Services professionnels en architecture et gestion du changement

1.2PROBLÉMATIQUE Le MEQ ne disposent pas toujours de ressources internes ayant l’expertise spécialisée pour répondre à la demande découlant des travaux architecture en RI ou en gestion du changement. Le recours à des prestataires de services spécialisés constitue donc une solution. Pour assurer la mise en place de la transformation numérique, la DGSPAF doit réaliser, entre autres, plusieurs travaux spécialisés d’architecture de solution, d’architecture d’affaires, en expérience utilisateur/client ou de gestion de changement ces projets. Ces ressources seront intégrées aux équipes actuelles de la DGSPAF et seront supervisées par ses équipes internes. Tout prestataire de services désirant soumissionner dans le cadre de cet appel d’offres doit être conscient que s’il propose une ou plusieurs ressources en réponse à une demande d’intervention pour participer à des travaux entourant les dossiers d’opportunité, les dossiers d’affaires ou toutes autres tâches lors des phases de conception et de planification, il n’aura pas la possibilité de soumissionner à un appel d’offres découlant de l’exécution des travaux auxquels les ressources fournies ont participé. Cette limitation est présente afin de se conformer aux règles de gestion contractuelle en vigueur. En effet, un prestataire de services dont l’une des ressources a participé aux travaux lors des phases de conception et de planification d'un projet est automatiquement exclu et ne peut soumissionner sur un éventuel appel d’offres, dans le cadre de ce même projet, en phase d’exécution. 1.3OBJECTIFS ET ORIENTATIONS DE MISE EN ŒUVRE Pour pouvoir compter sur l’expertise et les ressources additionnelles qu’il requiert, le ministère de l’Éducation (MEQ) veut disposer d’un contrat de services professionnels valide pour une période de 36 mois. Le présent mandat vise à procurer à la DGSPAF la capacité d’intervention qui lui est nécessaire pour être en mesure d’effectuer tous ses travaux en architecture en RI et en gestion du changement. Il permettra également de répondre à des besoins d’interventions ponctuelles, qui seront définis au fur et à mesure de l’évolution de la situation au Ministère. Les ressources prévues au mandat seront requises sur demande au fur et à mesure des besoins durant l’ensemble de la durée du contrat. Le Ministère retiendra trois (3) prestataires de services par volet . Il s’agira des soumissions qui auront été évaluées et acceptées selon le processus de validation fondé sur le prix ajusté le plus bas. Au terme de l’examen des soumissions déposées dans le cadre de cet appel d’offres, le MEQ constituera une liste de prestataires de services par volet. Le cas échéant, une liste pourra être constituée d’un seul prestataire de services. Chaque soumissionnaire est libre de soumissionner sur un, plusieurs ou l’ensemble des différents volets de profil d’expertise. Pour être inscrits sur une liste, les prestataires de services doivent se conformer aux exigences minimales de qualité et terminer dans les trois (3) premiers soumissionnaires ayant le prix ajusté le plus bas du volet. Les prestataires de services ne sont pas tenus de fournir une offre de services pour chacun des volets. Les prestataires de services doivent faire une démonstration de qualité distincte pour chaque profil du volet. Comme la charge de travail peut, en conséquence, varier en fonction des besoins et des profils d’expertise recherchés, le MEQ s’attend à ce que le prestataire de services puisse faire face à une certaine fluctuation des besoins, qu’il ait un bassin de ressources suffisant pour garantir la disponibilité de ressources compétentes et qu’il puisse assurer une intégration rapide de ses conseillers. 1.4STRUCTURE DE RÉALISATION La réalisation du mandat nécessite de contribuer aux efforts du STNRI. Les chefs d’équipe s’assurent du suivi et de la coordination des travaux des membres de son équipe interne ainsi que des personnes-ressources du prestataire de services qui sont affectées à son équipe. Les travaux à réaliser sont effectués en étroite collaboration avec l’ensemble des directions du STNRI. 1.5RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS Les travaux demandés dans le cadre du présent appel d’offres peuvent donner accès à des renseignements personnels ou confidentiels. Le personnel du prestataire de services pourrait également être exposé de manière fortuite à des informations de nature personnelle ou stratégique, au hasard de ses activités et de ses déplacements au Ministère. Le prestataire de services doit en conséquence s’engager à l'égard de toute information dont il aurait pris connaissance durant l’exécution de son mandat, à respecter les règles sur la confidentialité et sur la protection des renseignements personnels et confidentiels présentées aux clauses 15 et 16 de l’Annexe 1 du contrat à signer, fourni à la Section 8.1 . 