Fourniture et installation de chaise de bureau

CONTEXTE DE RÉALISATION DU MANDAT

Polytechnique Montréal Fondée en 1873, la Corporation de l’École Polytechnique de Montréal (ci-après désignée « POLYTECHNIQUE ») est l’un des plus importants établissements d’enseignement et de recherche en génie au Canada et demeure le premier au Québec quant au nombre de ses étudiants et étudiantes et à l’ampleur de son activité de recherche. Elle comporte 37 unités administratives réparties en sept départements et 30 services. Les départements, les services ainsi que le personnel sont répartis principalement dans trois édifices situés sur le campus de l’Université de Montréal. POLYTECHNIQUE est un pôle scientifique et technologique de calibre international qui est à l'origine d'importantes découvertes dans toutes les sphères du génie et des technologies et ses réalisations sont diffusées dans le monde entier. Elle dispense son enseignement dans plusieurs spécialités de l’ingénierie et réalise près du quart de la recherche universitaire dans ces domaines au Québec. Ses quelque 60 unités de recherche et son corps professoral formé d’experts reconnus à travers le monde lui permettent de poursuivre des activités de recherche parmi les plus intenses au Canada. Premiers bâtiments universitaires canadiens à recevoir la certification LEED OR, les pavillons Lassonde de POLYTECHNIQUE sont devenus une référence en matière de construction durable. POLYTECHNIQUE en bref : • Plus de 9 500 étudiants (28 % de femmes) • Plus de 2 300 étudiants aux cycles supérieurs • 127 programmes de formation • 1 947 diplômes décernés pour l’année 2020-2021 • 54 700 diplômés depuis 1873 • 294 professeurs • 1 600 employés • Budget annuel de 250 millions $ • Budget annuel de recherche de 100 millions $ • 8 Pôles d'excellence • 31 Chaires industrielles • 25 Chaires de recherche du Canada • 1 Chaire d’excellence en recherche du Canada • 105 technologies en valorisation • 56 brevets détenus • 27 entreprises dérivées actives Objectif de l’appel d’offres Le présent appel d’offres a pour objectif la conclusion d’un contrat à commande pour l’acquisition, l’assemblage et l’installation de chaise de bureau pour combler les besoins de remplacement, de réaménagement d’espace ou d’ameublement de nouvel espace au sein de tous les pavillons et adresses de Polytechnique. Polytechnique Montréal recherche des fournisseurs pouvant fournir des chaises de bureau durable de qualité institutionnelle. Lots Le présent contrat sera octroyé selon le lot suivant : • Lot MOB.01 - Chaise de tâche La liste des chaises de bureau incluant les quantités à fournir, à livrer et à installer se trouve dans le Bordereau de prix. Les chaises proposées doivent répondre aux Devis techniques et aux différentes Fiches descriptives applicables pour chacun des articles du Bordereau de prix. Niveau de services requis dans le cadre du présent contrat Le rôle du SOUMISSIONNAIRE consiste à conseiller la clientèle interne de Polytechnique Montréal face au choix de l’ameublement et à gérer efficacement la livraison, l’installation des chaises et le service après-vente. Le SOUMISSIONNAIRE doit notamment, sans frais additionnels : Conseiller, rechercher des solutions et proposer des produits adaptés à l’environnement et aux besoins de Polytechnique Montréal et qui s’harmonisent avec le mobilier déjà en place ; Préparer, sur demande de la clientèle interne, des soumissions conformes au prix et conditions du présent contrat ; Soumettre des échéanciers pour chaque commande, précisant chacune des étapes et des activités du processus ; Suivi rigoureux des commandes, des délais de production et de la planification des livraisons et installations ; Prise en charge efficace et rapide des problématiques liées aux commandes ; Répondre dans un délai de 24-48 heures à toute demande par courriel d’un client interne (excluant les réponses automatiques de réception de courriel) ; Assurer un retour d’appel dans les 24 heures afin d’assurer un service rapide ; Visite de chantier et coordination des installations ; Au besoin, participation à toutes les réunions de planification coordination convoquées par Polytechnique Montréal ; Inspection de l’espace avant, durant et après l’installation ; Coordination de livraison, installation et reprise des chaises de bureau avec le ou la responsable ; Visite de chantier après l’installation dans le but d’assurer la conformité des produits et produire une liste de déficiences avec suivi d'actions correctives ; Au besoin, formation sur l’utilisation des nouveaux modèles de chaise ; Gestion des garanties (applicable même après expiration du Contrat) ; Fournir une fiche de type catalogue pour chaque produit au Contrat (spécifications techniques, photos, prix, etc.) ; Fournir une matériauthèque complète des choix de finis des produits au Contrat, incluant une mise à jour trimestrielle ; Fournir une fiche d’entretien pour chaque produit au Contrat ; Signaler à Polytechnique Montréal tout problème ou élément susceptible de compromettre l’aspect fonctionnel, le coût, l’Échéancier des commandes, la qualité du contenu et proposer des suggestions de solutions à ces problèmes.

QUALITÉS DU SOUMISSIONNAIRE RECHERCHÉ PAR POLYTECHNIQUE MONTRÉAL

Polytechnique Montréal recherche un adjudicataire qui possède les qualités suivantes : Respect des délais de livraison : L’adjudicataire doit respecter le délai de livraison qu’il a indiqué au Bordereau de prix. L’adjudicataire est proactif et informe Polytechnique Montréal à l’avance de tout retard. Qualité des produits : La qualité des chaises de bureau livré en cours de contrat rencontre les attentes exprimées dans le Devis technique et les Fiches descriptives de Polytechnique Montréal. Les retours de marchandise pour des raisons de qualité sont maintenus à un niveau très bas. Qualité du service : L’adjudicataire rencontre les attentes exprimées à la clause 1.05 du présent document (Niveau de services requis dans le cadre du présent contrat). Tous ces éléments seront évalués, en cours de mandat, lors des séances d’évaluation de rendement prévue à la clause 11.05 et à l’Annexe 11.05 du document Contrat.