Planification et gestion d'évenement

Planification et gestion d'évenement

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Baxter, Emily
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Nature du besoin:

L'entrepreneur doit organiser le Sommet de la découvrabilité du
CRTC: un événement international, inédit et de classe mondiale
en mai 2016, qui rassemble des innovateurs et des spécialistes
reconnus du monde entier pour examiner les stratégies et les
mécanismes axés sur l'avenir et portant sur la découvrabilité en
matière de contenu audiovisuel. Le Sommet aura lieu dans le
centre de Toronto, dans un endroit innovateur et doté de toutes
les connexions nécessaires et de possibilités audiovisuelles à
la fine pointe, sur lesquels on pourra compter tout au long de
l'événement. Il durera deux jours et comportera avant sa tenue
une activité sociale qui devra également être planifiée et
organisée par l'entrepreneur.

Critères techniques obligatoires:

O.1 PROPOSITION FINANCIÈRE

Le soumissionnaire DOIT présenter une proposition financière
dont le prix total Ne doit pas dépasser
350,000.00$ (les taxes applicables sont en sus, s'il y a lieu),
y compris tous les frais de déplacement
et de subsistance.

La proposition financière du soumissionnaire DOIT inclure ce qui
suit:

O.1.a : Le prix ferme (excluant les frais de déplacement et de
subsistance) pour satisfaire à toutes les obligations en vertu
du contrat _______________$ (les taxes applicables sont en sus);

O.1.b : Le prix plafond pour tous les frais de déplacement et de
subsistance ____________$ (les taxes applicables sont en sus).
Les frais de déplacement et de subsistance associés à la
participation aux réunions obligatoires sont inclus dans le prix
plafond

O.2 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE

Le soumissionnaire doit :

· avoir été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris
au moins trois (3) années au cours desquelles il s'est
spécialisé dans la prestation de services de gestion
d'événements; et
· avoir un lieu d'affaires physique au Canada.

Le soumissionnaire doit fournir :

1. 1.
   le nombre d'années d'existence de l'entreprise;
2. 2.
   le nombre d'années que l'entreprise s'est spécialisée dans la

prestation de services de gestion d'événements;
3. l'adresse physique de tout lieu d'affaires de l'entreprise au
Canada (y compris l'adresse, la ville/le village et la
province/le territoire de chacun).

O.3 PROJETS DE GESTION D'ÉVÉNEMENTS

Le soumissionnaire doit fournir une description détaillée de
trois (3) échantillons de projet de gestion d'événements, dont
au moins deux (2) échantillons incluant une participation
internationale importante. Dans le contexte de cette exigence,
«participation internationale importante» s'entend de la
participation d'au moins trois (3) conférenciers étrangers par
échantillon de projet de gestion d'événements.

Le soumissionnaire ne devrait pas présenter plus de trois (3)
échantillons de projet de gestion d'événements. S'il en présente
plus de trois (3), seuls les trois (3) premiers seront évalués.

Les projets de gestion d'événements décrits doivent démontrer
l'expérience du soumissionnaire. Les projets dans le cadre
desquels les travaux ont été réalisés par un (1) ou plusieurs
soumissionnaires pour le compte d'une autre entreprise ne sont
pas acceptés.

Pour chaque projet de gestion d'événement, la date de début de
l'événement doit avoir été après le 1er juillet 2008;

Pour chaque projet de gestion d'événement, l'événement doit
avoir eu lieu au Canada.

Pour au moins deuxdes projets de gestion d'événements, la
portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir été
d'au moins 250 000 $ (incluant les honoraires professionnels,
les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais
de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant
du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);

Dans au moins deux (2) cas, au moins 100 participants, dont au
moins cinq (5) de renom, doivent avoir participé à l'événement.
Un « participant de renom » s'entend d'un expert reconnu, d'un
innovateur, d'un gourou, ou encore d'une personne reconnue à
l'échelle nationale ou internationale, comme un entrepreneur, un
guide d'opinion, une célébrité, etc.

Pour chaque projet de gestion d'événement, une (1) ou plusieurs
des ressources de l'entreprise doivent avoir été présentes sur
les lieux pendant deux (2) jours ou plus. Pour les besoins de la
présente demande de propositions, « ressources » s'entend d'un
directeur principal d'événements, d'un directeur d'événements ou
d'un coordonnateur d'événements. « Sur place » s'entend du ou
des lieux où se tient l'événement et/ou du déplacement avec les
participants de l'événement;

Pour au moins deux (2)des projets de gestion d'événements, des
services suivants doit avoir été fournie : planification,
hébergement, registration, accueil et transport.

Format de la réponse:

Le soumissionnaire doit fournir une description de chacun des
trois (3) échantillons de projet de gestion d'événements. Les
renseignements fournis doivent montrer que les trois (3)
échantillons de projet répondent au critère obligatoire M.3.

Pour chaque échantillon, le soumissionnaire doit fournir les
renseignements suivants :

a. Nom du projet ou de l'événement;
b. Client (ministère/entreprise, etc.);
c. Date de début de l'événement (mois, année);
d. Lieu de l'événement;
e. Portion du budget global assignée au soumissionnaire
(incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes,
les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de
subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le
cas, mais excluant les taxes applicables);
f. Nombre de personnes présentes à l'endroit précisé;
g. Profil des participants de renom qui a participé,. i.e.
Secteur privé, secteur public, rangs ou positions, et (s) pays
d'origine
h. Nombre de jours où au moins une (1) ressource de l'entreprise
était sur place.
i. Liste des services de gestion d'événements fournis.

Le soumissionnaire doit fournir une lettre de recommandation
pour chaque exemple de projet de gestion d'événements présenté.
Chaque lettre de recommandation doit provenir du client concerné
par l'exemple de projet de gestion d'événements et être adressée
au soumissionnaire. La lettre de recommandation doit démontrer
la satisfaction du client à l'égard du rendement du
soumissionnaire.

Méthode de sélection:

1. Pour être jugée recevable, une soumission doit :

(a) satisfaire à toutes les exigences de cette demande de
propositions;
(b) satisfaire à toutes les exigences obligatoires d'évaluation;
et
(c) obtenir une note minimale de 80% dans le cas de chaque
critère cotés et une note de passage globale de 48 points
lesquelles feront l'objet de la cotation par points précisée
dans l'invitation à soumissionner. L'échelle de cotation compte
60 points

2. Les soumissions ne répondant pas aux exigences de a) ou b) ou
c) seront déclarées non recevables. La soumission recevable
ayant obtenu le plus grand nombre de points sera
recommandée pour attribution d'un contrat, pourvu que le prix
total évalué n'excède pas le budget disponible pour ce besoin.

Lorsque deux (2) propositions ou plus ont obtenu le même total
de points le plus élévé, la proposition ayant le prix total le
plus bas sera recommandeé pour l'attribution d'un contrat.

POUR VISUALISER LA DEMANDE DE PROPOSITION

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