Plannification d'événements

SERVICES DE GESTION D’ÉVÉNEMENTS POUR LE FÊTE DU CANADA

2017

C1111-160032/A
Buck, Daniel
No. de téléphone - (numéro sur l'avis officiel)
No. de télécopieur - (numéro sur l'avis officiel)
Courriel: (courriel sur l'avis officiel)

Si votre proposition a déjà été soumise, vous pouvez la modifier en présentant une modification identifiée avec le numéro de dossier C1111-160032/A au Module de réception des soumissions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au plus tard à la date, à l'heure et à l'endroitindiqués à la page 1 de la présente modification.

En raison du caractère de la demande de soumissions, les soumissions transmises par télécopieur à l'intention de TPSGC ne seront pas acceptées.

NATURE DU BESOIN

Patrimoine canadien cherche à obtenir les services d’un entrepreneur qui prendra en charge la conception, la coordination et la présentation des spectacles de la fête du Canada de 2017 sur la colline du Parlement. Cela comprendra le volet artistique, la coordination de la production des événements du volet artistique, la recherche et l’embauche d’artistes (interprètes) ainsi que les éléments protocolaires et techniques, sous la direction de Patrimoine canadien. Il incombera à l’entrepreneur de livrer un programme cohérent et divertissant suffisamment souple pour s’adapter tant au caractère protocolaire qu’à l’esprit plus festif des spectacles.

La durée du contrat s’étend de la date d’attribution au 30 août 2017.

Ce besoin comporte des exigences relatives à la sécurité.Pour deplus amples renseignements, consulter la Partie 6, Exigences relatives à la sécurité, exigences financières et autres exigences, et la Partie 7, Clauses du contrat subséquent.

Ce besoin est assujetti aux dispositions de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Ce besoin est limité aux produits et(ou) services canadiens.

Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi s’applique au présent besoin; veuillez vous référer à la Partie 5 - Attestations et renseignementssupplémentaires, la Partie 7 - Clauses du contrat subséquent et l'annexe intitulée Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi - Attestation.

Critères obligatoires

O.1 SOUMISSION FINANCIÈRE

O.1.1 Le soumissionnaire doit présenter une proposition financière assortie d’un prix ferme à 3 200 000 $ (taxe sur les biens et services ou taxe de vente harmonisée en sus, s’il y a lieu) pour la période initiale du contrat en accordance avec le tableau B.1 de l’annexe B - Base de paiement. Le prix ferme doit comprendre les frais de déplacement.

O.2 EXPÉRIENCE DE L’ENTREPRISE

Le soumissionnaire doit :

• avoir été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris au moins trois (3) années au cours desquelles il s’est spécialisé dans la prestation de services de gestion d’événements; et
• avoir un lieu d’affaires physique au Canada.

Le soumissionnaire doit fournir :

1. 1.
   Le nombre d’années d’existence de l’entreprise;
2. 2.
   Le nombre d’années que l’entreprise s’est spécialisée dans la prestation de services de gestion d’événements; et
3. 3.
   l’adresse physique de tout lieu d’affaires de l’entreprise au Canada (y compris l’adresse, la ville/le village et la province/le territoire de chacun).

O.3 PROJETS DE GESTION D’ÉVÉNEMENTS

O.3.1 Le soumissionnaire doit fournir une description détaillée de trois (3) projets de gestion d’événements.

Les projets de gestion d’événements décrits doivent démontrer l’expérience du soumissionnaire. Les projets dans le cadre desquels les travaux ont été réalisés par un (1) ou plusieurs soumissionnaires pour le compte d’une autre entreprise ne sont pas acceptés.

Pour chaque événement :

1. a)
   La date de début de l’événement doit avoir été après le 1er janvier 2009;
2. b)
   La portiondu budgetglobal assignée à l’entreprise doit avoir été d’au moins 1,000,000 $ CAN (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet,selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
3. c)
   Au moins 14 000 personnes doivent avoir participé à l’événement au même moment et au même endroit.
4. d)
   Le soumissionnaire doit avoir été responsable de l’embauche, de la coordination et de la gestion des artistes et des interprètes qui ont offert une prestation pendant l’événement;
5. e)
   Le soumissionnaire doit avoir été responsable du respect de l’ensemble des lois et des règlements applicables ainsi que de l’obtention des droits et des autorisations nécessaires pour réaliser tous les aspects de l’événement;
6. f)
   Le soumissionnaire doit avoir été responsable de la coordination et de la gestion des animateurs et des conférenciers prévus.

Pour au moins deux (2) des trois (3) projets de gestion d’événements :

a. Pour au moins deux (2) des trois (3) projets de gestion d’événements, l’événement doit avoir eu lieu en Amérique du Nord, et pour l’un de ces deux projets, l’événement doit avoir eu lieu dans la province de l’Ontario; et
b. Au moins deux (2) des trois (3) projets de gestion d’événements devaient concerner des événements culturels extérieurs (p. ex. concerts, festivals, spectacles de variétés).

