Plannification d'événements

NATURE DU BESOIN :

Patrimoine canadien cherche à obtenir les services d'un
entrepreneur qui prendra en charge la conception, la
coordination et la présentation des spectacles du midi et du
soir de la fête du Canada de2015 sur la Colline du Parlement.
Cela comprendra le volet artistique, la coordination de la
production des événements du volet artistique, la recherche et
l'embauche d'artistes (interprètes), les éléments protocolaires
et techniques, sous la direction de Patrimoine canadien, et la
recherche d'un diffuseur pour le spectacle du soir. Il incombera
à l'entrepreneur dont la proposition sera retenue de livrer un
programme cohérent et divertissant suffisamment souple pour
s'adapter tant au caractère protocolaire du spectacle du midi
qu'à l'esprit plus festif du spectacle du soir.

La durée du contrat s'étend de la date d'attribution au
30août2015. Si l'utilisation du contrat est autorisée au-delà de
la période initiale, l'entrepreneur accorde au Canada l'option
irrévocable lui permettant de prolonger la durée du contrat d'au
plus une année supplémentaire, soit du 1erseptembre2015 au
30août2016, selon les mêmes modalités.

Ce besoin comporte des exigences relatives à la sécurité. Pour
de plus amples renseignements, consulter la Partie 6, Exigences
relatives à la sécurité, exigences financières et autres
exigences, et la Partie 7, Clauses du contrat subséquent. Pour
de plus amples renseignements sur les enquêtes de sécurité sur
le personnel et les organismes, les soumissionnaires devraient
consulter le site Web du Programme de scurit industrielle (PSI)
de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
(http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-fra.html).

Conformément à l'article 01 des instructions uniformisées 2003
des dispositions relatives à l'intégrité, les soumissionnaires
doivent fournir une liste de tous les propriétaires et(ou)
administrateurs et tout autre documentation connexe, au besoin.
Consulter la section 4.21 du Guide des approvisionnements pour
en savoir plus sur les dispositions relatives à l'intégrité.

Pour les besoins de services, les soumissionnaires doivent
fournir les renseignements demandés, tel que décrit à l'article
2.3 de la Partie 2 de la demande de soumissions, afin de
respecter les politiques et les directives du Conseil du Trésor
sur les contrats attribués à d'anciens fonctionnaires.

Ce besoin est limité aux produits et(ou) services canadiens.

Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière
d'emploi s'applique au présent besoin; veuillez vous référer à
la Partie 5 - Attestations, la Partie 7 - Clauses du contrat
subséquent et l'annexe intitulée Programme de contrats fédéraux
pour l'équité en matière d'emploi - Attestation.

Critères techniques obligatoires
Les critères obligatoires sont les suivants :

O.1 SOUMISSIONS FINANCIÈRE

O.1.1 Le soumissionnaire DOIT présenter une proposition
financière assortie d'un prix ferme se situant entre 3345000$ et
3558000 $ (taxe sur les biens et services ou taxe de vente
harmonisée en sus, s'il y a lieu) pour la période initiale du
contrat et la période d'option. Le montant maximal comprend les
frais de déplacement.

O.2 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE

Le soumissionnaire doit :

avoir été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris
au moins trois (3) années au cours desquelles il s'est
spécialisé dans la prestation de services de gestion
d'événements; et
avoir un lieu d'affaires physique au Canada.

Le soumissionnaire doit fournir:

le nombre d'années d'existence de l'entreprise;
le nombre d'années que l'entreprise s'est spécialisée dans la
prestation de services de gestion d'événements;
l'adresse physique de tout lieu d'affaires de l'entreprise au
Canada (y compris l'adresse, la ville/le village et la
province/le territoire de chacun).

O.3 PROJETS DE GESTION D'ÉVÉNEMENTS

O.3.1 Le soumissionnaire doit fournir une description détaillée
de trois (3) projets de gestion d'événements.

Les projets de gestion d'événements décrits doivent démontrer
l'expérience du soumissionnaire. Les projets dans le cadre
desquels les travaux ont été réalisés par un (1) ou plusieurs
soumissionnaires pour le compte d'une autre entreprise ne sont
pas acceptés.

