Système de suivi de la correspondance

PAC du ministère des Finances- cmEnterprise

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un avis public
indiquant à la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou
un organisme a l'intention de passer un marché pour un bien, un
service ou des travaux de construction à un fournisseur
sélectionné d'avance, permettant ainsi à d'autres fournisseurs
de signaler leur intérêt en soumettant un énoncé de capacités.
Si aucun fournisseur ne soumet un énoncé de capacités conforme
aux exigences énoncées dans le PAC au plus tard à la date de
clôture indiquée dans le préavis, l'agent des contrats peut
attribuer le contrat au fournisseur sélectionné d'avance.

EXIGENCES:

Le ministère des Finances (le «Ministère») doit répondre chaque
année à des milliers de demandes et de lettres et autres
communications écrites ou sur support électronique. Afin de
s'acquitter de cette tâche de manière efficiente et en temps
opportun, il faut assurer le suivi de ces documents, depuis la
réception de la communication initiale jusqu'à l'envoi de la
réponse. Le Ministère échange en outre au besoin, dans le cadre
de ce processus, des renseignements en lien avec des demandes de
correspondance avec d'autres ministères et organismes.

CRITÈRES D'ÉVALUATION DE L'ÉNONCÉ DE CAPACITÉS

Exigences essentielles minimales

Le système de suivi de la correspondance proposé doit être un
moteur de suivi du travail qui permet aux usagers de suivre
rapidement et aisément toutes les activités liées à un document
donné. Il doit comporter une interface graphique qui permet à
l'usager de constater dès le premier coup d'œil l'état
d'avancement du document, y compris toutes les étapes
précédentes, courantes et futures de la chaîne de travail. Le
logiciel client du système de suivi de la correspondance doit
concilier la souplesse requise pour traiter un large éventail de
scénarios de suivi et la simplicité qu'exige la productivité
optimale des usagers. Le logiciel doit aussi comporter des
fonctions conviviales permettant d'économiser du temps et des
frappes pour saisir les nouveaux documents, attribuer les
gabarits d'acheminement, exécuter des recherches ou produire des
rapports.

Tour fournisseur intéressé doit démontrer dans un énoncé des
capacités qu'il répond aux exigences suivantes:

1. Le système de suivi de la correspondance proposé doit être
disponible dans le commerce.

2. Le système de suivi de la correspondance proposé doit
permettre et faciliter l'échange interministériel de
renseignements de correspondance entre le Ministère et le Bureau
du surintendant des institutions financières, Justice Canada,
Affaires étrangères et Commerce international Canada, la
Commission de la fonction publique du Canada et le Bureau du
vérificateur général du Canada. Les applications ccmMercury et
ccmEnterprise sont déjà installées et pleinement opérationnelles
dans l'environnement technique de ces ministères et organismes.
Le produit ccmEnterprise est le seul qui permettra au Ministère
d'assurer la connectivité et l'intégration didirectionnelle avec
les environnements techniques ministériels et l'échange homogène
de renseignements.

3. Le système de suivi de la correspondance proposé doit
s'intégrer aux composantes du SGDDR comme LiveLink ECM afin
d'attribuer des codes de classification des documents aux pièces
jointes.

4. Le système de suivi de la correspondance proposé doit
s'intégrer à Microsoft SharePoint pour la gestion des pièces
jointes.

5. Le système de suivi de la correspondance proposé doit offrir
toutes les fonctions dans une interface multilingue (français
canadien et anglais canadien), électroniquement et au moyen
d'extrants imprimés.

6. Le système de suivi de la correspondance proposé doit
s'intégrer à Windows Active Directory pour rehausser la sécurité
de l'application de même que l'efficience administrative.

7. Le système de suivi de la correspondance proposé doit
permettre l'ajout de pièces jointes et leur envoi par courriel
(documents Word et URL) et assurer le contrôle des versions de
toutes les pièces jointes.

8. Le système de suivi de la correspondance proposé doit générer
un chemin de vérification détaillé intégré et détaillé qui
consigne l'activité des usagers et l'accès aux données à des
fins de traçabilité et pour assurer la sécurité des données.