O.3.1.1 Le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants pour chacun des trois (3) exemples de projets de gestion d’événements :

• Nom du projet ou de l’événement;
• Client (ministère/entreprise, etc.);
• Personne-ressource du client;
• Description et objectif de l’événement;
• Date de début de l’événement (mois et année) et durée;
• Lieu de l’événement (pays et province/état et ville);
• Portion du budget global assignée au soumissionnaire (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
• Nombre de personnes présentes à l’endroit précisé;
• Description des exigences relatives à l’embauche, à la coordination et à la gestion des artistes et des interprètes;
• Description du besoin de coordination et de gestion des animateurs et conférenciers prévus;
• Description des responsabilités du soumissionnaire quant au respect de l’ensemble des lois et des règlements applicables ainsi qu’à l’obtention de l’ensemble des droits et des exemptions applicables; et
• Liste des services de gestion d’événements fournis.

O.3.1.2 Le soumissionnaire doit avoir pris des dispositions avec un diffuseur-hôte pour au moins un (1) des projets de gestiond’événements (extérieur ou qui utilise une installation de diffusion éphémère), pour lequel le soumissionnaire était aussi responsable du concept de scène; la diffusion en découlant doit avoir eu lieu en direct et devait viser un public cible national ou international.

Le soumissionnaire doit fournir une description de ses responsabilités concernant la prise de dispositions avec le diffuseur-hôte, l’élaboration du concept de scène et la diffusion en découlant. La description doit aussi préciser lepublic cible de cette diffusion en découlant.

O.3.1.3 Le soumissionnaire doit fournir une lettre de recommandation pour chaque exemple de projet de gestion d’événements présenté. Chaque lettre de recommandation doit provenir du client concerné par l’exemple de projet de gestion d’événements et être adressée au soumissionnaire. La lettre de recommandation doit indiquer le niveau de satisfaction du client à l’égard du rendement du soumissionnaire.

O.4 PLAN DE PROJET ET STRUCTURE HIÉRARCHIQUE

O.4.1. Le soumissionnaire doit fournir un document décrivant les rôles et les responsabilités de tous les membres clés de l’équipe proposée pour la prestation des services et des produits livrables précisés à l’Annexe A, Énoncé des travaux, incluant les personnes suivantes :

Équipe de production d’événements

• Producteur
• Producteur artistique
• Représentant du syndicat d’artistes/autorisation relative aux droits
• Gestionnaire de projet

Équipe de gestion artistique

• Directeur artistique / metteur en scène
• Équipe de régisseurs de plateau
• Chorégraphe

Équipe de création

• Concepteur de plateau
• Éclairagiste
• Concepteur vidéo
• Concepteur du son

Équipe technique

• Directeur de production
• Directeur technique
• Régisseur deplateau

O.4.2. Le soumissionnaire doit établir une structure hiérarchique claire pour les membres clés de l’équipe décrite à la section O.4.1, en présentant un diagramme en arborescence et en indiquant quels rôles les membres clés du personnel joueront en interagissant avec Patrimoine canadien.

O.5 PLAN DE LA GESTION DU PROJET

(*L’approche de plan de gestion de projet présenté sous ce critère sera évaluée sous les critères cotés C.1 Plan de gestion de projet)

Le soumissionnairedoit fournir l'approche de plan de gestion de projet et la méthode proposées, lesquelles détermineront la façon dont le soumissionnaire exécutera les tâches nécessaires en vue de faciliter la fête du Canada 2017. L'approche et la méthode proposées doivent respecter les paramètres de l'événement indiqués dans les sections 1 et 6 à l'annexe A de l'Énoncé des travaux.

O.6 BIENS ET(OU) SERVICES OPTIONNELS

Le soumissionnaire doit identifier s’il désire proposer des biens et/ou services optionnels qui n’ont pas été déjà identifié dans l'Annexe "A" Énoncé des besoins, et ce gratuitement pour la Couronne.

Dans l’éventualité au soumissionnaire identifie qu’il veut proposer des biens et/ou services optionnels, et ce gratuitement pour la Couronne, le soumissionnaire doit fournir une description qui inclus :

1. a)
   Est-ce que ce qui est proposé est approprié pour l’évènement de la fête du Canada en 2017;
2. b)
   Est-ce que ce qui est proposé est interactif, moderne ou novateur; et
3. c)
   Est-ce que ce qui estproposé respecte et incorpore les thématiques et la vision représentées dans l’Annexe ?A? de l’Énoncé des besoins dans la section 1.2.

Vous référer à la clause 7.1.1 Biens et/ou Services Optionnels située dans la Section 7 - CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT, sous 7.1 Énoncé des besoins.

