Scanner de microfiche et microfilm

Scanner de microfiche et microfilm

A0167-163743/A
Hooper, Marlyn
N° de téléphone - (numéro sur l'avis officiel)
Nº fax - (numéro sur l'avis officiel)

1. Préavis d'adjudication de contrat

Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.

2. Définition des besoins

La Direction générale de la gestion et du règlement des litiges d’Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) requiert la fourniture d’un scanner multifonctionnel à haute capacité pouvant numériser les microfiches et les microfilms en bobine dans le but de traiter rapidement de grandes quantités de données aux fins de la découverte et de la gestion des données. La fonction de la numérisation en bobine est essentielle étant donné que la fonction saisit une image de qualité supérieure aux autres machines, ce qui permet ensuite la conversion des images en contenu consultable au moyen de la fonction de reconnaissance optique de caractères (ROC). La Direction générale de la gestion et du règlement des litiges requiert également que le scanner puisse balayer des cartes à fenêtre, de très grandes fiches, des ultrafiches et des mini fiches afin de balayer de manière adéquate divers types de documents (y compris des lettres, des cartes, des papiers, etc.).

3.Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences essentielles minimales)
Tous les fournisseurs intéressés doivent démontrer au moyen d’un énoncé de capacités que son scanner de microfiche et de microfilm satisfait aux exigences minimales suivantes :

• Doit être une seule machine pouvant numériser des microfiches et des microfilms en bobine;
• Doit pouvoir numériser un grand nombre de formats et de tailles de document, y compris les cartes à fenêtre, les très grandes fiches, les ultrafiches, les fiches de taille E et des mini fiches documents sans difficulté technique;
• Doit produire des images balayées par scanner à haute résolution et fidélité dans divers formats numériques et formater ces images au moyen de la fonction de reconnaissance optique de caractères (ROC) dans des documents facilement accessibles, exportables et consultables aux fins d’examen par les chercheurs et les conseillers juridiques;
• Doit pouvoir balayer, saisir et traiter de grandes quantités de données et d’images à une très grande vitesse, et ce, en tout temps;
• Doit disposer d’un logiciel qui permet la réalisation d’un balayage et d’activités de contrôle de la qualité de l’image simultanément de divers postes de travail sans retard important ou problèmes techniques;
• Doit disposer d’un logiciel qui contient des champs personnalisables contrôlés par l’utilisateur pour le codage et le catalogage des bases de données;
• Doit disposer d’un logiciel qui est entièrement compatible avec d’autres logiciels de base de données tiers.

4.Applicabilité des accords commerciaux à l'achat

Le présent achat est assujetti à l'accord commercial (aux accords commerciaux) suivants :

• Accord sur le commerce intérieur (ACI)
• Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)

5.Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance

Le scanner FlexScan de NextScan (distribué par Ristech Company Inc., le concessionnaire canadien autorisé par le fabricant d’équipementd’origine (FEO)) a les caractéristiques techniques uniques suivantes qui ne sont pas offertes par d’autres concessionnaires qui sont requises pour permettre à la Direction générale de la gestion et du règlement des litiges d’AANC de numériser une grandecollection de microfilms et de microfiches des archives provinciales et territoriales pour les litiges que gère AANC.

• Doit être une seule machine pouvant numériser des microfiches et des microfilms en bobine;

Le scanner doit pouvoir convertir desrouleaux de films et/ou des jaquettes de fiches en fichiers numériques pour permettre l’accès électronique, au besoin, aux fins de l’entrée dans la base de données et l’accès par les chercheurs et les conseillers juridiques.

• Doit pouvoir balayer unvaste éventail de formats, y compris les cartes à fenêtre, les fiches de taille E, les ultrafiches, les très grandes fiches et les mini fiches sans difficulté technique;

Le scanner doit avoir la capacité technique pour bien numériser et traiter une multitude de différents médias d’images sans problèmes ou démarrage spécial à part l’installation initiale. En raison de la longue durée et de la progression subséquente dans divers formats de documents et types d’images des données du ministère, il est impératif pour les chercheurs, les gestionnaires de cas et les avocats plaidants du ministère de la Justice que le scanner puisse traiter ces divers formats afin qu’ils puissent accéder à toute l’information pertinente sans devoir demander une aide spéciale ou l’utilisation d’un scanner ou d’un service d’imagerie supplémentaire. Le scanner doit pouvoir balayer des documents aussi grands que des fiches de taille E (34 po x 44 po) comme ce peut être le cas avec de très grandes cartes.

• Doit produire des images balayées par scanner à haute résolution et fidélité dans divers formats numériques et formater ces images au moyen de la fonction de reconnaissance optique de caractères (ROC) dans des documents facilement accessibles, exportables et consultables aux fins d’examen par les chercheurs et les conseillers juridiques;

Le scanner doit avoir la capacité technique pour produire des images de haute résolution à partir de documents de divers états physiques, y compris des notes historiques et contemporaines écrites à la main, des lettres signées et des cartes sans perdre la qualité de l’image au moyen des fonctions de saisie d’image comme l’enlèvement des mouchetures, l’amélioration de l’image et le formatage automatique. De plus, ce scanner doit pouvoir effectuer la ROC pour une multitude de documents afin qu’on puisse effectuer une recherche par mots clés dans l’ensemble du contenu textuel des documents dans le but de faciliter l’examen du document et le codage de la base de données.