1.6BIENS LIVRABLES ET SERVICES PRÉVUS PAR PROFILS RECHERCHÉS Pour réaliser l’ensemble des travaux prévus et satisfaire aux attentes du Ministère, les biens livrables à produire et les services à fournir sont présentés en fonction du mandat ainsi que des profils d’expertise recherchés. Profils d’expertises recherchés Pour réaliser l’ensemble des travaux prévus, le Ministère est à la recherche de personnes-ressources qui correspondent aux quatre (4) volets suivants, chaque volet étant composé d’un profil d’expertise : Volet A – Architecture – Solution Affaires Conseiller en architecture de solutions affaires (2) Volet B – Gestion de changement Conseiller en gestion du changement (2) Volet C – Architecture – Analyse Affaires Conseiller en architecture d’affaires (3) Volet D –Expérience utilisateur/client Conseiller en expérience utilisateur/client (1) De façon générale, le Ministère s’attend à ce que les ressources s’expriment à l’écrit et à l’oral dans un français de qualité, et qu’elles aient une autonomie professionnelle et du leadership pour accomplir les responsabilités associées à chacun des profils d’expertises. À défaut de respecter le critère lié à la communication en langue française (oral et écrit), le Ministère se réserve le droit de demander une substitution si la personne-ressource initiale ne satisfaisait ce critère. De manière à assurer une compréhension commune des attentes du Ministère à l’égard de chacun des profils d’expertise recherchés, même si des précisions ou attentes particulières pourront également s’ajouter en cours de mandat, les paragraphes suivants donnent une bonne idée des travaux à réaliser et des responsabilités à assumer. Volet A – Architecture – Solution Affaires Profil 1 – Conseiller en architecture de solutions affaires Activités : réaliser et/ou collaborer à l’élaboration des biens livrables tels que les dossiers d’opportunité, dossiers d’affaires ou autres documents d’architecture en conformité avec les normes en vigueur au Ministère; convoquer et participer à des ateliers ou tables d’architecture; se conformer aux orientations et aux règles de sécurité du MEQ; conseiller le chargé de projet sur la planification des activités d’implantation des solutions élaborées dans les biens livrables; participer aux phases de faisabilité, de planification et de réalisation de divers projet de développement et d’intégration de solutions; établir des solutions en RI sécuritaires, fiables et performantes; rédiger de la documentation, dossier d’opportunité, dossier d’affaires, devis technique ou autres documents d’architecture; participer à l’élaboration des différentes stratégies de développement; assurer la coordination des travaux d’architecture connexes à sa discipline (architecture logicielle, technologique, sécurité, etc.); réaliser l’assurance qualité de la documentation; réaliser ou participer à divers projets reliés à son champ d’expertise. Volet B – Gestion de changement Profil 2– Conseiller en gestion de changement Activités : réaliser les différentes activités reliées au projet en fournissant aux instances et aux gestionnaires le soutien et les conseils requis pour assurer l’atteinte des objectifs en matière de gestion du changement; offrir aux gestionnaires des services de conseil, d’accompagnement et d’intervention en milieu de travail dans la gestion du changement; élaborer les stratégies et les plans de communication externe et interne, en collaboration avec les contributeurs; effectuer le plan détaillé de la gestion de la transition et des communications; concevoir et réaliser le matériel ou les outils de communication; réaliser et assurer la cohérence de tous les documents et les biens livrables en lien avec la gestion du changement; réaliser les activités de communication et effectuer leur suivi; examiner, préciser et présenter les impacts opérationnels des changements et identifier les enjeux; accompagner les directions utilisatrices lors de l’analyse d’impacts sur l’organisation du travail ainsi que des activités de transition à réaliser; intervenir dans la résolution de problèmes, proposer des approches proactives et des mesures de redressement qui répondent aux enjeux; participer avec les autres intervenants du projet à l’harmonisation des services offerts aux clientèles visées par le projet; formuler les recommandations nécessaires aux décisions en matière de gestion du changement; travailler en étroite collaboration avec les chargés de projet et assurer un arrimage constant entre les équipes technologiques et utilisateurs pour toutes les livraisons; développer un outil de promotion pour mousser la cristallisation d’un changement, le cas échéant; préparer, organiser et diffuser des sessions d’information, le cas échéant; réaliser des communications destinées aux clientèles externes et internes; animer et diriger des ateliers ayant pour objectif l’amélioration continue des processus de travail; valider les communications réalisées par les contributeurs; effectuer les représentations nécessaires auprès des différents comités de gestion, le cas échéant; animer des sessions de travail avec les gestionnaires et les parties prenantes au projet; réaliser et participer à la mise en œuvre de la stratégie de gestion du changement; identifier et informer toutes les clientèles ou leur(s) représentant(s) désigné(s) visé par le changement; soutenir et faire état de la situation au chargé de projet; effectuer toutes autres activités reliées à ce mandat. Volet C – Architecture – Analyse Affaires Profil 3– Conseiller en architecture d’affaires Activités : réaliser et/ou collaborer à l’élaboration des biens livrables du volet « affaires » en conformité avec les normes en vigueur au Ministère; effectuer l’analyse des problèmes et des besoins existants; définir les personas, les résultats à atteindre, les opportunités à saisir, les contraintes à respecter ainsi que les grands axes du modèle de gouvernance de la solution; Cartographier les parcours client et documenter les cas d’affaires; proposer des solutions