ACQUISITION ABONNEMENTS

CONTEXTE:

Environnement Canada («EC») a une exigence pour la fourniture
d'abonnements à des publications en série imprimées ou
électroniques aux produits d'information comme détaillé dans
l'énoncé des travaux à l'annexe A.

Environnement Canada (EC) est un ministère fédéral qui emploie
plus de 6 000 fonctionnaires dans la région de la capitale
nationale (RCN) et dans les bureaux régionaux de l'ensemble du
pays. La Bibliothèque d'EC permet d'appuyer les activités de
sciences et de technologie et de sensibilisation, ainsi que les
activités liées aux politiques et à la réglementation d'EC. Dans
le cadre général du mandat du Ministère, la Bibliothèque d'EC
joue un rôle essentiel pour favoriser le développement et la
diffusion du savoir en accroissant l'accès aux ressources, aux
services et aux renseignements fiables et opportuns. La
bibliothèque achète environ 300 périodiques imprimés et
électroniques et bases de données chaque année grâce à un agent
des abonnements. Une description de la nature des titres dont
les droits d'abonnements ont été achetés en 2012 figure à
l'appendice 1 de l'annexe 1, à titre d'information seulement. La
quantité et la nature des titres fluctuent chaque année.

EXIGENCES:

Entrepreneur pour fournir :
1) Acquisition d'abonnements, la gestion et livraison des
abonnements;

1. 2)
   Services de soutien à la gestion des comptes;
2. 3)
   Gestion de la transition des abonnements;
3. 4)
   Rapports pour le responsable de projet.

LIVRABLES:

Sans restreindre les termes et conditions de cet énoncé, voici
un résumé des livrables qui doivent être livrés en vertu du
présent contrat:
a) Les publications de l'annexe 1, comme précisées dans
l'autorisation de travail approuvée et émise conformément au
contrat;
b) Les rapports, comme indiqués dans la section 4) du paragraphe
Tâches suivant.

TÂCHES:

Afin de rendre la gestion des abonnements rentables pour le
Ministère, les Services de bibliothèque d'EC ont besoin d'un
agent de gestion d'abonnement pour les fonctions suivantes:

1) Acquisition d'abonnements, la gestion et livraison des
abonnements
a) L'entrepreneur doit fournir les services d'acquisitions des
abonnements ainsi que les fonctions de lgestion et de
livraison des acquisitions afin d'assurer que toutes les
exigences du contrat sont satisfaites.
i) L'entrepreneur doit passer des commandes pour des
abonnements comme et lorsque requis, de manière à respecter
toutes les exigences du contrat. Il n'y a aucun
renouvellement automatique.
ii) L'entrepreneur doit annuler les abonnements à la demande
du responsable de projet, selon les modalités de
l'autorisation de travail applicable, approuvée et émise
conformément au contrat. Au cours des cinq (5) jours ouvrables
suivant la réception d'une d'annulation, l'entrepreneur doit
annuler l'abonnement et doit envoyer un courriel au
responsable de projet pour confirmer l'annulation.
iii) L'entrepreneur doit assurer la livraison les
publications, selon les modalités de l'autorisation de
travail applicable, approuvée et émise conformément au contrat.
La livraison des publications doit se faire directement de
la maison d'édition à l'emplacement visé, comme l'indique
l'Appendice 2 et comme le précise l'autorisation de travail
applicable, approuvée et émise conformément au contrat.
iv) Annulation d'une commande d'abonnement :
Si l'entrepreneur, quelque en soit la cause, prend conscience
d'une raison pour annuler une commande d'abonnement, il doit
aviser le responsable de projet immédiatement, et pas plus
de cinq (5) jours ouvrables après qu'il ait pris conscience
de cette raison pour annuler. L'entrepreneur ne doit pas annuler
un abonnement sauf si le responsable de projet a émis une
autorisation de travail. Lorsque l'abonnement est annulé,
l'entrepreneur doit mettre à jour la liste d'abonnements de
périodiques et enlever chaque titre annulé de cette liste. Les
annulations doivent prendre effet le jour de l'expiration de
l'abonnement spécifiquement annulé, ou si applicable,
immédiatement avec le volume en cours et/ou l'édition
applicable pour l'abonnement spécifiquement annulé.
v) L'entrepreneur doit traiter les réclamations portant sur
les publications manquantes à la demande du responsable de
projet, selon les modalités de l'autorisation de travail
applicable, approuvée et émise conformément au contrat. Dans
les dix (10) jours ouvrables suivant la réception d'une
réclamation, l'entrepreneur doit traiter celle-ci et doit
envoyer un courriel au responsable de projet pour l'informer
de la réponse de la maison d'édition relativement à la
réclamation.

