Analyse comparative-administration pensions

CEM Benchmarking Inc.
372 Bay Street
Suite 1000
Toronto Ontario
Canada
M5H2W9
Nature des besoins :

1. Préavis d'adjudication de contrat

Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.

2. Définition des besoins

Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC), par l'intermédiaire de la Direction des services de pension, a besoin de services d'analyse comparative pour saisir les mesures du rendement applicables à ses processus d'administration des pensions du Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP), à ses systèmes et à sa structure organisationnelle connexes, et ce, afin de prendre de meilleures décisions opérationnelles en ce qui concerne l'amélioration des services d'administration des pensions. Le travail impliquera ce qui suit :

Services requis

1. A)
   Services d'analyse comparative dans le but de comparer le total des coûts et le niveau de service à ceux du groupe des pairs.
2. B)
   Services d'analyse comparative dans le but de comparer les coûts, les volumes de transactions et la complexité du régime pour les activités principales d'administration des pensions, y compris;

1. 1)
   émission du premier paiement et des paiements récurrents et début de la pension;
2. 2)
   collecte et enregistrement des cotisations et d'autres données;
3. 3)
   cessation des paiements, transfert à l'extérieur ou remboursements;
4. 4)
   rachat de service;
5. 5)
   communications de masse aux participants et aux pensionnés;
6. 6)
   estimation des prestations de retraite;
7. 7)
   transferts de pensions;
8. 8)
   service de consultation destiné aux participants;
9. 9)
   centre d'appels;
10. 10)
    grands projets;
11. 11)
    quote-part de l'employeur;
12. 12)
    contrôle financier et gouvernance;
13. 13)
    technologie de l'information (exclut les grands projets);
14. 14)
    services de soutien et autres;
15. 15)
    conception du régime et définition des règles;
16. 16)
    invalidité (si couvert par le régime).

C) Les comptes rendus sommaires doivent se composer de ce qui suit :

1. 1)
   un sommaire des grandes lignes des résultats du sondage; et
2. 2)
   une comparaison des coûts d'administration totaux, des coûts des activités, des niveaux de service, des volumes de transactions et de la complexité du régime par rapport à un groupe de pairs et l'ensemble des organisations.

D) Analyse comparative des entreprises similaires

Le groupe des participants au sondage dans le cadre de l'analyse comparative doit se composer d'au moins vingt (20) organisations publiques canadiennes et étrangères. Le groupe de pairs servant à la comparaison doit comprendre au moins dix (10) régimes de pensions publics canadiens et étrangers. Le rapport du sondage présentera une comparaison des activités d'administration des pensions du RPRFP visant tous les participants, tel que décrit au point A), par rapport aux groupes de pairs pour les coûts d'administration totaux, les coûts des activités, les niveaux de service, les volumes de transactions et la complexité du régime.

E) Méthode de collecte de données

1. 1)
   Fournir à TPSGC des sondages électroniques détaillés (feuilles de calcul) pour compiler les données du RPRFP à envoyer à l'entrepreneur;
2. 2)
   Vérifier que les données de TPSGC a soumises pour le RPRFP satisfont aux exigences du sondage dans le cadre de l'analyse comparative et qu'elles sont réparties correctement dans le sondage;
3. 3)
   Fournir une rétroaction à TPSGC sur la qualité des données sur le RPRFP fournies à l'entrepreneur afin de permettre à TPSGC de modifier ou d'ajuster l'emplacement des données au bon endroit dans le sondage;
4. 4)
   Obtenir de TPSGC le matériel et les données nécessaires pour permettre à l'administrateur du RPRFP de mener un sondage annuel supplémentaire.

Tâches détaillées

Le processus d'analyse comparative des services de pensions de TPSGC comprendra cinq (5) phases distinctes, qui suivront un cycle annuel, comme suit :

A) Sondage

1) Fournir tout le matériel du sondage (questionnaire général du sondage, feuilles de calcul sur la répartition des coûts, définition des activités, rapports sur les données de sortie et explications du sondage), organiser des réunions et fixer les dates en temps opportun;

2) Tenir des réunions avec les représentants de la DSP et du Centre des pensions afin d'examiner les questions du sondage et le format du matériel d'entrée ainsi que d'expliquer les changements (le cas échéant) apportés à la méthode de collecte et de saisie des données et l'importance des différents renseignements à fournir;

3) Fournir le format des outils d'établissement de rapports, lequel doit être énoncé clairement et bien compris par les représentants de TPSGC;

4) Communiquer à TPSGC, par écrit et de façon claire, concise et opportune, des renseignements sur l'information nécessaire du sondage, les réunions prévues et les données, entre autres.