9. Le système de suivi de la correspondance proposé doit
comporter des fonctions de configuration de simplification comme
des gabarits, des étiquettes, des listes de sélection et des
règles de validation pour rehausser l'efficience et la
normalisation.

10. Les conditions de la licence de logiciel du développeur sont
inacceptables à l'État. Ce logiciel est de type «propriétaire»,
et l'entrepreneur proposé doit pouvoir négocier les modalités du
marché et de la licence de logiciel connexe y compris, entre
autres choses, les limites de responsabilité, l'indemnisation,
la transférabilité, l'annulation et le remboursement à l'État.

APPLICATION DES ACCORD COMMERCIAUX

Ce marché est assujetti aux accords commerciaux suivants:

Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Accord de libreéchange nord-américain (ALENA)
Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du
commerce (AMP-OMC)

JUSTIFICATION DU FOURNISSEUR SÉLECTIONNÉ D'AVANCE

ccmEnterprise est un système de suivi de la correspondance
disponible dans le commerce qui appuie la connectivité et
l'intégration avec l'environnement technique du Ministère sans
nécessiter de configuration additionnelle. ccmEnterprise est un
tel logiciel. Il a été conçu et mis au point par WorkDynamics
pour répondre aux exigences de suivi de la correspondance des
cadres supérieurs du gouvernement du Canada. ccmEnterprise
assurera l'efficience des processus existants du Ministère em
acheminant automatiquement la correspondance, les demandes de
mesures, les approbations, etc. à une même personne, à un groupe
de personnes ou aux remplaçants désignés. ccmEnterprise
s'intègre à l'infrastructure serveur Windows Server 2008 du
Ministère et à Outlook Exchange afin de signaler par courriel
les échéances imminentes ou manquées. ccmEnterprise fournira aux
gestionnaires, au personnel de soutien et à l'unité de
correspondance ministérielle des outils automatisés et
essentiels pour déceler les tendances historiques et les
problèmes d'efficience administrative; il fournira également au
personnel des cabinets du ministre des Finances et du ministre
d'État (Finances) des rapports à jour de suivi de la
correspondance. ccmEnterprise permet aux usagers d'exécuter des
fonctions de configuration exhaustives pour traiter des
renseignements de pratiquement toute nature et de s'adapter à
l'évolution des processus administratifs sans avoir besoin de
soutien technique particulier. ccmEnterprise répond à toutes les
exigences technologiques et réglementaires du Ministère.

ccmEnterprise est le seul logiciel qui peut assurer
l'interopérabilité homogène de l'information entre le Bureau du
surintendant des institutions financières, Justice Canada,
Affaires étrangères et Commerce international Canada, la
Commission de la fonction publique du Canada et le Bureau du
vérificateur général du Canada pour assurer la prestation
efficiente et améliorée de services entre ces organisations.
ccmEnterprise comprend le logiciel de connectivité ccmExchange
qui permettra au Ministère d'échanger de façon sécuritaire des
renseignements (documents) avec les ministères et organismes
susmentionnés (clients) à l'aide des applications ccmMercury et
ccmEnterprise. ccmEnterprise est le seul produit disponible qui
répond à cette exigence de connectivité.

Le produit ccmEnterprise est le seul qui permettra au Ministère
d'assurer la connectivité et l'intégration bidirectionnelle avec
les environnements techniques ministériels et l'échange homogène
de renseignements.

WorkDynamics Technologies Inc. détient les droits de propriété
intellectuelle sur le logiciel, et elle seule peut fournir le
produit et assurer l'échange homogène de renseignements.

EXCEPTIONS PERÉVUES PAR LE RÈGLEMENT SUR LES MARCHÉS DE L'ÉTAT

L'article6 du Règlement sur les marchés de l'État est invoqué
relativement à ce marché d'approvisionnement puisqu'il marché ne
peut être exécuté que par une seule personne ou entreprise.

