SERVICES PROFESSIONNELS D'EFFICIENCE ET D'OPTIMISATION DES SERVICES CLINIQUES PAR LES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION

OBJET DE L'APPEL D'OFFRES

Le Département des technologies de l’information du Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) désire solliciter les marchés publics afin de recevoir des propositions visant les services professionnels d’optimisation et d’efficience des services cliniques par les technologies de l’information. De manière générale, le CCSSSBJ veut s’assurer de l’efficience de tous ses services de santé et de services sociaux. Pour ce faire, elle entend documenter et améliorer plusieurs de ses processus afin d’informatiser au maximum le système d’information clinique. En conséquence, le CCSSSBJ requiert les services professionnels d’une firme externe spécialisée en optimisation et en documentation de processus, en gestion de projet et qui a une solide connaissance du système d’information du réseau de la santé québécois pour revoir certains processus reliés à un ou plusieurs services cliniques notamment les services de première ligne dans les régions éloignées, particulièrement ceux reliés à l’utilisation des systèmes d’information clinique incluant le Dossier médical électronique. L’objectif est d’améliorer la performance et l’efficacité des professionnels de la santé et surtout s’assurer que leurs activités sont réalisées de manière optimale afin d’assurer de la qualité et la fluidité des services délivrés aux patients.

2. ENVERGURE ET DURÉE DU CONTRAT

Le contrat à exécution sur demande sera octroyé pour une envergure définie maximale de 800 heures, plus une (1) option de 600 heures. Sous réserve des dispositions définies au contrat, le mandat prend fin lorsque l'une des situations suivantes survient :

• •
  Après une période de TROIS (3) ans à compter de son entrée en vigueur ;
• •
  Lorsque la totalité des heures prévues au contrat, incluant les options le cas échéant, est utilisée ;
• •
  Prématurément conformément aux autres dispositions du Contrat.

3. PRÉSENTATION DU CLIENT

3.1. Description du cadre organisationnel du ministère ou de l’organisme public Le Conseil Cri de la Santé et des Services sociaux est fondé en 1978, il assure la gestion et l'organisation des services de la santé et des services sociaux dans les 9 communautés des Terres-Cries de la Baie James (région 18) : Chisasibi, Eastmain, Mistissini, Nemaska, Oujé-Bougoumou, Waskaganish, Waswanipi, Wemindji, Whapmagoostui, et il dispose des centres de services dans les villes suivantes : Val d’Or, Chibougamou et Montréal. Source : http://www.creehealth.org/communities Dans chacune des neuf communautés de l’Eeyou Istchee, le CCSSSBJ exploite un Centre Miyupimaatisiiun communautaire (CMC), correspondant à la mission des CLSC d’ailleurs au Québec et la vocation de GMF (Groupe de médecine familiale). Les CMC offrent des services de médecine générale et spécialisée, des soins à domicile, des soins dentaires ainsi que des services sociaux et paramédicaux. Outre les CMC, le CCSSSBJ exploite le Centre hospitalier régional de Chisasibi qui a 29 lits, un département de Protection de la jeunesse, trois Centres jeunesse, un département Santé publique et de planification de programmes, des bureaux de liaison des Services aux patients cris à Chibougamau, Val-d’Or, Chisasibi et Montréal, et un bureau de recrutement à Montréal. Le siège social administratif se trouve à Chisasibi. 3.2. Structure administrative de l’organisation La structure administrative de l'organisation est représentée à l'annexe D et également disponible au lien suivant : http://www.creehealth.org/sites/default/files/CBHSSJB%20-%20New%20Organizational%20Structure_March%2024%202016.pdf Le Prestataire de services est tenu de prendre en considération cette structure administrative dans l'élaboration de sa proposition.

4. DÉFINITION DES BESOINS ET DES EXIGENCES

Les sections suivantes présentent la définition des besoins, les exigences ainsi que la description des livrables devant être réalisés au cours de ce mandat. 4.1. Définition du contexte Le CCSSSBJ a récemment entrepris une démarche visant à s’assurer de l’efficience de tous ses services de santé et de services sociaux, à documenter et améliorer plusieurs de ses processus afin d’informatiser au maximum le système d’information clinique. L’objectif est ainsi d’améliorer la performance et l’efficacité des professionnels de la santé et surtout s’assurer que leurs activités sont réalisées de manière optimale afin d’assurer de la qualité et la fluidité des services délivrés aux patients. Pour ce faire, le CCSSSBJ a mis en place un Comité de planification stratégique multidisciplinaire et représentatif qui sera le point contact pour les travaux. C'est dans ce contexte que le CCSSSBJ requiert les services professionnels d’une firme externe spécialisée en optimisation et en documentation de processus, en gestion de projet et qui a une solide connaissance du système d’information du réseau de la santé québécois pour revoir certains processus reliés à un ou plusieurs services cliniques notamment les services de première ligne dans les régions éloignées, particulièrement ceux reliés à l’utilisation des systèmes d’information clinique incluant le Dossier médical électronique. 4.2. Services requis Le Prestataire de services doit démontrer à sa proposition qu'il détient l'expertise requise et est en mesure de réaliser les services suivants et ce, conformément aux normes, pratiques et règles de l'art généralement reconnues du domaine spécifique de chacun des services spécifiques : • Accompagnement à la définition de l’envergure du projet d’optimisation; • Animation et accompagnement des séances de travail (ateliers) pour la révision des processus, dont le choix aura été défini en début de mandat avec le Prestataire de services; • Documentation et analyse des processus actuels; • Recommandations d’optimisations en prenant en considération le contexte de CCSSSJB; • Élaboration des processus cibles; • Recommandations quant à l’utilisation, adaptation, acquisition des systèmes d’information supportant les processus analysés; • Gestion de projet du mandat octroyé et défini précisément en début de mandat; • Gestion du changement s'il y a lieu; • Support à l’implémentation s'il y a lieu. ~~ SOMMAIRE Numéro de l’appel d’offres IT201617-05 Titre de l’appel d’offres SERVICES PROFESSIONNELS D'EFFICIENCE ET D'OPTIMISATION DES SERVICES CLINIQUES PAR LES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION Date d’émission de l’appel d’offres 10 avril 2017 Séance d’information téléphonique 18 avril 2017 14 :00 Réception des soumissions - Date limite: 5 mail 2017 - Heure limite : 10:00:00 Modalité Contrat à exécution sur demande - un seul prestataire de services Mode de sollicitation Publique Statut du Donneur d’Ordre Individuel Mode d’adjudication : Prix ajusté le plus bas Durée du contrat Voir la section 15.00 du contrat Nombre d’options de renouvellement (Voir la section 15.00 du contrat) --- Gestionnaire du dossier Peter Bergeron - Téléphone (numéro sur l'avis officiel) - Courriel (courriel sur l'avis officiel)