Services complémentaires (TÉLÉMEDECINE, Programme de soutien et d’intervention en santé mentale, PAEF et TCCI)

Ces Services incluent ; • des soins médicaux primaires (TÉLÉMÉDECINE), • un programme de soutien et d’intervention en santé mentale, • un programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) et • un programme de thérapie cognitivocomportementale sur internet (TCCI). 2) En offrant de tels Services à ces Employés et à leur Famille, le CSSMB veut offrir un accès confidentiel, sécuritaire, rapide et facile, à des Services de soins de qualité adaptés aux motifs de consultation qui seront offerts par une équipe multidisciplinaire concertée sur la progression et la rémission fonctionnelle de l’Utilisateur. En misant sur l’accessibilité à des soins de santé de qualité pour ses Employés et leur Famille et par la prise en charge rapide d’une équipe de soins multidisciplinaire, le CSSMB tend à améliorer le bien-être général de ses Employés et par le fait même, améliorer la présence au travail en diminuant son taux moyen d’absentéisme; 3) Ainsi, ces Services prodigués doivent faire l’objet d’échange d’informations et de concertation entre différents Professionnels et autres intervenants dans le suivi et le traitement de l’Utilisateur. Ainsi, à titre d’exemple, une équipe de thérapeutes du Programme de soutien et d’intervention en santé mentale pourrait devoir travailler en étroite collaboration avec l’équipe médicale pour former une équipe multidisciplinaire pour une Prise en charge complète de l’Utilisateur. B.02 Mise en contexte 1) Situé sur l’île de Montréal, le Centre de services scolaire Marguerite-Bourgeoys est le deuxième Centre de services scolaire en importance au Québec et est le chef de file de la réussite éducative. Il offre actuellement un service de programme d’aide aux employés (PAE) à une moyenne annuelle de 8 000 Employés. Le taux d’utilisation annuel de la dernière année est de 12, 40 % pour une moyenne de 12 % au courant de trois dernières années; 2) Le CSSMB est une organisation qui assure la gestion des dossiers d’assurance salaire pour les 104 premières semaines d’arrêt de travail. La difficulté d’accès à des services médicaux ou à des services de consultation par des Professionnels accrédités a pour effet de ralentir le rétablissement et le retour au travail de ses Employés. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, le CSSMB souhaite diminuer son taux d’absentéisme et miser sur des stratégies de rétention de son personnel en facilitant l’accessibilité à des soins de santé de qualité pour ses Employés et leur Famille; 3) La pandémie a particulièrement touché le réseau de l’éducation et l’accès à des services médicaux est de plus en plus difficile. Plusieurs études font état d’une augmentation du niveau de stress vécu par les membres du personnel du réseau scolaire. Le CSSMB désire offrir des outils afin d’aider son personnel à mieux gérer leur stress, et ce de façon durable. Les discussions avec les différents Professionnels et autres intervenants du milieu nous permettent d’avancer que le besoin dépasse largement l’accessibilité à des ressources documentaires sur le sujet, mais que le besoin réside davantage dans une Prise en charge assistée par une équipe qualifiée quant à la gestion de leur stress et de leur bien-être et d’ainsi prévenir un épuisement; 4) Le Centre de services scolaire Marguerite-Bourgeoys a à cœur le bien-être de ses Employés et croit fermement que celui-ci est tributaire de la réussite de ses élèves. B.03 Services requis 1) La plateforme de santé intégrée doit permettre à l’Utilisateur d’accéder facilement et rapidement à tous les Services par un seul point d’accès. L’ensemble des Services doit être disponible par le même PRESTATAIRE DE SERVICES, et ce, dès l’adjudication du Contrat; 2) Le PRESTATAIRE DE SERVICES doit utiliser des plateformes de visioconférence permettant au