Acquisition de produits d'information

ÉNONCé DES TRAVAUX

EXIGENCES:

Entrepreneur pour fournir :

1) Acquisition d'abonnements, la gestion et livraison des
abonnements;

1. 2)
   Services de soutien à la gestion des comptes;
2. 3)
   Gestion de la transition des abonnements;
3. 4)
   Rapports pour le responsable de projet.

LIVRABLES:

Sans restreindre les termes et conditions de cet énoncé, voici
un résumé des livrables qui doivent être livrés en vertu du
présent contrat:

a) Les publications de l'annexe 1, comme précisées dans les
correspondances électroniques approuvée et émise conformément
au contrat;
b) Les rapports, comme indiqués dans la section 4) du paragraphe
Tâches suivant.

TÂCHES:

Afin de rendre la gestion des abonnements rentables pour le
Ministère, les Services de bibliothèque d'EC ont besoin d'un
agent de gestion d'abonnement pour les fonctions suivantes:

1) Acquisition d'abonnements, la gestion et livraison des
abonnements

a) L'entrepreneur doit fournir les services d'acquisitions des
abonnements ainsi que les fonctions de lgestion et de
livraison des acquisitions afin d'assurer que toutes les
exigences du contrat sont satisfaites.

i) L'entrepreneur doit passer des commandes pour des
abonnements comme et lorsque requis, de manière à respecter
toutes les exigences du contrat. Il n'y a aucun
renouvellement automatique.
ii) L'entrepreneur doit annuler les abonnements à la demande
du responsable de projet, selon la correspondance
électronique applicable, approuvée et émise conformément au
contrat. Au cours des cinq (5) jours ouvrables suivant la
réception d'une d'annulation, l'entrepreneur doit annuler
l'abonnement et doit envoyer un courriel au responsable de
projet pour confirmer l'annulation.
iii) L'entrepreneur doit assurer la livraison des
publications, selon la correspondance électronique
applicable, approuvée et émise conformément au contrat. La
livraison des publications doit se faire directement de la
maison d'édition à l'emplacement visé, comme l'indique
l'Appendice 2 et comme le précise la correspondance
électronique applicable, approuvée et émise conformément au
contrat.
iv) Annulation d'une commande d'abonnement:
Si l'entrepreneur, quelque en soit la cause, prend conscience
d'une raison pour annuler une commande d'abonnement, il doit
aviser le responsable de projet immédiatement, et pas plus
de cinq (5) jours ouvrables après qu'il ait pris conscience
de cette raison pour annuler. L'entrepreneur ne doit pas annuler
un abonnement sauf si le responsable de projet avise de le
faire par correspondance électronique. Lorsque l'abonnement
est annulé, l'entrepreneur doit mettre à jour la liste
d'abonnements de périodiques et enlever chaque titre annulé de
cette liste. Les annulations doivent prendre effet le jour de
l'expiration de l'abonnement spécifiquement annulé, ou si
applicable, immédiatement avec le volume en cours et/ou
l'édition applicable pour l'abonnement spécifiquement annulé.
v) L'entrepreneur doit traiter les réclamations portant sur les
publications manquantes à la demande du responsable de
projet, selon la correspondance électronique applicable,
approuvée et émise conformément au contrat. Dans les dix (10)
jours ouvrables suivant la réception d'une réclamation,
l'entrepreneur doit traiter celle-ci et doit envoyer un
courriel au responsable de projet pour l'informer de la réponse
de la maison d'édition relativement à la réclamation.

2) Services de soutien à la gestion des comptes

a) L'entrepreneur doit fournir des services de soutien à la
gestion des comptes de façon continue pour les fonctions
d'acquisitions, la gestion et la livraison pour soutenir la
Commission canadienne de sûreté nucléaire, de manière à
respecter toutes les exigences du contrat. L'entrepreneur
doit assurer une organisation efficace et fournir des systèmes
de planification et de contrôle efficients.

i) Gestionnaire de compte - L'entrepreneur doit identifier
dans sa proposition un gestionnaire de compte, qui sera le
point de contact principal avec le responsable de projet et
l'autorité contractante. Le gestionnaire de compte doit gérer
des services de soutien pour la Commission canadienne de
sûreté nucléaire de façon continue. Il devra être autorisé,
dans le cadre de son organisation, à prendre et à
communiquer avec la Commission canadienne de sûreté
nucléaire toutes les décisions liées aux travaux, et à
veiller au contrôle de la planification relativement à tous
les aspects des travaux.

ii) Gestionnaire de la mise en œuvre - L'entrepreneur doit
identifier dans sa proposition un gestionnaire de la mise en
œuvre, qui devra gérer la préparation des comptes avec la
Commission canadienne de sûreté nucléaire, la formation des
personnes-ressources de la Commission canadienne de sûreté
nucléaire et les activités de transition requises.

iii) Représentant commercial - L'entrepreneur doit identifier
dans sa proposition un représentant commercial, qui sera le
point de contact principal avec le responsable de projet
relativement aux affaires nouvelles et à la satisfaction
globale des clients.

iv) Cadre supérieur (promoteur) - L'entrepreneur doit
identifier dans sa proposition un cadre supérieur
(promoteur), qui devra gérer le contrat et sera autorisé à
résoudre les problèmes qui n'auront pas été spécifiquement
attribués au gestionnaire de compte ni au représentant
commercial.