B) Rapport

1) Rédiger une ébauche du rapport d'analyse comparative;

2) Tenir des téléconférences avec les représentants de TPSGC (au besoin) afin d'examiner les données fournies pour le rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative, en vue de vérifier l'exactitude des coûts et des données narratives ainsi que de corriger les anomalies dans les données remises à l'entrepreneur;

3) Fournir un rapport d'enquête annuel sur l'analyse comparative afin d'établir une comparaison des données de TPSGC avec celles de groupes de pairs par rapport aux aspects suivants :

i. coût d'administration total;
ii. coûts des activités;
iii. niveaux de service;
iv. volumes de transactions;
v. complexité du régime;
vi. capacité de gestion des relations avec la clientèle.

4) Le rapport de l'analyse comparative du RPRFP doit comprendre ce qui suit :

i. un sommaire des principaux coûts et services de l'organisation, lequel a été peaufiné afin de tenir compte des renseignements sur la méthode de travail et des autres données comparatives principales;

ii. des tableaux et des graphiques consolidés où sont affichés les coûts de toutes les organisations participantes et la moyenne des coûts de chaque activité de programme (directe et de soutien);

iii. des renseignements généraux (facteurs statistiques et organisationnels et services de commerce électronique);

iv. un aperçu de la méthode de travail qui comprend des tableaux de mesure des réponses aux demandes de affichant les normes de service de cette organisation (cible et véritable);

v. un rapport générique sur le compte de pension de retraite de la fonction publique de même que le rapport d'enquête existant au sujet de l'analyse comparative du groupe, lesquels respectent la confidentialité des renseignements sur tous les participants, tout en fournissant des résultats de l'étude comparative qui peuvent être transmis aux divers membres de la haute direction de TPSGC.

5) Effectuer des comparaisons en tenant compte des critères suivants :

i. les coûts répartis pour toutes les organisations;
ii. le coût moyen par programme pour chaque organisation;
iii.le coût par transaction, par programme, de chaque organisation;
iv. le nombre d'employés à plein temps (directs et de soutien) affectés à chaque programme de chaque organisation;
v. le coût moyen de toutes les organisations pour chacune de ces activités particulières;

6) Fournir à TPSGC la version électronique et cinq (5) copies papier du rapport final de l'analyse comparative;

7) Présenter aux responsables du RPRFP, dans leurs locaux, un exposé sur les résultats finaux de l'analyse comparative au moment qui conviendra à TPSGC;

8) Préparer l'ordre du jour des conférences annuelles, comme il est précisé dans la section C) cidessous.

C) Conférence internationale annuelle

1) Organiser une réunion internationale annuelle et remettre à TPSGC trois invitations destinées aux responsables du RPRFP;

2) Remettre à TPSGC un résumé des notes recueillies pendant les réunions en petits groupes après la conférence;

3) Les frais d'inscription à cette conférence sont compris dans le prix global du service. Toutefois, les frais de voyage (y compris l'hôtel et l'avion) sont assumés par TPSGC.

D) Étude annuelle sur les pratiques exemplaires

L'étude doit comprendre :

1. 1)
   Le type et la portée des services à examiner;
2. 2)
   Le rapport d'évaluation des services dans lequel on donne un aperçu des pratiques exemplaires et des exemples précis de ces dernières, ainsi qu'elles sont utilisées par les participants sondés;
3. 3)
   Toute étude sur l'administration des pensions menée et publiée durant l'année où TPSGC participe au service de l'entrepreneur.

TPSGC fournira :

1) les données, les renseignements et le matériel dont l'entrepreneur a besoin pour offrir ce service d'évaluation supplémentaire.

F) Réseau de pairs en ligne

L'entrepreneur doit donner à TPSGC l'accès au réseau en ligne de pairs de l'entrepreneur durant l'année où TPSGC participe au service de l'entrepreneur.

PRODUITS LIVRABLES ET CALENDRIER

Le processus d'analyse comparative de TPSGC sur les régimes de pensions aura lieu tous les ans. L'entrepreneur doit élaborer les produits livrables de la façon qui suit.

1. Phase I - Sondage
L'entrepreneur doit élaborer des modèles de sondage (tableurs électroniques et tout autre document électronique pertinent) à remplir et à compiler pour le sondage annuel dans le cadre de l'analyse comparative. Le sondage et les feuilles de calcul connexes doivent être envoyés à TPSGC d'ici la mi juillet.

2. Phase II - Rapport
L'entrepreneur doit :

1. 1)
   rédiger l'ébauche du rapport sur l'analyse comparative d'ici février;
2. 2)
   fournir des fichiers électroniques du rapport final sur l'analyse comparative à TPSGC pour le RPRFP de deux (2) à trois (3) semaines après la présentation de l'ébauche du rapport.

