Solution infonuagique de gestion de dossiers juridiques

APPEL D'OFFRES EN APPROVISIONNEMENT ET EN MATIÈRE DE TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION

Dans le cadre d’une adjudication selon le prix le plus bas Réception et ouverture des soumissions à Québec Dossier no : 367100095 Solution infonuagique de gestion de dossiers juridiques DESCRIPTION SOMMAIRE Par le présent appel d’offres, la RBQ désire obtenir des services infonuagiques pour l’utilisation d’une solution de gestion des dossiers juridiques en mode logiciel-service (Software as a Service « SaaS ») pour une durée de 3 ans, à laquelle s’ajoutent 2 options de renouvellement de douze (12) mois chacune. Globalement, les services doivent comprendre : De la signature du contrat jusqu’à sa mise en production officielle : La paramétrisation et la configuration de la solution selon les requis de la RBQ; La conversion d’un sous-ensemble de données de la base Access contenant les informations de suivi des dossiers juridiques vers la solution; La conversion d’un sous-ensemble de données de la base Access contenant les informations sur les avis juridiques émis par la DAJ vers la solution; La migration des dossiers et documents juridiques de la DAJ dans la solution; Le soutien aux essais d’acceptation de la solution; La formation complète de tous intervenants RBQ identifiés. Pendant l’utilisation de la solution : L’accès complet à la solution paramétrée et configurée pour l’équipe de la DAJ pour la période du contrat; Un soutien à l’utilisation spécifique à la période de rodage (3 mois); L’hébergement sécuritaire des données et documents de la DAJ; Finalement, une banque d’heures pour supporter d’éventuels travaux d’intégration de passerelle API est également demandée au fournisseur. Il s’agira des soumissions qui auront été jugées conformes et dont les prix soumis seront les plus bas.

DURÉE PRÉVUE DES CONTRATS

Le contrat s’échelonnera sur une période de 3 ans débutant le ou vers le 30 janvier 2023 pour se terminer le ou vers le 29 janvier 2026. Le contrat prévoit 2 options de renouvellement pour une durée de 12 mois chacune dont la RBQ pourra se prévaloir à sa discrétion.

LIEU DES TRAVAUX

Compte tenu de la nature infonuagique de la solution et de l’entière responsabilité du fournisseur dans la livraison des différentes activités de préparation de la solution, ce dernier pourra réaliser ses travaux à distance, à partir de ses propres bureaux. Toutefois, certaines situations exceptionnelles pourraient demander un déplacement dans nos bureaux de Montréal.

RÉCEPTION DES SOUMISSIONS

La soumission du fournisseur devra parvenir à l'attention du conseiller en gestion contractuelle de la RBQ avant 9 h 30 , le 19 décembre 2022 . Tous les documents reçus après ces date et heure limites ne seront pas considérés. Le fournisseur qui soumet une soumission sur support papier doit présenter celle-ci en main propre à la porte du 8 e étage du 800, place D’Youville, Québec (Québec) G1R 5S3. Il est invité à utiliser l’étiquette de retour qui est présentée à l’article 1.07.08 de la « Régie ». Les soumissions transmises sur support papier seront considérées seulement si elles sont reçues au 8 e étage de la place D’Youville. La soumission transmise par voie électronique ne peut être effectuée que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SÉAO) et les documents qu’elle contient doivent être combinés en un seul fichier de format PDF. Le fournisseur assume l’entière responsabilité de la transmission de sa soumission.

REPRÉSENTANT DE LA RBQ

La RBQ mandate la personne suivante pour la représenter : Madame Marie-Pier Breton Conseillère en gestion contractuelle (courriel sur l'avis officiel) La RBQ oblige le fournisseur à s’adresser exclusivement à cette personne et à nulle autre personne dans le cadre du présent appel d’offres, à moins d’indication contraire de sa part. Tout manquement à cette obligation pourra entraîner l’élimination du fournisseur.

OUVERTURE DES SOUMISSIONS

L’ouverture des so umissions se fait au 800, place D’Youville, Québec, 8 e étage, le 19 décembre 2022 à 9 h 30. TRAITEMENT DES PLAINTES Les renseignements concernant la procédure sur la réception et l’examen des plaintes sont accessibles sur le site Internet de la RBQ à l’adresse suivante : https://www.rbq.gouv.qc.ca/diffusion-de-linformation/contrats-publics/plainte-concernant-un-processus-contractuel.html . Dans le cadre du présent appel d’offres, les plaintes doivent être transmises par voie électronique au plus tard le 2 décembre 2022.

AUTRES INFORMATIONS

La RBQ ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues. Le fournisseur devra déposer qu’une seule soumission. Le représentant de la RBQ se réserve la possibilité de ne pas considérer une demande de précision formulée par le fournisseur et transmise moins de trois jours ouvrables avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions. Les documents d’appels d’offres sont disponibles uniquement par le système électronique SÉAO.