v) Personnes-ressources supplémentaires affectées à
l'administration des comptes - L'entrepreneur doit
identifier dans sa proposition les autres
personnes-ressources affectées à l'administration qu'il
jugera nécessaires, et indiquer au responsable de projet
leurs fonctions par rapport à la Commission canadienne de
sûreté nucléaire.

b) L'entrepreneur doit fournir au responsable de projet un
soutien technique et de l'aide pour la résolution de
problèmes, par téléphone ou par courriel.

c) Le soutien technique et l'aide pour la résolution de
problèmes, par téléphone et par courriel, doivent être assurés
:
i) dans l'une ou l'autre des deux langues officielles du
Canada, au choix du responsable de projet;
ii) au moins de 8 h à 17 h, heure de l'Est (normale ou avancée);
iii) du lundi au vendredi (sauf les jours fériés octroyés au
Canada).
iv) Dans le cas des demandes passées et désignées par le
responsable de projet comme des " demandes urgentes ", par
téléphone ou par courriel, l'entrepreneur doit répondre à la
première demande, par question (problème soulevé), dans un délai
de trois (3) heures ouvrables.

d) L'entrepreneur doit fournir à la Commission canadienne de
sûreté nucléaire un accès à son système d'information de
gestion du compte-client. Les utilisateurs du compte autorisés
de la Commission canadienne de sûreté nucléaire doivent
pouvoir accéder au système par Internet. Le système doit
fournir l'information et permettre de faire le suivi sur les
abonnements en cours, l'historique des commandes, les numéros
de compte d'éditeur, les réclamations traitées et
l'information à propos des publications, y compris le prix des
options.

e) L'entrepreneur doit offrir à la Commission canadienne de
sûreté nucléaire et mettre à sa disposition, sans supplément
de frais, toutes les pratiques et technologies nouvelles
offertes à n'importe quel de ses autres clients, telles que,
notamment, l'amélioration des technologies existantes qui font
partie des services qu'il offre et devant normalement faire
partie des travaux de son contrat.

3) La gestion de la transition des abonnements

a) Les fonctions de gestion de la transition des abonnements
comprennent, au minimum, la création des comptes de
l'entrepreneur et la conversion de l'historique des dossiers de
la Commission canadienne de sûreté nucléaire, comme suit:

i) Commencer les transitions d'abonnement à la date
d'attribution du contrat, et doivent être achevées dans 30
jours.
ii) Entreprendre toute réclamation non résolue -
L'entrepreneur doit entreprendre toute résolution des
réclamations en suspens pour des volumes manquants déposés
par la Commission canadienne de sûreté nucléaire avec les
fournisseurs en place à compter de la date d'attribution du
contrat.
iii) Offrir de la formation - dans les trois mois suivant la
date d'attribution du contrat, l'entrepreneur doit fournir
le matériel de formation aux personnes-ressources de la
Commission canadienne de sûreté nucléaire pour qu'elles puissent
interagir efficacement et indépendamment avec les fonctions
d'administration de compte, tels que les modules de
réclamation sur l'Internet.
iv) Migrer des abonnements existants - L'entrepreneur doit
obtenir l'information sur les abonnements en cours de la
Commission canadienne de sûreté nucléaire des éditeurs, des
fournisseurs de contenu existants, et/ou de la Commission
canadienne de sûreté nucléaire. Cette information doit
être entrée dans l'interface d'administration de compte de
l'entrepreneur, dans les quatre semaines à compter de la
date d'attribution du contrat.

4) Rapports pour le responsable de projet

L'entrepreneur doit fournir au moins les rapports ci-dessous
selon l'échéancier et aux destinataires figurant ci-après, en
un (1) exemplaire, par courriel, en format Microsoft Excel, sauf
indication contraire :

a) Rapports mensuels - à soumettre au responsable de projet au
plus tard dix jours ouvrables après le 1er du mois :
i) rapport sur la situation de toutes les réclamations en
cours;
ii) réponses des maisons d'édition aux réclamations transmises
à l'entrepreneur pendant le mois précédent;
iii) relevé de compte détaillant les factures en souffrance
et/ou des crédits;
iv) confirmation des annulations transmises par la Commission
canadienne de sûreté nucléaire à l'entrepreneur pendant le
mois précédent;
v) des modifications bibliographiques pour le mois précédent.

b) Rapports annuels - à la demande du responsable de projet, à
déposer auprès de celui-ci, le cas échéant, aux dates de
livraison à être déterminées entre les destinataires et
l'entrepreneur.

c) Rapports continus - à soumettre au responsable de projet,
comportant l'information fournie par les maisons d'édition
lorsqu'elle devient disponible et se rapportant à des
modifications touchant :

1. i)
   les maisons d'édition (pour une publication donnée);
2. ii)
   les titres;
3. iii)
   les prix;
4. iv)
   la disponibilité des supports de publication;
5. v)
   les cessations;
6. vi)
   les fractionnements;
7. vii)
   les suspensions;
8. viii)
   les numéros retardés;
9. ix)
   les fusions;
10. x)
    les modifications de fréquence;
11. xi)
    les absorptions;
12. xii)
    les autres renseignements que l'entrepreneur juge

pertinents.

d) Rapports spéciaux - à la demande du responsable de projet, à
déposer auprès de celui-ci, le cas échéant, aux dates de
livraison à être déterminées entre les destinataires et
l'entrepreneur.

Appendice 1 de l'annexe A ci-jointe sont fixés par PDF et
disponible en format MS Word ou MS Excel (le cas échéant), si
demandé par le soumissionnaire par courrier électronique à
l'autorité contractante de TPSGC.

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.