Services-conseils en planification et gestion de projets PMO pour le projet Dossier santé Québec (DSQ)

Type de services à fournir: Services-conseils d’un conseiller en planification et gestion de projets – PMO pour le projet Dossier santé Québec (DSQ) Sous la responsabilité de la responsable des affaires internes et de la fermeture du portefeuille de projets DSQ, le PMO travaillera en collaboration avec les chargés de projet, les PCO(s) et les différents partenaires, le prestataire de services doit : Description des travaux à réaliser : – Assurer le leadership de fermeture du portefeuille de projets, de la documentation et de transfert des connaissances; – Gérer le portefeuille des projets DSQ, rendre compte de l’état d’avancement; – Analyser les rapports de reddition de comptes produits par projets et préparer les avis et/ou recommandations pertinentes; – Réviser et contrôler les rapports financiers du portefeuille des projets du DSQ; – Consolider les données et dresser un portrait budgétaire de suivi, dépenses, du reste à faire et des écarts; – Concilier les données financières entre les projets et la comptabilité; – Valider les rapports de clôture des projets et préparer les rencontres d’approbation et y participer; – Mettre en place et garder à jour un coffre à outils du portefeuille de projets; – Supporter les différentes clientèles et les équipes de projets durant tout le cycle de vie de projets des projets restants à fermer; – Mettre en place un processus de gestion documentaire dans un contexte de gestion de portefeuilles de projets et voir à l’opérationnalisation à d’autres initiatives; – Soutenir les états de santé de projets afin de participer à la préparation de la synthèse ministérielle; – Documenter les revues de projets selon les règles en vigueur; – Vérifier l’assurance-qualité des Registres des biens livrables, des demandes de changement (DDC) et des États de santé des projets DSQ dans l’application (Actifs+Réseau); – Consolider et faire la synthèse des rapports de clôture du portefeuille des projets DSQ et faire un suivi régulier à la DGTI; – Fermer le Bureau de projets DSQ; – Répondre aux différentes demandes de la DGTI. Principaux biens livrables attendus : – Coffre à outils de portefeuille de projets (différents gabarits de manuel d’organisation de projet (MOP), suivi de projet, gestion des risques, demandes de changement (DDC), indicateur de gestion, différents processus, gabarits de rapport d’avancement, de clôture (M060S), rapport synthèse final, présentation stratégique, de revue, de fermeture du portefeuille de projets DSQ, et modèle de transfert de responsabilité du DSQ, Cartographie du portefeuille des projets DSQ et leurs interdépendances; etc.); – Processus de gestion documentaire; – Rapport intégré des enveloppes budgétaires, des dépenses et de l’utilisation des contingences et consolidation avec la Direction des Services administratifs; – Tableau de bord de la situation financière consolidée de l’ensemble des projets, des dépenses et de l’utilisation des contingences; – Présentations de haut niveau; – Rapport synthèse de fermeture du portefeuille de projets DSQ; – Inventaire de la documentation des projets DSQ; – Revue mensuel et rapport d’avancement, le cas échéant; – Inventaire des équipements; – Rapport de clôture du Bureau de projets DSQ; – Transfert de connaissances; – Document de la fermeture du portefeuille de projets DSQ.