SOLUTION LOGICIELLE DE TRAITEMENT DES DEMANDS

Avis de projet de marché (APM)
SOLUTION LOGICIELLE DE TRAITEMENT DES DEMANDES D'ACCÈS À L'INFORMATION ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (AIPRP)

1.0 CONTEXTE
La demande de soumissions vise à l'attribution de deux (2) contrats au plus à deux niveaux de fonctionnalité différents (niveau I et niveau II), tels que définis à l'annexe A, Énoncé des travaux, pour une durée initiale d'un (1) an chacun. Les contrats comprendront neuf (9) options irrévocables permettant au Canada d'en prolonger la durée d'un (1) an chacune.
Puisque les institutions du GC fournissent actuellement des services d'AIPRP de nombreuses différentes manières et au moyen de solutions logicielles qui, dans la plupart des cas, n'offrent pas la flexibilité nécessaire pour récupérer efficacement de l'information ou pour permettre l'échange d'information sécurisée, le GC cherche à moderniser les diverses solutions logicielles de gestion des demandes utilisées dans l'ensemble du gouvernement fédéral. Les nouvelles SLTD doivent offrir au GC une technologie plus récente et plus avancée dans les bureaux fédéraux de l'AIPRP; elles doivent offrir des avantages considérables en matière d'efficacité et d'économies en coûts administratifs pour le traitement des demandes d'AIPRP, le tout en abandonnant les anciennes solutions cloisonnées et celles sur support papier.
Le GC cherche donc à passer jusqu'à deux (2) contrats pluriministériels dans deux niveaux de fonctionnalité distincts (niveau I et niveau II) à l'intention d'environ 265 ministères, organismes, sociétés d'État et filiales en propriété exclusive du GC.

2.0 Capacités et exigences opérationnelles
Le Canada cherche à ce que la Solution proposée réponde à certaines capacités et exigences opérationnelles, y compris, sans toutefois s'y limiter :
2.1 La SLTD doit donner les résultats présentés ci-dessous :
i Automatiser le traitement électronique des demandes d'AIPRP et des processus administratifs, ou en augmenter l'efficacité.
ii Abandonner les processus manuels ou sur support papier.
iii Accroître l'intégration entre les outils et les systèmes du GC.
iv Simplifier la conception des bases de données pour accroître le rendement et la fiabilité.
v Centraliser les données, dans la mesure du possible (source unique), et échanger les données par l'intermédiaire des services.
vi Réduire l'empreinte globale des données.
vii Améliorer l'exactitude et la normalisation des données.
viii Alléger le fardeau lié à la saisie des données pour le personnel.
ix Améliorer l'utilisation des données existantes pour améliorer les activités d'analyse, de production de rapports et de prise de décisions.
x Améliorer la conception, l'interface et la convivialité du système.
xi Diminuer le recours aux interventions manuelles de correction de données pour réduire les coûts opérationnels totaux.
xii Améliorer la qualité des versions du système pour réduire au minimum les besoins d'interventions d'entretien correctif.
xiii Utiliser les technologies Web innovantes pour offrir des solutions intégrées et économiques.
xiv Réagir de manière rapide et efficace aux mandats législatifs nécessitant la modification des systèmes.
xv Réduire les coûts opérationnels et d'entretien globaux de la SLTD relativement au traitement des demandes d'AIPRP.
xvi Permettre le déploiement dans les environnements de réseau à domaine simple ou à domaines multiples.
xvii Permettre l'intégration au Service de demande d'AIPRP en ligne du GC.
xviii Produire des réponses cohérentes.
xix Permettre aux institutions du GC d'offrir électroniquement des services d'AIPRP en toute conformité avec la loi et les politiques, y compris celles relatives aux langues officielles et à l'accessibilité.
xx Offrir une gamme de niveaux de fonctionnalité pour le traitement des demandes d'AIPRP des institutions du GC qui exigent de niveaux plus élevés d'automatisation, d'intégration et de production de rapports.
xxi Offrir des fonctionnalités supplémentaires pouvant appuyer les institutions du GC par l'entremise de niveaux plus avancés d'automation et d'intégration des systèmes, et de fonctionnalités spécialisées pour la prestation des services d'AIPRP.
2.2 (a) Portée du niveau I :
L'entrepreneur doit fournir une version économique de la SLTD qui fournit les fonctionnalités de base nécessaires pour permettre au GC de remplir ses obligations en matière d'AIPRP envers les Canadiens. Au minimum, la solution de ce niveau doit fournir les fonctionnalités décrites à l'appendice A de l'annexe A et doit se conformer aux lois, aux politiques et aux directives canadiennes.
Les exigences comprennent les suivantes :
i gestion des dossiers;
ii caviardage électronique;
iii collaboration;
iv recherche et production de rapports;
v audits;
vi sécurité des applications.
2.2 (b) Portée du niveau II :
L'entrepreneur doit fournir une version solide de la SLTD qui offre les fonctionnalités de base et avancées requises pour permettre au GC de remplir ses obligations en matière d'AIPRP envers les Canadiens. La solution de ce niveau doit fournir les fonctionnalités décrites à l'appendice B de l'annexe A et doit se conformer aux lois, aux politiques et aux directives canadiennes.
Les exigences du niveau II prévoient des fonctionnalités supplémentaires et précisent davantage les exigences définies pour la solution du niveau I. Il s'agit d'une solution riche en caractéristiques qui soutient les institutions du GC grâce à des niveaux avancés d'automatisation, d'intégration de systèmes et de fonctionnalités spécialisées pour la prestation de services d'AIPRP. Les exigences comprennent les suivantes :
i. gestion de la correspondance;
ii. gestion des frais;
iii. alertes;
iv. gestion du flux de travail;
v. mesures et analyse des données;
vi. reconnaissance des particularités et apprentissage machine
3.0 Stratégie d'approvisionnement proposée
Le processus de sélection pour ce processus d'approvisionnement agile se décline en deux phases.