JUSTIFICATION DES EXCLUSIONS ET DU RECOURS À UN APPEL D'OFFRES
RESTREINT

L'alinéa506.12b) de l'annexe4.4 de l'ACI s'applique pour
justifier le recours à un appel d'offres restreint lorsque, pour
des raisons d'ordre technique, il y a absence de concurrence et
que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un
fournisseur donné et qu'il n'existe aucune solution de rechange
ou encore de produits ou services de remplacement.

L'alinéa1016.2b) de l'ALENA s'applique pour justifier le recours
à un appel d'offres restreint lorsque, du fait qu'il s'agit de
travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de
brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de
renseignements de nature exclusive, ou en l'absence de
concurrence pour des raisons techniques, les produits ou
services ne pourront être fournis que par un fournisseur
particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de
rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant.

L'alinéaXV(b) de l'AMP-OMC s'applique pour justifier le recours
à un appel d'offres restreint lorsque, du fait qu'il s'agit de
travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de
droits exclusifs, tels que des droits de brevet ou de
reproduction, ou en l'absence de concurrence pour des raisons
techniques, les produits ou services ne pourront être fournis
que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun
produit ou service de rechange ou de remplacement
raisonnablement satisfaisant.

DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L'entrepreneur détient tout droit de propriété intellectuelle
sur les renseignements originaux en lien avec le projet de
marché.

DURÉE DU CONTRAT

PROPOSÉ:

Tous les livrables énumérés dans la description du besoin
doivent être livrés dans les dix jours.

L'entrepreneur fournira le logiciel sous licence et la
documentation connexe dans les dix (10) jours ouvrables suivant
l'adjudication du contrat. Les services d'entretien et de
soutien seront fournis pendant un an à compter de l'acceptation
du logiciel. Le contrat comportera quatre années d'option pour
renouveler les services d'entretien et pour étendre la portée
des licences incluant des services d'entretien et de soutien
connexes.

NOM ET ADRESSE DU FOURNISSEUR SÉLECTIONNÉ D'AVANCE

WorkDynamics Technologies Inc, Kanata (Ontario), Canada.

DROIT DU FOURNISSEUR DE SOUMETTRE UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS

Les fournisseurs qui estiment être entièrement qualifiés et
disponibles pour fournir les biens, les services ou les travaux
de construction décris dans le PAC peuvent soumettre un énoncé
de capacités écrit à la personne-ressource désignée dans le
préavis, au plus tard à la date de clôture du préavis. L'énoncé
de capacités doit clairement démontrer en quoi le fournisseur
répond aux exigences annoncées.

Les documents peuvent être soumis dans l'une ou l'autre langue
officielle.

RENSEIGNEMENTS ET DÉPÔT D'UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS

Prière de soumettre toute question ou tout énoncé de capacités à:

Michael Beaudoin
Contracting Officer / Agent de Contract
Direction de l'acquisition de logiciels et de système partagés |
Software and Shared Systems Procurement Directorate
Direction générale des approvisionnements | Acquisitions Branch
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada | Public
Works and Government Services Canada
11, rue Laurier, Gatineau (QC) K1A 0S5 (Phase III, 4C1) | 11
Laurier Street, Gatineau, QC K1A 0S5 Phase III, 4C1)
(courriel sur l'avis officiel)
Téléphone | Telephone (numéro sur l'avis officiel)
Télécopieur | Facsimile (numéro sur l'avis officiel)

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de
n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de
ne négocier qu'avec elle. Pour de plus amples renseignements
concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation
des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus.

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères
et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de
quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des
fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien,
un service ou des travaux de construction à un fournisseur
sélectionné d'avance. Si pendant la période d'affichage, aucun
fournisseur ne présente d'énoncé de compétences répondant aux
exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des
marchés pourra alors procéder à l'attribution du marché. S'il
est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux
exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des
marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts
à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis
peuvent présenter un énoncé de compétences à la
personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici
la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis.
L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont
le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences
indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation
des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de
contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur
l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit
d'un envoi par télécopieur.

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.