Professionnel d’effectuer, à distance et en temps réel, une consultation avec l’Utilisateur pendant laquelle sont transmis du son et une image. La technologie ou application utilisée doit être sécuritaire et permettre que la consultation se déroule dans un environnement où la confidentialité des échanges et des renseignements personnels et confidentiels sera protégée; 3) La plateforme doit permettre à l’Utilisateur d’ouvrir un seul dossier médical pour l’ensemble des Services afin que les membres de l’équipe multidisciplinaire puissent accéder à son dossier. La plateforme doit permettre aux membres de l’équipe médicale, de l’équipe de soutien et d’intervention en santé mentale et de l’équipe du PAEF de consulter le dossier de l’Utilisateur, de communiquer de l’information et de se concerter quant aux soins à prodiguer au patient pour sa progression avec l’accord de celui-ci. Chacun des Services offerts dans la plateforme de santé intégrée s’inscrit dans un continuum de services; 4) L’expérience utilisateur est un critère important. La plateforme doit permettre un accès facile, être instinctive et assurer la Prise en charge de chaque demande dans un délai de moins de 24 heures; 5) Le PRESTATAIRE DE SERVICES doit s’assurer que les Services sont donnés par des Professionnels au sens du présent Devis; 6) Le PRESTATAIRE DE SERVICES ne peut exiger ni réclamer de frais ou de pénalité financière à un Utilisateur ou au CSSMB, pour une absence ou un retard à un rendez-vous; 7) Le PRESTATAIRE DE SERVICES doit s’assurer que tous ses employés, Professionnels, intervenants ou autres sont en mesure d’offrir un service en français aux Employés, à leur Famille ainsi qu’au personnel administratif du CSSMB. Pour ce faire, ils doivent être capables de s’exprimer clairement en français, et ce, autant à l’oral qu’à l’écrit. Un service en anglais peut être donné sur demande expresse d’un Utilisateur admissible. B.03.01 Soins médicaux primaires (TÉLÉMÉDECINE) a) Le Service Soins médicaux primaires (TÉLÉMÉDECINE) doit représenter une solution globale pour la santé physique et mentale afin d’éviter la fragmentation du parcours de soins et d’améliorer les résultats pour la santé des Utilisateurs; b) Ces soins médicaux primaires doivent être offerts en télémédecine, par un Professionnel (un médecin ou un IPS) au moyen de vidéo, d’appel ou de clavardage en direct selon le choix de l’Utilisateur. Ce Service doit être disponible 24 h/24, 7 j/7 et 365 jours par année y compris, le soir et la fin de semaine. Il est attendu que l’Utilisateur ait accès à un premier rendez-vous avec le Professionnel (médecin ou IPS) dans un délai de moins de 24 heures à moins d’une demande à l’effet contraire de l’Utilisateur. Le nombre de séances doit être illimité pour les Employés et les membres de leur Famille; c) Le Service Soins médicaux primaires (TÉLÉMÉDECINE) doit notamment permettre de diagnostiquer et de régler les problèmes de santé physique non urgents, de compléter des prescriptions, d’assurer le renouvellement de prescriptions, le soutien et l’orientation des patients vers de la médecine spécialisée, l’orientation vers une clinique située à proximité du lieu de travail ou de la résidence de l’Utilisateur, et ce, lorsque la situation requiert un examen physique et assurer un suivi dans les cas de santé mentale. Un accès à des Professionnels médicaux en santé mentale sans frais supplémentaires doit donc être rapidement disponible. B.03.02 Programme de soutien et d’intervention en santé mentale a) Le Service Programme de soutien et d’intervention en santé mentale doit représenter une solution adaptée à la situation de l’Utilisateur qui requiert des services et doit inclure toutes les étapes requises de la prévention à la rémission fonctionnelle de l’Utilisateur. Ce Service s’inscrit dans une continuité de services ce qui permet l’échange d’information et la concertation des différents