Système de gestion des candidature (ATS)

Avec ce projet, nous souhaitons : Améliorer l’expérience candidat en la modernisant ; Améliorer l’expérience utilisateur de nos équipes ; Améliorer l’image de marque du CSSMB ; Automatiser et bonifier les processus de recrutements ; Avoir un système qui nous permet de paramétrer la gestion des flux de travail de manière autonome en fonction de nos processus internes ; Faciliter l’accès à l’information directement via le système aux différents acteurs du processus ; Constituer une banque de candidatures spontanées ; Intégrer la gestion de l’accueil et de l’intégration d’un nouvel employé (onboarding) pour améliorer l’expérience employé et faciliter l’ouverture de son dossier employé ; Accéder facilement à des données sur le recrutement sous forme de rapports et de tableaux de bord ; Un système convivial, facile à utiliser et personnalisable par le client pour répondre aux différents besoins de recrutement ; Assurer la gestion de l’information sensible des candidats. Le système devra permettre au CSSMB d’être autonome dans la configuration de celui-ci. Le système devra donc permettre au super-utilisateur de faire la gestion des accès, des processus et autres changements que l’équipe voudra apporter à leurs processus. L’adjudicataire doit faire en sorte d’offrir un système évolutif, simple et intuitif, avec une interface conviviale qui n’a pas besoin de personnaliser le code de l’application pour tenir compte des besoins fonctionnels du CSSMB. Le CSSMB utilise présentement un système de gestion des candidatures, mais souhaite acquérir et implanter un nouveau système (ATS) permettant de répondre aux besoins actuels et futurs pour l’ensemble des embauches externes (divers corps d’emploi). Ce système permettra de moderniser davantage la gestion des activités de recrutement, de se positionner comme un employeur de choix et de faire vivre non seulement une expérience stimulante pour le candidat lors du processus de mise en candidature, mais aussi une expérience engageante et facilitante pour les recruteurs. Par ailleurs, ce système permettra d’optimiser l’efficience du processus de recrutement externe, la gestion du flux de sélection des candidats (par des critères spécifiques aux besoins), la visualisation des curriculums vitae que les recruteurs auront retenus, l’avancement des demandes et la gestion de la relation avec tous les candidats (retenus ou non) jusqu’à la fermeture du poste. De plus, un bassin de candidats potentiels pourra être constitué par des candidatures spontanées qui pourront être classées en fonction de leurs qualifications. Ce système en ligne devra également permettre d’améliorer l’accueil et l’intégration (« onboarding ») pour les nouveaux employés. Le système proposé devra être conforme aux exigences techniques minimales décrites en annexe du présent devis. Le mandat consiste à fournir et à implanter la solution. L’adjudicataire devra également fournir une formation aux utilisateurs ainsi qu’aux super-utilisateurs qui aura pour objectif de les rendre autonomes une fois l’intégration terminée, tout en accompagnant les super-utilisateurs dans la période d’intégration et tout au long du contrat. Sans s’y limiter, le mandat consiste à : Accompagner le personnel dédié au projet dans l’élaboration d’une stratégie de déploiement ; Migration des données du logiciel précédent vers le nouveau ; Déploiement de la solution technologique en collaboration avec le CSSMB ; Accompagner les super-utilisateurs dans la création de processus dans le système ; Formation des super-utilisateurs et des personnes clés du Service des ressources humaines identifiées qui devront utiliser le système. L’intégration de la solution retenue devra suivre le plan suivant où les dates proposées sont les dates maximales à respecter : Rencontre de démarrage avec le chargé de projet de l’adjudicataire à la date convenue suite à l’adjudication; Période d’intégration du nouveau système devra être effectuée avant le 5 novembre 2021; Transition vers le nouveau système avant le 1er décembre 2021.