• Doit pouvoir balayer, saisir et traiter de grandes quantités de données et d’images à une très grande vitesse, et ce, en tout temps;

En raison des délais urgents et courts souvent imposés par les décisions et les instances judiciaires (qui dictent l’étendue et la portée de l’information devant être consultée et recherchée dans un cas donné), le ministère exige que le scanner et son logiciel puissent traiter de façon efficace des milliers de documents à une très grande vitesse sans compromettre la qualitéde l’image des documents en cours de balayage et numériser les documents dans un délai très court. Les vitesses de traitement requis sont de 190 ppm pour les microfiches, 400 ppm pour les bobines de pellicule (16 mm) et doit pouvoir balayer jusqu’à 500 cartes à fenêtre sur une largeur de bande standard d’environ 100 Mo/second ou plus rapide, avec une connexion Ethernet de 1 Go.

• Doit être muni de l’équipement et du logiciel permettant la réalisation d’un balayage et d’activités de contrôle de la qualité de l’image simultanément à partir de nombreux postes de travail sans retard important ou de problèmes techniques;

Le matériel du scanner doit être accompagné d’une mémoire prédéfinie de 8 To (téraoctet) et d’un logiciel permettant à de nombreuxchercheurs de balayer et d’examiner la qualité de l’image simultanément à partir de différents postes de travail. Cette caractéristique technique est essentielle pour aborder les contraintes de temps imposées aux chercheurs ainsi que pour satisfaire lesaspects collaboratifs axés sur l’équipe de la recherche et de l’examen de documents.

• Doit disposer d’un logiciel qui contient des champs personnalisables contrôlés par l’utilisateur pour le codage et le catalogage des bases de données;

Pour queles chercheurs et les gestionnaires de cas du ministère puissent accéder à l’information dans les bases de données de gestion de la preuve existantes de manière efficiente et efficace, les images faisant l’objet de balayage par le scanner en question etson logiciel doivent permettre la personnalisation de l’image et des champs de métadonnées aux préférences de l’utilisateur.

• Doit disposer d’un logiciel qui est entièrement compatible avec d’autres logiciels de base de données tiers;

Le logiciel utilisé pour faire fonctionner le scanner doit pouvoir importer/exporter des fichiers aux logiciels de base de données de gestion de la preuve et de découverte utilisés par le ministère. Ces extensions et ces formats de fichiers incluent TIFF bitonal G3/G4, TIFF sans compression, TIFF à pages multiples, JPEG, CALS, PDF/A, PDF à pages multiples, JPEG 2000 et autres.

6.Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État

L'exception suivante (ou les exceptions suivantes) au Règlement sur les marchés de l'État est (sont) invoquée(s) pour cet achat : paragraphe 6d) - « une seule personne est capable d'exécuter le marché ».

7.Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité

Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de:

• Accord sur le commerce intérieur (ACI) - article(s) 506.12 (b) lorsque, pour des raisons d’ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis.
• Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) - article(s) 1016.2 (b) lorsque, du fait qu’il s’agit de travaux d’art ou pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits d’auteur ou d’autres droits exclusifs ou de renseignements de nature exclusive, ou en l’absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu’il n’existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant.

8. Titre de propriété intellectuelle

-Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l'entrepreneur.

9. Période du contrat proposé ou date de livraison

Le système est démander pour le 16 janvier 2017.

10. Coût estimatif du contrat proposé

La valeur estimée du contrat, y compris toute option, est de 130,000.00$ (TPS/TVH en sus).

11. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance

Nom: Ristech Company Inc.
Adresse: 5115 Harvester Road Unit 8, Burlington, ON, L7L 0A3

12. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrerque lefournisseur satisfait aux exigences publiées.

13. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités

La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont le 15 décembre 2016.

14. Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :

Marlyn Hooper
Spécialiste en approvisonnement
6A2 (36) Place du Portage, Phase III
11 rue Laurier, Gatineau QuebecK1A 0S5
Téléphone : (numéro sur l'avis officiel)
Télécopieur : (numéro sur l'avis officiel)
Courriel : (courriel sur l'avis officiel)
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de ne négocier qu'avec elle. Pour de plus amples renseignements concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus.

Un préavis d’adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d’avance. Si pendant la période d’affichage, aucun fournisseur ne présente d’énoncé de compétences répondant aux exigences précisées dans le PAC, l’agent de négociation des marchés pourra alors procéder à l’attribution du marché. S'il est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis peuvent présenter un énoncé de compétences à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis. L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit d'un envoi par télécopieur.

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.