Projet FIAT LUX - Services gestion de projet

L’Université McGill a donc commandé certaines études par des architectes (voir les rapports de EKM/Shepley Bulfinch de 2015) afin d’être mieux outillée pour se doter d’une orientation potentielle d’un plan directeur de ses bibliothèques, qui met l'accent sur le Complexe. En 2019, l'Université McGill a mandaté un consultant spécialisé en planification stratégique des bibliothèques (voir le rapport de Brightspot de 2019) afin de créer un ensemble de concepts innovants pour ce complexe, puis de les traduire en une stratégie de services qui pourrait aider dans la formulation des orientations et les paramètres du projet lors des phases de la et une programmation technique, spatiale et conceptuelle à venir. L’Université McGill se fait accompagner par la Société québécoise d’infrastructure pour effectuer l’achat d’un nouvel immeuble qui permettra la relocalisation hors site d’une partie importante de ses collections en prévision de la réalisation du projet Fiat Lux. De plus, le séquencement des travaux de construction du projet Fiat Lux devra être élaboré de façon à réduire les impacts pour les usagers et l’Université McGill tout en limitant les coûts et en optimisant la qualité du Projet. L’Université McGill anticipe également que les travaux de construction pourraient être réalisés en quelques phases, possiblement alloties, donc sous un contrat de construction unique ou quelques contrats (un contrat pour chaque lot, le cas échéant). Dans tous les scénarios, la conception du Projet s’effectuera dans le mode traditionnel de réalisation. Le Complexe actuel est constitué de trois édifices : • McLennan Library Building (approx. 25,865 mc), construit en 1969 et composé de 7 étages • Redpath Library Building (approx. 11,080 mc), construit en 1950 et composée de 4 étages • Redpath Hall – aile McTavish (approx. 2,400 mc), construit en 1921 Le projet Fiat Lux vise le réaménagement du Complexe et la mise en valeur de son patrimoine bâti afin d'assurer que le Complexe demeure au cœur du campus du centre-ville tout en redéfinissant le concept de bibliothèque, dans cette ère numérique, comme un lieu de pointe pour la recherche, l'enseignement et l'apprentissage. Ce projet transformateur répondra aux besoins fondamentaux de l’Université McGill pour les décennies à venir. La valeur finale pour l’entièreté du Projet est de $200M, dont approximativement 70% devraient être pour les coût de construction et les réaménagements. Le projet Fiat Lux rehaussera de façon substantielle la quantité et étendra la gamme des espaces dédiés aux usagers, améliorera l'accès à la collection des livres rares ainsi que celle à haute circulation de l'Université McGill, créera une qualité d’espaces reflétant les besoins de l'usager du 21ème siècle, augmentera la perméabilité et la visibilité du campus, et maximisera la flexibilité du Complexe pour s'adapter aux besoins académiques futurs. Le projet est soumis à la Directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructure publique du gouvernement du Québec. Par conséquent, le Projet sera réalisé dans un contexte de collaboration avec le Ministère de l’Éducation et de l’enseignement supérieur (MEES) et la Société québécoise des infrastructures (SQI).

DESCRIPTION DU CONTRAT

Dans ce contexte, l’Université McGill désire s’adjoindre les services d’une entreprise (« le Fournisseur ») qui sera en mesure d'assembler une équipe de gestion de projet pour relever le défi de mener à terme avec succès ce projet de grande envergure et d’importance pour l’Université McGill. Le Fournisseur devra livrer des Services couvrant l’ensemble du Projet, de la Phase des activités préliminaires jusqu’à la livraison complète et entière du Projet pour son exploitation par l’Université McGill, incluant la clôture du Projet. Le Fournisseur assurera la gestion de projet sous l'autorité du Directeur exécutif de l’Université McGill pour le Projet (un Représentant désigné de l’Université). Parmi d’autres responsabilités et obligations, le Fournisseur devra chapeauter et diriger les équipes de professionnels et tous les spécialistes nécessaires à la réalisation du Projet. Il aidera l’Université McGill à assurer l’exécution du Projet et la livraison d’une infrastructure publique de qualité répondant aux besoins exprimés. L’Université McGill anticipe, en raison de l’envergure du projet, les stratégies de phasage et les approbations requises, que le mandat du Fournisseur pourrait s’étendre sur une période approximative de six (6) à sept (7) ans. Le Projet comprendra plusieurs phases assujetties à différentes approbations par l’Université McGill ainsi que par les Autorités gouvernementales. Ainsi, l’Université McGill entend conclure un Contrat également divisé en phases, correspondant plus ou moins exactement avec les phases du Projet. Après la première phase du Contrat, à sa seule discrétion, l’Université McGill pourra exercer des options de prolongation du Contrat, chaque option correspondant à une Phase subséquente du Contrat. Malgré cette approche par phase, le Fournisseur devra assurer une approche de vision globale à plus long terme dans la livraison de ses Services. Le Projet comprendra plusieurs phases assujetties à différentes approbations par l’Université McGill ainsi que par les Autorités gouvernementales. Ainsi, l’Université McGill entend conclure un Contrat également divisé en phases, correspondant plus ou moins exactement avec les phases du Projet. Au terme de la première phase du Contrat, ainsi qu'à la fin de chacune des phases subséquentes, l’Université McGill pourra à son entière discrétion et selon le contexte à ce moment précis, décider de mettre fin au Contrat. Malgré cette approche par phase, le Fournisseur devra assurer une approche de vision globale à plus long terme dans la livraison de ses Services. Aux fins de la Directive, l’Université McGill agit à titre de maître d’œuvre et de direction du Projet et le Fournisseur prend en charge la gestion du Projet et de tous les livrables nécessaires et exigés dans la Phase de gestion de projet de la Directive. Le tableau ci-après liste les différentes Phases du Contrat. Il permet de faire le lien entre les obligations contractuelles du Fournisseur en vertu de la Description des Services et ses obligations à plus haut niveau en relation avec la Directive, et ne peuvent être interprétées de façon à limiter les obligations du Fournisseur quant au Contrat et aux Phases du Contrat. Phases du Projet Phases du Contrat Durée projetée 1 Phase d’avant-projet Préparation de la fiche d’avant-projet Aucune activité contractuelle [Étude par le gouvernement de la fiche d’avant-projet en vue de la prise de décision par le Conseil des ministres] Phase I : Activités préparatoires 2-6 mois Phase de gestion de projet Étape du dossier d’opportunité (activités de démarrage) Phase II : Dossier d’opportunité 6 ans [Étude par le gouvernement du dossier d’opportunité transmis par l’Université McGill en vue de la prise de décision par le Conseil des ministres] Étape du dossier d’affaires (activités de planification) Phase III : Dossier d’affaires [Étude par le gouvernement du dossier d’affaires transmis par l’Université McGill en vue de la prise de décision par le Conseil des ministres] Étape de réalisation Phase IV : Réalisation et Clôture Étape de clôture