LES PROPOSITIONS QUI NE RESPECTENT PAS TOUTES LES EXIGENCES OBLIGATOIRES NE SERONT PAS CONSIDÉRÉES

Critères techniques cotés

Les propositions doivent obtenir un minimum de 70 pour cent au total pour le critère coté du point de C.1 et un minimum de 70 pour cent pour chaque sous-critère (C.1.1, C.1.2.1, C.1.2.2, C.1.2.3 et C.1.2.4). Les propositions qui n'obtiennent pas un minimum de 70 pour cent au total pour le critère coté du point de C.1 et pour chaque sous-critère (C.1.1, C.1.2.1, C.1.2.2, C.1.2.3 et C. 1.2.4) ne seront pas considérées.

C.1 PLAN DE LA GESTION DU PROJET
(Minimum de points: 70 points - Maximum de points : 100 points)

Le soumissionnaire sera évalué en fonction de l'approche de gestion deprojet fournie conformément à O.5

C.1.1 Approche de gestion de projet préliminaire - Procédures et contrôles de gestion
(Minimum de points: 14 points - Maximum de points : 20 points)

Le soumissionnaire doit proposer une approche générale de gestion de projet préliminaire pour la fête du Canada 2017 qui fournit la flexibilité et tient compte des besoins des clients tel qu’élaborés dans les sections 1 et 6 de l’annexe « A » de l’Énoncé des travaux.

Le soumissionnaire doit fournir une description détaillée de la méthode de gestion de projet et les procédures, les contrôles de planification, ainsi que les outils et les techniques qui seront utilisés pour planifier, organiser, diriger et contrôler le projet de gestion de la fête du Canada 2017 tel qu’élaborés dans les sections 1 et 6 de l’annexe « A » de l’Énoncé des travaux.

La description doit mettre en valeur les principales caractéristiques de la fête du Canada 2017, tel qu'il est spécifié dans l'annexe « A » Énoncé des travaux, qui nécessitent la participation du client.

C.1.2 Approche Gestion de projet - Développement et mise en œuvre de la fête du Canada 2017

Pour chacun des éléments énumérés (de C.1.2.1 - C.1.2.4) de la fête du Canada 2017, la description de l'approche de gestion du projet devrait :

a. Démontrer la façon dont les méthodes proposées assureront un rendement et une qualité exécution au niveau des éléments créatifs énumérés dans la section 2.1 et satisfont aux exigences telles que décrites à l'annexe A de l'Énoncé des travaux.
b. Indiquer comment le soumissionnaire entend collaborer avec les responsables de projet de PCH concernant l'élaboration des éléments énumérés ci-dessous;
c. fournir une description détaillée des risques associés aux éléments énumérés ci-dessous ainsi que des stratégies d’atténuation des risques correspondantes;

La description de l'approche de gestion de projet devrait démontrer et décrire ce qui suit :

C.1.2.1 La méthode proposée par le soumissionnaire en ce quiattrait à l'élaboration du concept artistique des spectacles ainsi que les grandes lignes directrices reflétant l’axe de création proposé;

C.1.2.2 La méthode proposée par le soumissionnaire pour sélectionner et attirer des têtes d’affiche canadiennes pour les spectacles, et tous les autres spectacles préliminaires conformément aux exigences énoncées à l'annexe A de l'Énoncé des travaux;

C.1.2.3 La méthode proposée par le soumissionnaire qui permettra de favoriser les collaborations entre artistes ainsi que la mise en valeur de diverses disciplines artistiques de scène;

C.1.2.4 L’approche que le soumissionnaire utilisera pour gérer l'embauche et la coordination des têtes d'affiche proposées, le personnel technique et de production et le personnel d’encadrement artistique (c.-à-d. directeur de scène, chorégraphe, régisseur de plateau, techniciens);

Évaluation financière

Le soumissionnaire doit présenter une proposition financière assortie d’un prix ferme à 3 200 000 $ (taxe sur les biens et services ou taxe de vente harmonisée en sus, s’il y a lieu) pour la période initiale du contrat en accordance avec le tableau B.1 de l’annexe B - Base de paiement. Le prix ferme doit comprendre les frais de déplacement.

Le prix de la soumission sera évalué en dollars canadiens, excluant les taxes applicables, FAB destination, incluant les droits de douane et les taxes d'accise canadiens.

Méthode de sélection

1. Pour être déclarée recevable, une soumission doit :
a. respecter toutes les exigences de la demande de soumissions;
b. satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques obligatoires; et
c. obtenir au moins 70 p. 100 des points pour l'ensemble des critères d'évaluation techniques qui sont cotés. L'échelle de cotation compte 100 points.
2. Les soumissions ne répondant pas aux exigences de a) ou b) ou c) seront déclarées non recevables. La soumission recevable ayant obtenu le plus grand nombre de points sera recommandée pour attribution d'un contrat, pourvu que le prixtotal évalué n'excède pas le budget disponible pour ce besoin.

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.