Phase 1 : Proposition recevable qui aura reçu le meilleur résultat total pour le mérite technique (70 %) et le prix (30 %).

À toutes les propositions répondant à toutes les exigences obligatoires, on attribuera une note combinée pour le mérite technique et le prix, dans les proportions précédemment indiquées.
Pour chaque niveau, les trois soumissions dont la note est la plus élevée feront l'objet d'une évaluation sur la capacité et la convivialité (ECC).

Phase 2 : Note combinée la plus élevée pour le mérite technique (10 %), l'aspect financier (30 %) et l'évaluation de la capacité et de la convivialité (60 %).

Une fois achevées les évaluations de la capacité et de la convivialité, on retiendra les deux propositions qui auront obtenu le meilleur résultat total pour le mérite technique (phase 1), le prix et l'ECC.
Le processus de conformité des soumissions par étapes s'appliquera à ce besoin, conformément à la politique applicable de SPAC.

Bien que le Canada ait l'intention d'établir un ou des contrats d'une durée déterminée, il se réserve le droit de continuer à conclure des contrats pour cette solution et d'en tirer parti aussi longtemps qu'il le juge logique sur le plan commercial.
L'approvisionnement souple proposé comprendra des dispositions qui permettront aux Solutions contractuelles d'évoluer au fil du temps et de la technologie, ce qui comprend l'incorporation de fonctionnalité ou de technologie ne faisant pas actuellement partie des exigences.
Le contrat subséquent donnera au Canada le droit d'envisager l'inclusion de ces fonctionnalités ou technologies évolutives dans la portée continue des travaux effectués en vertu du contrat, sous réserve des processus d'approbation internes du Canada.
De plus, le contrat subséquent contiendra des dispositions qui donneront au Canada le droit, à une date ultérieure et à sa seule discrétion, d'identifier la solution comme étant une solution multiministérielle ou de désigner la solution comme étant une solution normalisée à l'échelle du gouvernement du Canada, si et quand le Conseil d'examen de l'architecture intégrée du gouvernement du Canada (CEAIGC) le détermine.

Le processus d'approvisionnement souple à plusieurs étapes est mené au cours des étapes suivantes :

DDP
Étape 1 : Évaluation des propositions
Classement des trois premiers soumissionnaires à chaque niveau
Étape 2 : Évaluation de la capacité et de la convivialité (ECC) des soumissionnaires les mieux classés
Jusqu'à deux (2) contrats attribués à chaque niveau

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.