2) Services de soutien à la gestion des comptes
a) L'entrepreneur doit fournir des services de soutien à la
gestion des comptes de façon continue pour les fonctions
d'acquisitions, la gestion et la livraison pour soutenir les
Services de bibliothèque d'EC, de manière à respecter toutes
les exigences du contrat. L'entrepreneur doit assurer une
organisation efficace et fournir des systèmes de
planification et de contrôle efficients.
i) Gestionnaire de compte - L'entrepreneur doit identifier
dans sa proposition un gestionnaire de compte, qui sera le
point de contact principal avec le responsable de projet et
l'autorité contractante. Le gestionnaire de compte doit gérer
des services de soutien pour les Services de bibliothèque
d'EC de façon continue. Il devra être autorisé, dans le
cadre de son organisation, à prendre et à communiquer aux
Services de bibliothèque d'EC toutes les décisions liées aux
travaux, et à veiller au contrôle de la planification
relativement à tous les aspects des travaux.
ii) Gestionnaire de la mise en œuvre - L'entrepreneur doit
identifier dans sa proposition un gestionnaire de la mise
en œuvre, qui devra gérer la préparation des comptes avec
les Services de bibliothèque d'EC, la formation des
personnes-ressources des Services de bibliothèque d'EC et
les activités de transition requises.
iii) Représentant commercial - L'entrepreneur doit identifier
dans sa proposition un représentant commercial, qui sera le
point de contact principal avec le responsable de projet
relativement aux affaires nouvelles et à la satisfaction
globale des clients.
iv) Cadre supérieur (promoteur) - L'entrepreneur doit
identifier dans sa proposition un cadre supérieur
(promoteur), qui devra gérer le contrat et sera autorisé à
résoudre les problèmes qui n'auront pas été spécifiquement
attribués au gestionnaire de compte ni au représentant
commercial.
v) Personnes-ressources supplémentaires affectées à
l'administration des comptes - L'entrepreneur doit
identifier dans sa proposition les autres
personnes-ressources affectées à l'administration qu'il
jugera nécessaires, et indiquer au responsable de projet
leurs fonctions par rapport aux Services de bibliothèque
d'EC.
b) L'entrepreneur doit fournir au responsable de projet un
soutien technique et de l'aide pour la résolution de
problèmes, par téléphone ou par courriel.
c) Le soutien technique et l'aide pour la résolution de
problèmes, par téléphone et par courriel, doivent être
assurés :
i) dans l'une ou l'autre des deux langues officielles du
Canada, au choix du responsable de projet;
ii) au moins de 8 h à 17 h, heure de l'Est (normale ou
avancée);
iii) du lundi au vendredi (sauf les jours fériés octroyés au
Canada).
iv) Dans le cas des demandes passées et désignées par le
responsable de projet comme des " demandes urgentes ", par
téléphone ou par courriel, l'entrepreneur doit répondre à la
première demande, par question (problème soulevé), dans un
délai de trois (3) heures ouvrables.
d) L'entrepreneur doit fournir aux Services de bibliothèque
d'EC un accès à son système d'information de gestion du
compte-client. Les utilisateurs du compte autorisés des
Services de bibliothèque d'EC doivent pouvoir accéder au
système par Internet. Le système doit fournir l'information
et permettre de faire le suivi sur les abonnements en cours,
l'historique des commandes, les numéros de compte d'éditeur, les
réclamations traitées et l'information à propos des
publications, y compris le prix des options.
e) L'entrepreneur doit offrir aux Services de bibliothèque d'EC
et mettre à sa disposition, sans supplément de frais, toutes