d’affaires qui sont cohérentes avec les orientations d’architecture en vigueur et établir le produit minimum viable à déployer; évaluer les impacts et les coûts de mise en place des solutions et des changements requis et formuler des recommandations, notamment en ce qui concerne les mesures ou changements qui permettraient d’accroître la performance des processus et la satisfaction de la clientèle; réaliser des études, recherches, analyses d’impacts et avis sur les changements à apporter aux processus d’affaires existants; soutenir ou réaliser des travaux d’analyse préliminaire et d’architecture et collaborer, au besoin, à la validation des biens livrables produits; fournir l’expertise de l’architecture d’affaires aux équipes de projet, en assurer la prise en compte et soutenir la réalisation des changements à apporter ou des développements à effectuer; effectuer toute autre tâche connexe, notamment en ce qui concerne l’assistance nécessaire à la production d’analyses de risque, d'analyses de bénéfices, de rapports de suivi et d'autres réalisations de nature similaire. Volet D –Expérience utilisateur / client Profil 4– Conseiller en expérience utilisateur / client Activités : réaliser et/ou collaborer à l’élaboration des biens livrables concernant l’expérience utilisateur en conformité avec les normes en vigueur au Ministère; cartographier les parcours client et documenter les cas d’affaires; définir les personas, les prototypes de maquette; animer des ateliers d’idéation collective et de cocréation; assurer la réalisation des différentes activités en lien avec l’application d’approches de Design Thinking; collaborer, au besoin, à la validation des éléments inhérents à l’expérience utilisateur dans les biens livrables produits; fournir une expertise en matière d’expérience utilisateur au niveau des équipes de projet. 1.7ÉTAPES DU PROJET ET ÉCHÉANCIER DES TRAVAUX Le calendrier ci-dessous présente les principales dates relatives au présent appel d’offres : DATE ÉTAPE 2 novembre 2022 Publication de l’appel d’offres 21 novembre 2022 Date limite de dépôt des plaintes 6 décembre 2022 Réception des soumissions, 10 h 20 janvier 2023 Signature du contrat 23 janvier 2023 Début des travaux 23 janvier 2026 Fin des travaux 1.1ENVERGURE DU MANDAT Le présent mandat est d’une durée de trente-six (36) mois et le Ministère en estime la réalisation à un maximum de trois mille six cent quarante-cinq (3 645) jours -personnes pour la durée complète du mandat. Les quantités estimées dans ce chapitre constituent une base commune de comparaison entre les soumissionnaires et ne servent qu’au calcul du prix ajusté le plus bas. Bien qu’elles fournissent une évaluation la plus représentative possible des besoins, elles ne constituent nullement une forme d’engagement de la part du Ministère . Celui-ci se réserve, en effet, le droit de réduire, au besoin, l’envergure du mandat avant ou pendant la réalisation des travaux. Particularités du mandat Les besoins de type « intervention sur demande » sont des besoins à satisfaire sur une base ponctuelle (sur demande). La répartition effective des besoins pour le profil dépendra des demandes d’intervention qui seront formulées au fur et à mesure des besoins. Le tableau ci-dessous présente, pour chacune des années budgétaires concernées, la répartition globale des efforts requis pour chaque profil d’expertise recherché, en fonction des besoins de type « intervention sur demande ». Estimation des efforts prévus dans le mandat sur demande Profil d’expertise recherché Efforts estimés en 2022-2023 (j-p) Efforts estimés en 2023-2024 (j-p) Efforts estimés en 2024-2025 (j-p) Efforts estimés en 2025-2026(j-p) Efforts totaux (j-p) Besoins de type « intervention sur demande » Architecture – Solution Affaires 120 (2 ressources) 400 (2 ressources 350 (2 ressources 210 (2 ressources) 1 080 Gestion de changement 60 (2 ressources) 400 (2 ressources) 300 (2 ressources) 140 (2 ressources) 900 Architecture – Analyse Affaires 120 (2 ressources) 400 (2 ressources) 350 (2 ressources) 210 (2 ressources) 1 080 Expérience utilisateur / client 45 (1 ressource) 200 (1 ressource) 200 (1 ressource) 140 (1 ressource) 585 TOTAL 345 1 400 1 200 700 3 645 Les quantités estimées ne servent qu’au calcul du prix le plus bas et ne constituent nullement une forme d’engagement de la part du Ministère. Celui-ci se réserve en effet le droit de réduire au besoin l’envergure du mandat, avant ou pendant la réalisation des travaux. Bien que les travaux à réaliser soient prévus à DGSPAF , une contribution de ressources dans d’autres unités d’affaires du Ministère est possible afin de répondre aux impératifs en soutien à la mission. L’arrivée du premier des événements suivants mettra fin au contrat : date d’échéance du mandat; l’atteinte du montant maximal indiqué au contrat au moment de sa signature. Intervention sur demande Le Ministère estime une contribution équivalente à trois mille six cent quarante-cinq ( 3 645) jours-personnes pour satisfaire aux besoins ponctuels, sur demande expresse à cet effet. De manière générale, les interventions que le prestataire de services peut être appelé à réaliser sur demande pourraient nécessiter des efforts limités (moins de 30 jours-personne) alors que d’autres pourraient nécessiter des efforts beaucoup plus importants. Les modalités relatives à la gestion des demandes d’intervention sont présentées à la section 4.9 Processus d’attribution des demandes d’intervention (DI) de ce cahier.