Bibliothèque technique - maintenance des aéronefs

Bibliothèque technique - maintenance des aéronefs

M7594-191140/A

1. Préavis d'adjudication de contrat

Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.

2. Définition de l'exigence

La Sous-direction du Service de l'air (SDSA) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) a besoin d'une bibliothèque technique électronique et centralisée axée sur la maintenance des aéronefs. Cette bibliothèque doit permettre l'échange et le stockage opportun et fiable des rapports et des documents internes et externes de maintenance ainsi que des publications et des procédures techniques liées aux aéronefs. Ces documents sont fournis par des fabricants d'équipement d'origine externes, des fournisseurs, Transports Canada, la GRC; des modules de visualisation peuvent devoir être utilisés par des tiers pour visionner les documents.

Ce contrat offre aussi la possibilité d'acheter des licences pour 50 autres utilisateurs, ainsi que deux autres options de sauvegarde distinctes (sauvegarde avec mise en rotation de 8 h ou roulement direct avec mise en rotation de 1 h), pendant la durée initiale du contrat ou l'une des quatre périodes facultatives d'un an.

3. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités

Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités que son produit satisfait aux exigences suivantes :

Spécifications obligatoires : Bibliothèque technique

- Il doit s'agir d'une solution clé en main et non une version bêta du logiciel ni une solution en cours d'élaboration.

- La bibliothèque technique doit être disponible en tout temps et être assortie d'une disponibilité garantie de 99,6 %.

- Plusieurs utilisateurs provenant de plusieurs endroits doivent pouvoir y accéder simultanément.

- Elle doit permettre à de multiples utilisateurs de consulter la même publication en même temps.

- Elle doit permettre d'accéder à l'interface et à la base de données en temps réel et sur demande.

- Elle doit être capable de contrôler l'accès en fonction des rôles (CAFR) pour limiter l'accès aux administrateurs.

- Elle doit permettre aux administrateurs de la SDSA d'ajouter et de supprimer des utilisateurs du système de façon instantanée.

- Elle doit permettre aux administrateurs de la SDSA de gérer les notifications et la distribution aux utilisateurs en fonction des éléments suivants :

1. a)
   emplacement;
2. b)
   aéronef affecté;
3. c)
   organisation.

- Des dispositions doivent être en place pour s'assurer que les données de la GRC ne seront pas divulguées à quiconque n'est pas autorisé par la GRC.

- Le fournisseur de service de bibliothèque technique de l'aviation doit avoir un processus établi qui comprend des copies de sauvegarde des bases de données pour empêcher la perte de données.

- La bibliothèque doit être compatible avec les dispositifs munis des systèmes d'exploitation suivants :

1. a)
   Microsoft Windows 7;
2. b)
   Microsoft Windows 10;
3. c)
   iOS 11.

- Elle doit être compatible avec les navigateurs Internet suivants :

1. a)
   Internet Explorer 11;
2. b)
   Google Chrome 65;
3. c)
   Mozilla Firefox 59.0.

- Elle doit être compatible avec la version 6.x du navigateur HICO X et capable de l'exécuter au besoin pour exécuter le logiciel IETP.

- Elle doit pouvoir afficher les manuels sur leur dispositif de visionnement ou navigateur natif ou autorisé sans qu'un logiciel privé n'ait besoin d'être installé sur l'ordinateur ou le dispositif de l'utilisateur pour consulter les publications ou utiliser la solution.

- Elle doit être compatible avec les formats d'extension de fichiers suivants :

1. a)
   .pdf;
2. b)
   .doc, .docx;
3. c)
   .xlsx, .xlsm, .xlsb; and
4. d)
   .mpeg, .mpg.

- Elle doit permettre aux administrateurs de la SDSA d'ajouter et de supprimer des publications techniques fournies par la GRC, les organismes de réglementation, les fabricants d'équipement d'origine et les fournisseurs.

- Elle doit comporter une fonction de gestion des abonnements en informant la SDSA lorsque les dates d'expiration des abonnements approchent ou sont atteintes.

- Elle doit permettre le contrôle complet des versions des publications, notamment les éléments suivants :

1. a)
   numéro d'identification unique de la publication :
2. b)
   type de publication;
3. c)
   numéros de révision;
4. d)
   date de révision de la publication;
5. e)
   date de la dernière vérification de la publication.

- Elle doit pouvoir enregistrer l'historique de la version de la publication.

- Elle doit permettre aux administrateurs de la SDSA de modifier les détails des publications.

- Elle doit permettre aux administrateurs de la SDSA de produire des rapports de publication.

- Elle doit permettre l'accès à Internet en procurant aux utilisateurs un accès direct aux portails et aux publications du fabricant d'équipement d'origine à l'extérieur de la bibliothèque technique de l'aviation.

- Elle doit comporter un répertoire de fichiers techniques pouvant être configuré afin de permettre le téléchargement, le stockage et la récupération de divers documents liés aux publications juridiques.

