Chargé de projet - Guichet d'accès CIUSSS

Cette revue contribuera à améliorer la performance organisationnelle du CIUSSS, spécifiquement à améliorer l’accessibilité et le service à la clientèle. Dans le cadre de ce projet, une révision des pratiques et de l’organisation du travail seront effectuées afin d’améliorer la gestion des guichets de l’accès de notre CIUSSS. Cette révision devrait permettre : L’attribution des RDV à l’intérieur du délai prescrit par la condition clinique et les orientations ministérielles ; L’optimisation de la trajectoire des demandes ; L’intégration possible de plusieurs guichets. Pour ce projet, trois étapes sont prévues : planification, implantation, et suivi. L’étape de planification intègre la réalisation de la charte de projet : le résumé du projet, les buts et objectifs du projet et les résultats opérationnels (les opportunités, la situation actuelle et la situation souhaitée), la portée du projet, les jalons, les livrables , les échéanciers, l’estimation des coûts du projet, les dépendances, les risques, les hypothèses et contraintes du projet, la gouvernance du projet, la structure de l’équipe de projet, les rôles et responsabilités, les installations et ressources du projet, le plan de réalisation, ,le plan de communication et la gestion du changement.

PRINCIPAUX DÉFIS

La gestion de listes d’attente (existantes et papier); Le virage de pratiques : gestion de RDV, les professionnels et la clinique ; L’intégration du volet d’évaluation; L’adhésion des parties prenantes; L’utilisation optimale des ressources humaines, financières, matérielles et documentaires mises à la disposition du projet; Partage et compréhension de la vision et de la nouvelle organisation des services; Capacité et rythme d’apprentissage pour les intervenants; Collaboration inter programmes à consolider; Harmonisation et complémentarité de l’offre de services; Non-compatibilité des systèmes d’information clientèle; Compréhension et harmonisation de la saisie de données. Chargé de projet – Simplification des guichets d’accès pour migrer vers la solution retenue Nous sommes présentement à la recherche d’un chargé de projet chevronné pour assumer la fonction de chargé de projet, à raison de 35 heures par semaine et ce pour une période pouvant aller jusqu’à 156 semaines. Sous l’autorité d’un représentant du CIUSSS NIM , la personne titulaire du poste est responsable de planifier, organiser, coordonner et assurer les différentes étapes du projet visant la revue et l’implantation des solutions du guichet d’accès. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec les promoteurs du projet, la présidente-directrice générale adjointe, la directrice des services intégrés de première ligne, la directrice des services multidisciplinaire, l’équipe de projet et toutes les parties prenantes clés. Dans un premier temps, elle assurera les activités de planification et structure du projet, incluant le montage financier, les impacts et les enjeux. Elle fournira ses conseils relativement à la révision, l’amélioration du processus et la gestion du changement. Dans un deuxième temps et suite à l’obtention de l’autorisation de procéder à la mise en œuvre, elle contribuera et participera aux activités de communication et de divulgation du projet. Elle soutiendra et accompagnera les équipes dans l’implantation des changements causés par l’implantation de la solution du guichet sur l’organisation et coordonnera la mise en place des processus cibles. Spécifiquement, cette personne est responsable de : Comprendre le contexte et les besoins ; Confirmer la vision, les objectifs et le modèle préconisé pour le projet, sa valeur ajoutée et les bénéfices attendus ; Définir le projet depuis sa planification jusqu’à la mise en place dans le but d’obtenir un résultat optimal et conforme aux exigences formulées par le client en ce qui concerne la qualité, les performances, le coût et le délai ; Coordonner les différents processus relatifs à la gestion de projet (demandes de changement, suivi de points en suspens, gestion de risques, gestion de la qualité des livrables, gestion du contenu et approbation des livrables) ; Assurer la compréhension du projet par les parties prenantes ; Maintenir une communication efficace entre toutes les parties prenantes concernant l’état d’avancement, les problématiques rencontrées et les enjeux associés au projet ; Assurer la conduite du projet sur le terrain ; Maintenir une communication efficace et continue avec les parties prenantes concernant l’état d’avancement, les problèmes rencontrés et les enjeux associés au projet ; Organiser et coordonner les rencontres de projet ; S’assurer de la révision et de l’optimisation des processus, de l’organisation du travail et de la mise à jour de la documentation et des procédures inhérentes à l’implantation de la solution des guichets, le tout en étroite collaboration avec les promoteurs et les parties prenantes ; S’assurer de l’identification des stratégies de communication et de gestion du changement et de leur mise en œuvre ; Agir aussi à titre d’expert-conseil en démarche, méthodologies et outils associés à la gestion de projet; Faire l’inventaire des guichets existants ; Élaborer et réviser un scénario de regroupement des guichets de manière fonctionnelle; Proposer des scénarios de localisation géographique.

EXIGENCES

Diplôme universitaire de 1 er cycle en gestion, génie industriel, administration ou autre formation universitaire pertinente ; Diplôme universitaire de 2 e cycle en gestion de projet ou certification PMP ; Expérience minimum de 5 ans en gestion de projets d’envergure ; Expérience en gestion de projets cliniques et organisationnels (guichet unique et implication de médecins) ; Connaissance des mécanismes d’accès (incluant les orientations et directives ministérielles) (atout) ; Bonne connaissance du domaine de la santé et des services sociaux ; Bonne connaissance du processus et aptitudes en gestion du changement ; Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, MS Project, Visio (ou autres outils de flux de données); Certification Ceinture verte ou noire Lean Six Sigma (atout) ; Maîtrise du français.

COMPÉTENCES REQUISES

Être orienté vers les résultats ; Savoir travailler en équipe, s’adapter et savoir mobiliser ; Détenir de bonnes aptitudes en communications interpersonnelles ; Faire preuve de rigueur et d’autonomie ; Détenir une bonne compréhension de l’environnement : comprendre les enjeux, les principes et les modes de fonctionnement qui régissent les environnements internes et externes de l’organisation.