Professionnels et autres intervenants dans le suivi et le traitement de l’Utilisateur. L’équipe de thérapeutes du Programme de soutien et d’intervention en santé mentale travaille en étroite collaboration avec l’équipe médicale pour former une équipe multidisciplinaire pour une Prise en charge complète de l’Utilisateur; b) Ce programme de soutien et d’intervention doit être offert virtuellement au moyen de vidéo, d’appel ou clavardage en direct selon le choix de l’Utilisateur. Il doit être disponible 24 h/24, 7 j/7 et 365 jours par année y compris, le soir et la fin de semaine. Il est attendu que l’Utilisateur ait accès à un premier rendez-vous avec le Professionnel dans un délai de moins de 24 heures à moins d’une demande à l’effet contraire de l’Utilisateur. Le nombre de séances doit être illimité pour les Employés et les membres de leur Famille; c) Dans un premier temps, le Service Programme de soutien et d’intervention en santé mentale doit permettre un accès à questionnaire d’auto-évaluation et à une banque d’outils d’autosoins disponibles partout et en tout temps de manière à permettre une prévention proactive; d) Dans un second temps, ce Service doit permettre à l’Utilisateur d’avoir accès à une équipe multidisciplinaire spécialisée en santé mentale qui l’accompagne dans le cadre de séances de thérapies virtuelles jusqu’à sa rémission fonctionnelle ou l’atteinte de l’objectif identifié initialement. Le Programme de soutien et d’intervention en santé mentale vise une continuité des soins afin d’obtenir des résultats positifs en matière de santé. Selon l’évaluation de l’équipe multidisciplinaire spécialisée, les dossiers de santé mentale plus complexes doivent pouvoir être référés à l’équipe médicale avec l’accord de l’Utilisateur. B.03.03 Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF). a) Le Service Programme d’aide aux employés et à la famille doit offrir un soutien rapide et de qualité à des problèmes personnels et professionnels ponctuels. Il s’agit d’un programme volontaire, anonyme et confidentiel; b) Les séances reliées à ce Servie doivent être offertes virtuellement au moyen de vidéo, d’appel ou clavardage en direct, et ce selon le choix de l’Utilisateur. Ce Service doit être disponible 24 h/24, 7 j/7 et 365 jours par année y compris, le soir et la fin de semaine. Il est attendu que l’Utilisateur ait accès à un premier rendez-vous avec un Professionnel adapté à sa situation dans un délai de moins de 24 heures à moins d’une demande à l’effet contraire de l’Utilisateur ; c) Le nombre de séances autorisé par année scolaire (1er juillet au 30 juin) est de QUATRE (4) par motifs de consultations (se référer à l’ANNEXE B.03.03), par Utilisateur. La durée habituelle d’une séance est de 50 à 60 minutes chacune. Au-delà du nombre de séances autorisées, le PRESTATAIRE DE SERVICES doit offrir la possibilité à l’Utilisateur de poursuivre, à ses propres frais, la démarche amorcée avec le ou les même(s) Professionnel(s) du Service PAEF. B.03.04 Programme de thérapie cognitivocomportementale sur internet (TCCI) a) Le Service Programme de thérapie cognitivocomportementale sur internet (TCCI) est un service complémentaire qui s’inscrit dans un continuum de services sur la santé et le mieux-être des Employés et des membres de sa Famille; b) Ce Service TCCI doit offrir des outils de thérapies autonomes en santé mentale. Les boîtes à outils d’autosoins doivent viser un large éventail et permettent aux Utilisateurs de suivre une thérapie autonome ou de consulter de la documentation portant sur différents sujets qui touchent la santé mentale et le bien-être; c) Les outils doivent être disponibles 24 h/24, 7 j/7 et 365 jours par année y compris, le soir et la fin de semaine. L’accès doit être illimité, facile et rapide. Les outils doivent être bilingues, adaptés à la législation provinciale québécoise et mise à jour régulière afin d’être