- Elle doit posséder un répertoire d'archives qui est distinct du site principal, mais auquel tous les utilisateurs de la SDSA ont accès. Le site d'archives doit satisfaire aux exigences suivantes :

1. a)
   être distinct du site principal. Les données d'archive ne doivent pas être disponibles à partir du site principal et vice-versa.
2. b)
   La bibliothèque technique doit être visiblement différente du site principal afin de présenter des signes visuels que les utilisateurs peuvent reconnaître.
3. c)
   Elle doit afficher un avertissement disant que l'utilisateur accède à un site d'archives.

- Elle doit permettre aux administrateurs de la SDSA d'archiver des publications.

- Elle doit avoir la capacité d'accepter les sites tiers pour permettre à la SDSA d'échanger des publications particulières avec ses partenaires et fournisseurs.

- Elle doit comporter les champs de recherche suivants :

1. a)
   numéro d'identification unique de la publication;
2. b)
   numéro de la pièce d'équipement;
3. c)
   numéro de modèle;
4. d)
   description.

- Elle doit comporter une fonctionnalité de traçabilité des accès aux fins d'assurance de la qualité.

- Elle doit être capable de produire des écrans Flash, selon les configurations de la SDSA.

Spécifications obligatoires : Fournisseur et bibliothèque technique

- Elle doit pouvoir publier des versions nouvelles ou mises à jour en temps opportun et conformément aux exigences suivantes :

1. a)
   dans les deux jours suivant la présentation des fichiers électroniques par la SDSA;
2. b)
   dans les cinq jours suivant la présentation des données transmises au fournisseur par la SDSA sur support optique;

- Elle doit pouvoir gérer les biens matériels fournis par la SDSA. Ces biens comprennent :

1. a)
   des disques optiques (DVD, CD);
2. b)
   des clés USB et des disques durs.

- Le fournisseur doit offrir à la SDSA la procédure de téléversement des publications techniques et les logiciels fournis par la SDSA sous forme de fichier électronique ou sur un support optique sans utiliser le courriel. La procédure doit être offerte sans frais et elle doit confirmer que les fichiers ont été transmis.

- Le fournisseur doit offrir à la SDSA la procédure de téléversement des versions électroniques dans différents formats des documents techniques rédigés par la GRC ou d'autres sources de la SDSA sans utiliser le courriel. La procédure doit confirmer que les fichiers ont été transmis.

- Le fournisseur doit fournir un numéro de téléphone et une adresse courriel pour le soutien technique.

- Le fournisseur doit offrir un soutien technique durant les heures de bureau. Les heures de bureau sont de 9 h à 17 h, HNE, du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés.

- Le fournisseur doit offrir des rapports de soutien technique réguliers à un intervalle établi par la SDSA. Par exemple, la SDSA s'attendra à recevoir un rapport hebdomadaire et mensuel contenant un résumé des problèmes de soutien technique, y compris leur état.

- Le fournisseur doit offrir des rapports réguliers sur la mise à jour des publications, à un intervalle établi par la SDSA. Par exemple, la SDSA s'attendra à recevoir un rapport hebdomadaire et mensuel contenant une liste des publications téléchargées et un journal mensuel des accès aux publications par les utilisateurs.

4. Applicabilité des accords commerciaux à l'achat

Le présent achat est assujetti à l'accord commercial suivant :

Accord de libre-échange canadien (ALEC)

5. Justification du fournisseur prédéterminé

Le seul fournisseur connu d'une bibliothèque technique électronique axée sur la maintenance d'aéronefs et qui satisfait à toutes les spécifications techniques est : eMan Aviation Maintenance Technical Library Management System d'AviIT, Inc. Pour cette raison, il est recommandé de négocier directement avec le fabricant d'équipement d'origine, AviIT, Inc., situé à Fresno en Californie (É.-U.).

6. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État

L'exception suivante au Règlement sur les marchés de l'État est invoquée pour cet achat : paragraphe 6(d) - « une seule personne est capable d'exécuter le marché ».

7. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité

Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de :

Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) - article XXIII
Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) - article 1018

8. Période du contrat proposé

Le contrat proposé est pour une période d'un (1) an, à partir du 26 juillet 2019 jusqu'au 25 juillet 2020. Le contrat proposé comprend aussi quatre (4) périodes d'un an chacun pour prolonger la période du contrat.

9. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance

AviIT, Inc.
Boîte postale 28215
Fresno, Californie
93729-8215
États-Unis

10. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

11. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités

La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont le 1 octobre 2018 à 14 h 00 h HAE.

12. Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :

Katelyn Henry
Agente principale d'approvisionnement
Services publics et approvisionnement Canada
Division des Produits d'Information - PI
Portage III - Étage 6A2 - Station 24
11 rue Laurier
Gatineau, Québec
Canada
K1A 0S5

Téléphone : (numéro sur l'avis officiel)
Courriel : (courriel sur l'avis officiel)

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de ne négocier qu'avec elle. Pour de plus amples renseignements concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus.

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d'avance. Si pendant la période d'affichage, aucun fournisseur ne présente d'énoncé de compétences répondant aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés pourra alors procéder à l'attribution du marché. S'il est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis peuvent présenter un énoncé de compétences à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis. L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit d'un envoi par télécopieur.

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.