INTRANET AVEC CAPACITÉ ROBUSTE DE GESTION DU DOCUMENT D’ENTREPRISE

Source : http://www.creehealth.org/communities Dans chacune des neuf communautés de l’Eeyou Istchee, le CCSSSBJ exploite un Centre Miyupimaatisiiun communautaire (CMC), correspondant à la mission des CLSC d’ailleurs au Québec et la vocation de GMF (Groupe de médecine familiale). Les CMC offrent des services de médecine générale et spécialisée, des soins à domicile, des soins dentaires ainsi que des services sociaux et paramédicaux. Outre les CMC, le CCSSSBJ exploite le Centre hospitalier régional de Chisasibi qui a 29 lits, un département de Protection de la jeunesse, trois Centres jeunesse, un département Santé publique et de planification de programmes, des bureaux de liaison des Services aux patients cris à Chibougamau, Val-d’Or, Chisasibi et Montréal, et un bureau de recrutement à Montréal. Le siège social administratif se trouve à Chisasibi. Le CCSSSBJ dessert la communauté Eeyou Istchee avec une organisation composée environ de : • 1,500 employés permanents, incluants infirmières et autres professionnels de la santé. • 150 médecins et spécialistes médicaux exerçant à temps plein, partiel ou occasionnel. • 80 dentistes et spécialistes dentaires exerçant à temps plein, partiel ou occasionnel. • 10 pharmaciens exerçant à temps plein ou occasionnel. En tant qu'organisation régionale avec des bureaux autour du territoire d'Eeyou Istchee, les membres du personnel peuvent voyager considérablement afin de soutenir leur clientèle dans les différents bureaux. Internet et la connectivité cellulaire ne sont pas également disponibles ou fiables sur l’ensemble du territoire Eeyou Istchee desservi par le CCSSSBJ. ~~1 Introduction Les documents sont au cœur des opérations du Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie James (CCSSSBJ). Les notes, mémos, politiques et procédures, formulaire, etc. gèrent les opérations de gestion. À ce jour, aucun outil standard ou de stratégie de gestion documentaire n’est présent au sein de l’organisation. De fait, • Les documents sont enregistrés dans de multiples endroits, incluant des répertoires réseaux partagés, des ordinateurs personnels et même sur des périphériques externes (disques externes, clés USB). • Certains produits ont été acquis par certains départements, par exemple Teamwork et Leading Boards, pour résoudre des enjeux de collaboration de contenu sans aucune stratégie de déploiement à l'échelle de l’organisation. • Un certain nombre de solutions infonuagiques non approuvées et non sécurisées ont été mises en place de façon ad hoc pour gérer la collaboration documentaire avec les équipes et ce, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du réseau RITM (Réseau intégré de télécommunication multimédia), incluant notamment Dropbox, Jumpchart et Google Drive. Par conséquent : • Il est difficile de trouver le contenu recherché. • Les informations confidentielles sont potentiellement compromises. • La gestion des comptes et des droits d’accès est grandement complexe. • La qualité et la conformité aux exigences de gouvernance de contenu ne peuvent pas être assurées. 2 Objet de l’appel d’offres Le CCSSSBJ désire acquérir une solution Intranet avec capacité robuste de gestion du document d’entreprise. La solution recherchée doit être prête à l’emploi, ne requérir qu’une configuration, fonctionner sur Intranet de l’organisation et offrir les fonctionnalités décrites à ce devis, notamment en ce qui concerne la gestion documentaire, la collaboration et la communication interne. La solution recherchée doit : • Accroître l’efficience et l’efficacité organisationnelle en présentant un seul outil pour entreposer et gérer les contenus : o Avec des fonctionnalités de navigation et de recherche évoluées; o Accessible à l’intérieur et à l’extérieur du réseau RITM, à partir du CCSSSBJ, des postes de travail personnel et des appareils mobiles; o Qui peut être utilisé en toute sécurité par les employés et les non-employés. • Améliorer le contrôle de la qualité de l'information avec le flux de travail documentaire et la gestion des versions. • Être conforme avec les règles de conservation des documents. La solution doit également fournir des outils qui améliorent la collaboration organisationnelle et d'équipe ainsi que les capacités de communication actuelles afin de : • Simplifier la planification; • Permettre la communication à l'échelle de l’organisation avec prise en charge du contenu Web et multimédia. La solution doit être déployée et hébergée dans les centres de données du CCSSSBJ. Une solution de nature infonuagique n'est pas possible en raison des limitations de la connectivité Internet du réseau de télécommunication et des enjeux reliés à la sécurité des données. 3 Envergure et durée du contrat Un contrat de cinq (5) ans sera octroyé pour la réalisation du projet décrit à cet appel d’offres. Sous réserve des dispositions définies au contrat, le contrat prend fin lorsque l'une des situations suivantes survient : • Après une période de cinq (5) ans à compter de sa mise en vigueur, ou après sa période de prolongation le cas échéant; • Prématurément conformément aux autres dispositions du contrat. Voir devis pour de plus amples informations.