les pratiques et technologies nouvelles offertes à n'importe
quel de ses autres clients, telles que, notamment,
l'amélioration des technologies existantes qui font partie
des services qu'il offre et devant normalement faire partie
des travaux de son contrat.
3) La gestion de la transition des abonnements
a) Les fonctions de gestion de la transition des abonnements
comprennent, au minimum, la création des comptes de
l'entrepreneur et la conversion de l'historique des dossiers des
Services de bibliothèque d'EC, comme suit:
i) Commencer les transitions d'abonnement à la date
d'attribution du contrat, et doivent être achevées avant le
31 décembre.
ii) Entreprendre toute réclamation non résolue -
L'entrepreneur doit entreprendre toute résolution des
réclamations en suspens pour des volumes manquants déposés
par les services de bibliothèque d'EC avec les fournisseurs en
place à compter de la date d'attribution du contrat.
iii) Offrir de la formation - dans les trois mois suivant la
date d'attribution du contrat, l'entrepreneur doit fournir
le matériel de formation aux personnes-ressources des
Services de bibliothèque d'EC pour qu'elles puissent
interagir efficacement et indépendamment avec les fonctions
d'administration de compte, tels que les modules de
réclamation sur l'Internet.
iv) Migrer des abonnements existants - L'entrepreneur doit
obtenir l'information sur les abonnements en cours des
Services de bibliothèque d'EC des éditeurs, des fournisseurs
de contenu existants, et/ou des Services de bibliothèque d'EC.
Cette information doit être entrée dans l'interface
d'administration de compte de l'entrepreneur, dans les
quatre semaines à compter de la date d'attribution du
contrat.
4) Rapports pour le responsable de projet
L'entrepreneur doit fournir au moins les rapports ci-dessous
selon l'échéancier et aux destinataires figurant ci-après, en
un (1) exemplaire, par courriel, en format Microsoft Excel, sauf
indication contraire :
a) Rapports mensuels - à soumettre au responsable de projet au
plus tard dix jours ouvrables après le 1er du mois :
i) rapport sur la situation de toutes les réclamations en
cours;
ii) réponses des maisons d'édition aux réclamations transmises
à l'entrepreneur pendant le mois précédent;
iii) relevé de compte détaillant les factures en souffrance
et/ou des crédits;
iv) confirmation des annulations transmises par les Services
de bibliothèque d'EC à l'entrepreneur pendant le mois
précédent;
v) des modifications bibliographiques pour le mois précédent.
b) Rapports annuels - à la demande du responsable de projet, à
déposer auprès de celui-ci, le cas échéant, aux dates de
livraison à être déterminées entre les destinataires et
l'entrepreneur.
c) Rapports continus - à soumettre au responsable de projet,
comportant l'information fournie par les maisons d'édition
lorsqu'elle devient disponible et se rapportant à des
modifications touchant :

1. i)
   les maisons d'édition (pour une publication donnée);
2. ii)
   les titres;
3. iii)
   les prix;
4. iv)
   la disponibilité des supports de publication;
5. v)
   les cessations;
6. vi)
   les fractionnements;
7. vii)
   les suspensions;
8. viii)
   les numéros retardés;
9. ix)
   les fusions;
10. x)
    les modifications de fréquence;
11. xi)
    les absorptions;
12. xii)
    les autres renseignements que l'entrepreneur juge

pertinents.
d) Rapports spéciaux - à la demande du responsable de projet, à
déposer auprès de celui-ci, le cas échéant, aux dates de
livraison à être déterminées entre les destinataires et
l'entrepreneur.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.