Services de numérisation des dossiers patients à des fins d'archivage et de repérage dans le dossier clinique informatisé (DCI) OACIS

Tous les documents numérisés seront intégrés au système d’information clinique OACIS de Telus par le système de gestion documentaire AccessANYware de Streamline Health. Les principaux enjeux concernent : La nécessité de répondre à des normes précises de confidentialité et de sécurité en lien avec les informations relatives aux dossiers patients, lorsque ces derniers se retrouvent dans les locaux de la PRESTATAIRE DE SERVICES. Ces normes doivent pouvoir s’appliquer tout au long des différents processus en lien avec la numérisation des dossiers soit : à partir de leur cueillette, leur préparation, leur numérisation, le traitement des images numériques, le transfert vers le DCI Oacis jusqu’à la destruction finale des documents; La capacité d’effectuer simultanément, pour une ou plusieurs installations du CIUSSS NIM, la numérisation, la validation, l’indexation, la conversion et le transfert des images numériques vers le DCI Oacis; La capacité de retracer en tout temps un document papier et sous forme numérique appartenant à un dossier patient; La nécessité d’assurer l’intégrité des documents numérisés en faisant en sorte que l’information ne soit pas altérée en aucun moment pendant tout le processus de numérisation. Les documents doivent être numérisés tel quels, sans chercher à les améliorer et ne pas retirer les pixels correspondant aux perforations; SERVICES DEMANDÉS ET BESOINS du CIUSSS NIM De manière générale, les services de numérisation recherchés visent à effectuer les tâches suivantes dans les locaux de la PRESTATAIRE DE SERVICES; La cueillette, l’identification (système de code à barres pour la traçabilité des boîtes), le chargement et le transport des boîtes de dossiers vers les locaux de la PRESTATAIRE DE SERVICES, le suivi avec le personnel des archives, pour la mise à jour des dossiers reçus, en attente de numérisation et transférés au DCI une fois numérisés. La numérisation des dossiers dans les locaux de la PRESTATAIRE DE SERVICES impliquant un premier contrôle de quantité/qualité rigoureux de tous les documents numérisés ainsi que la reprise immédiate de tout document non numérisé ou numérisé en double, ainsi que de toute image dont des informations ont pu être altérées. La validation une à une des images numérisées (second contrôle de qualité), dans les locaux de la PRESTATAIRE DE SERVICES. L’indexation automatique (lecture des codes à barres) et manuelle visant à compléter les informations manquantes des images numérisées et consistant à alimenter les métadonnées, pour des fins d’archivage et de repérage au DCI Oacis. La conversion des images numérisées en format PDF selon une méthode de compression sans perte d’information. Un contrôle de qualité des images converties en format PDF, doit être effectué avant leur transfert vers le DCI Oacis; La reprise ou renumérisation, à toutes les étapes de numérisation et de traitement des images, doit être effectuée lorsque des documents sont numérisés en double ou que des images numérisées ne reflètent pas le document réel (informations altérées, mauvaise qualité nécessitant une meilleure résolution, etc.); Le transfert automatique en mode continu / en mode différé des fichiers vers le DCI OACIS / AccessAnyWare.). Les images numériques doivent être accompagnées des métadonnées nécessaires à leur indexation et à leur repérage dans le DCI OACIS (annexe 2). La gestion et la reprise des lots/images transférés vers le DCI OACIS/AccessAnyWare identifiés en rejet ou comportant des messages d’erreur lors de la validation des fichiers par le module STRM Import d’OACIS. (annexe 2). L’entreposage des dossiers numérisés dans les locaux de la PRESTATAIRE DE SERVICES; La destruction confidentielle des documents papiers selon les modalités prévues au calendrier de conservation du CIUSSS NIM (60 jours) dans les locaux de la PRESTATAIRE DE SERVICES; La confection de résumés de dossier transmis par télécopieur lors de demandes urgentes. Une procédure très claire et simplifiée sera fournie au personnel de la PRESTATAIRE DE SERVICES. Le CIUSSS NIM déterminera les documents à transmettre. Ce service doit être disponible 24h/24h, 7J/7J, incluant les congés fériés Une séance d'information est prévue le 26 janvier 2018 à 9:30 au Centre d'hébergement Notre-Dame-de-la-Merci au 555 boul. Gouin ouest H3L 1K5 à l'auditorium via l'entrée de la Fondation Gracia. Nous profiterons de cette occasion pour répondre aux questions des soumissionnaires.