représentatifs des tendances, des enjeux et des changements en matière de santé mentale et de mieux-être, et ce tout au long du Contrat. B.04 Durée du Contrat 1) Le Contrat est prévu pour une durée approximative de TROIS (3) ans à compter de son entrée en vigueur avec une possibilité de renouvellement de DEUX (2) années d’option d’une période d’UNE (1) année chacune. Bien que le début du Contrat soit prévu pour le 1er avril 2023, un déploiement s’avère nécessaire par suite de l’adjudication. Le PRESTATAIRE DE SERVICES ne peut alors facturer aucun montant au CSSMB tant que l’un des déploiements (par exemple celui de la TÉLÉMÉDECINE) n’est pas officiellement terminé et ainsi, que la plate-forme soit opérationnelle auprès des Utilisateurs. 2) Le Contrat initial est ainsi prévu : i. Du 1er avril 2023(approximativement) au 30 juin 2023, pour le service de? • Soins médicaux primaires (TÉLÉMÉDECINE) uniquement ii. Du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026, pour les services de • Soins médicaux primaires (TÉLÉMÉDECINE), • Programme de soutien et d’intervention en santé mentale, • Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) et • Programme de thérapie cognitivocomportementale sur internet (TCCI). 3) La possibilité de renouvellement pour deux (2) années d’option est ainsi prévue: i. Du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027, pour les services de • Soins médicaux primaires (TÉLÉMÉDECINE), • Programme de soutien et d’intervention en santé mentale, • Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) et • Programme de thérapie cognitivocomportementale sur internet (TCCI). ii. Du 1er juillet 2027 au 30 juin 2028, pour les services de • Soins médicaux primaires (TÉLÉMÉDECINE), • Programme de soutien et d’intervention en santé mentale, • Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF) et • Programme de thérapie cognitivocomportementale sur internet (TCCI). 4) Plan de déploiement Le CSSMB souhaite entamer le plan de déploiement progressivement à compter du 1er avril 2023 (approximativement) selon les modalités indiquées ci-dessous. Le PRESTATAIRE DE SERVICES doit cependant s’assurer que le déploiement de la TÉLÉMÉDECINE soit terminé pour le 1er mai 2023 et que le déploiement complet des 4 Services soit terminé pour le 1er juillet 2023 • 1er avril 2023 : TÉLÉMÉDECINE • 1er Mai 2023 : Programme de soutien et d’intervention en santé mentale, TCCI et PAEF Le PRESTATAIRE DE SERVICES est libre de proposer un calendrier de déploiement différent de celui qui est décrit ci-dessus, pourvu que les dates de déploiement des Services de TÉLÉMÉDECINE et du PAEF soient maintenues. B.05 Bordereau de prix 1) Le PRESTATAIRE DE SERVICES doit soumettre ses Prix UNITAIRES, par mois, par Employés et leur Famille, et ce, pour chacun des ITEMS qui y sont décrits. À part, l’ITEM 1 de l’ANNEXE 2 – BORDEREAU DE PRIX, chacun des autres ITEMS (soit 2,3,4,5 et 6) inclut les 4 Services des bases spécifiés aux sections B.03.01, B.03.02, B.03.03, B.03.04 du présent Devis; 2) Le prix (Grand TOTAL des 5 années) du présent Appel d’Offres est basé sur le total des Prix unitaires par mois, par Employé et les membres de leur famille, par ITEM tel qu’indiqué à l’ANNEXE 2 – BORDEREAU DE PRIX ; 3) Ce prix inscrit à cette ANNEXE 2 – BOREDERAU DE PRIX doit inclure TOUS les frais reliés à ce projet, notamment, mais sans s’y limiter, le coût de la main-d’œuvre (Professionnels, des intervenants, du personnel administratif et de toute autre main-d’œuvre qualifiée) de même que les frais généraux, les frais d’administration, les frais de déplacement, les frais de tous permis ou licences, les avantages sociaux, les profits, les frais du déploiement et d’essais, les frais de maintenance de la plateforme, les frais liés à la gestion des dossiers, des Rapports à fournir ainsi et TOUS les autres frais indirects inhérents à la prestation des Services du Contrat.