3. Phase III - Sondage supplémentaire
L'entrepreneur doit :

1. 1)
   élaborer des modèles de sondage à remplir et à compiler pour le sondage supplémentaire;
2. 2)
   remettre les modèles de sondage à TPSGC;
3. 3)
   compiler l'information, publier le rapport sur le sondage supplémentaire et en discuter pendant la conférence annuelle;
4. 4)
   publier le rapport sur le sondage supplémentaire et le faire parvenir à TPSGC après la conférence.

4. Phase IV - Conférences
L'entrepreneur doit :

1. 1)
   organiser une conférence annuelle pour toutes les organisations participantes pour les groupes de pairs des régimes de pensions;
2. 2)
   fournir le programme de la conférence annuelle ainsi qu'une trousse de conférence aux délégués de TPSGC;
3. 3)
   envoyer à TPSGC le résumé des réunions en petits groupes après la conférence.

5. Phase V - Gérer la présentation au groupe de mentors des résultats de l'analyse comparative au moment qui conviendra à TPSGC après la publication du rapport final.

3. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités qu'il satisfait aux exigences suivantes

• Le fournisseur doit avoir mené au moins deux (2) projets d'analyse comparative pour le secteur public relativement à l'administration des pensions au cours des cinq (5) dernières années;
• Les organisations membres ayant servi à la comparaison dans le cadre des projets d'analyse comparative susmentionnés doivent comprendre une combinaison d'au moins vingt (20) organisations canadiennes et internationales;
• Le fournisseur doit avoir une base de données qui comporte des renseignements sur les pensions provenant des vingt (20) organisations canadiennes et internationales susmentionnées à des fins de comparaison;
• Le fournisseur doit avoir un réseau de pairs pour que ses membres puissent échanger de l'information relative à l'administration des pensions;
• Le gestionnaire de projet proposé doit avoir acquis une expérience de la gestion et de la direction de deux (2) projets d'analyse comparative des pensions au cours des cinq (5) dernières années;
• Le fournisseur doit utiliser une méthodologie attestée pour recueillir des données sur les niveaux de service de pension et les coûts d'administration ainsi que pour en effectuer une analyse comparative.

4. Applicabilité des accords commerciaux à l'achat
Le présent achat est assujetti à l'accord commercial (aux accords commerciaux) suivant(s)
o Accord de libre-échange canadien (ALEC)
o Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC)
o Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)
o Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne (AECG)

5. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance

Le fournisseur pré-identifié effectue des analyses comparatives de mesures et d'activités clés liées à l'administration des pensions depuis 1992. Au cours des vingt dernières années, ils ont développé une expertise hautement spécialisée et des processus d'analyse comparative des fonds de pension. En outre, ils ont développé une base de données exclusive permettant de saisir et d'analyser les données d'administration des prestations, ce qui répond aux besoins de TPSGC.

6. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État

L'exception suivante au Règlement sur les marchés de l'État est invoquée pour cet achat : paragraphe 6 (d) "une seule personne est capable d'exécuter le marché."

7. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité

Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de :

7.1 Accord de libre-échange canadien (ALEC) - article 513 1. b), si les produits ou les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existe pas de produits ou de services de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisants pour l'une des raisons suivantes :

(iii) l'absence de concurrence pour des raisons techniques,

7.2 Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) - article(s) XIII 1 b. dans les cas où les marchandises ou les services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera pas de marchandise ou de service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant pour l'une des raisons suivantes:

iii) absence de concurrence pour des raisons techniques;

7.3 Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) - article 1016 2. b): lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de renseignements de nature exclusive, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant;

7.4 Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne (AECG) - article: 19.12 b.:

si les produits ou les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existe pas de produits ou de services de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisants pour l'une des raisons suivantes :

3. L'absence de concurrence pour des raisons techniques,

8. Titre de propriété intellectuelle

Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l'entrepreneur.

9. Période du contrat proposé ou date de livraison

Le contrat proposé est pour une période de 3 années, à partir du 1 juillet, 2019 jusqu'au 30 Juin, 2022 avec trois périodes d'options supplémentaires d'un an.

10. Coût estimatif du contrat proposé

$355,950.00

11. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance

Cost Effectiveness Measurements Benchmarking Inc. (CEM)
372 Bay Street, Suite 1000
Toronto, Ontario
M5H 2W9
Canada

12. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

13. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités

La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont le 23 mai, 2019 à 2PM HAE.

14. Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :

Alain Papineau
Spécialiste en approvisionnement, Direction générale des Approvisionnements
Services publics et de l'Approvisionnement Canada
Téléphone: (numéro sur l'avis officiel)
(courriel sur l'avis officiel)

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de ne négocier qu'avec elle. Pour de plus amples renseignements concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus.

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d'avance. Si pendant la période d'affichage, aucun fournisseur ne présente d'énoncé de compétences répondant aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés pourra alors procéder à l'attribution du marché. S'il est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis peuvent présenter un énoncé de compétences à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis. L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit d'un envoi par télécopieur.

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.