergement Ullivik pourra demander que la ressource assignée soit remplacée. Mécanisme de contrôle L’adjudicataire doit se doter d’un mécanisme de contrôle afin de ne plus affecter les ressources assignées radiées par le Centre d’hébergement Ullivik, si celui-ci en exprime le désir. Durée du contrat Le contrat est d’une durée ferme de deux (2) années avec possibilité d’une (1) année d’option (2+1). Date prévue de début du contrat Semaine du 4 décembre 2023. Lieu de livraison et/ou Lieu de travail 695 avenue Orly à Dorval Période d’exécution (horaire) L’horaire de travail sera convenu entre la personne responsable du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik et le responsable du mandat. Représentation autorisée L’adjudicataire doit, suite à l’adjudication du contrat, désigner un ou des représentants responsables qui peuvent être rejoints en tout temps pendant les heures normales de bureau, durant l’exécution du présent contrat. Toute communication du responsable du service concerné est faite avec ce ou ces responsables. Les coordonnées complètes doivent être acheminées à la personne responsable Centre d’hébergement Ullivik. Rencontre de démarrage Suite à l’adjudication, le représentant du CSI/ Centre d’hébergement Ullivik invitera le représentant de l’adjudicataire qui sera désigné, à participer à une rencontre de démarrage de contrat, et ce, dans le but de souligner certains aspects spécifiques à considérer avec une attention particulière, de répondre à ses questions et pour discuter de tout autre sujet pertinent.