Pour chaque événement :

la date de début de l'événement doit avoir été après le 1er
janvier 2009;
Pour au moins deuxdes troisprojets de gestion d'événements,
l'événement doit avoir eu lieu en Amérique du Nord, et pour l'un
de ces deuxprojets, l'événement doit avoir eu lieu dans la
province de l'Ontario;
la portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir
été d'au moins 200 000 $ (incluant les honoraires
professionnels, les dépenses directes, les dépenses de
sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et
tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais
excluant les taxes applicables);
Au moins 20000personnes doivent avoir participé à l'événement au
même moment et au même endroit, et au moins deuxdes troisprojets
de gestion d'événements devaient concerner des événements
culturels extérieurs (p.ex. concerts, festivals, spectacles de
variétés);
Le soumissionnaire doit avoir été responsable de l'embauche, de
la coordination et de la gestion des artistes et des interprètes
qui ont offert une prestation pendant l'événement;
Le soumissionnaire doit avoir été responsable du respect de
l'ensemble des lois et des règlements applicables ainsi que de
l'obtention des droits et des autorisations nécessaires pour
réaliser tous les aspects de l'événement;
Le soumissionnaire doit avoir été responsable de la coordination
et de la gestion des animateurs et des conférenciers prévus.

O.3.1.1 Le soumissionnaire doit fournir les renseignements
suivants pour chacun des trois (3) exemples de projets de
gestion d'événements :
Nom du projet ou de l'événement;
Client (ministère/entreprise, etc.);
Personne-ressource du client;
Description de l'événement;
Date de début de l'événement;
ieu de l'événement;
Portion du budget global assignée au soumissionnaire (incluant
les honoraires professionnels, les dépenses directes, les
dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de
subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le
cas, mais excluant les taxes applicables);
Nombre de personnes présentes à l'endroit précisé;
Description des exigences relatives à l'embauche, à la
coordination et à la gestion des artistes et des interprètes;
Description du besoin de coordination et de gestion des
animateurs et conférenciers prévus;
Description des responsabilités du soumissionnaire quant au
respect de l'ensemble des lois et des règlements applicables
ainsi qu'à l'obtention de l'ensemble des droits et des
exemptions applicables;; et
Liste des services de gestion d'événements fournis.

O.3.1.2 Le soumissionnaire doit avoir pris des dispositions avec
un diffuseur-hôte pour au moins un (1) des projets de gestion
d'événements extérieurs, pour lequel le soumissionnaire était
aussi responsable du concept de scène; la diffusion en découlant
doit avoir eu lieu en direct et devait viser un public cible
national ou international.

Le soumissionnaire doit fournir une description de ses
responsabilités concernant la prise de dispositions avec le
diffuseur-hôte, l'élaboration du concept de scène et la
diffusion en découlant. La description doit aussi préciser le
public cible de cette diffusion en découlant.

O.3.1.3 Le soumissionnaire doit fournir une lettre de
recommandation pour chaque exemple de projet de gestion
d'événements présenté. Chaque lettre de recommandation doit
provenir du client concerné par l'exemple de projet de gestion
d'événements et être adressée au soumissionnaire. La lettre de
recommandation doit indiquer le niveau de satisfaction du client
à l'égard du rendement du soumissionnaire.

O.4 PLAN DE PROJET ET STRUCTURE HIÉRARCHIQUE

O.4.1. Le soumissionnaire doit fournir un document décrivant les
rôles et les responsabilités de tous les membres clés de
l'équipe proposée pour la prestation des services et des
produits livrables précisés à l'AnnexeA, Énoncé des travaux,
incluant les personnes suivantes:

Équipe de production d'événements
Producteur
Producteur artistique
Gestionnaire de projet
Représentant du syndicat d'artistes/autorisation relative aux
droits

Équipe de gestion artistique
Directeur artistique, metteur en scène
Équipe de régisseurs de plateau
Chorégraphe

Équipe de création
Concepteur de plateau
Éclairagiste
Concepteur vidéo
Concepteur du son

Équipe technique
Directeur de production
Directeur technique
Régisseur de plateau

O.4.2.Le soumissionnaire doit établir une structure hiérarchique
claire pour les membres clés de l'équipe décrite à la
sectionM.4.1, en présentant un diagramme en arborescence et en
indiquant quels rôles les membres clés du personnel joueront en
interagissant avec Patrimoine canadien.

Évaluation FinanciÈre

Le prix de le soumission sera évalué en dollars canadiens,
excluant des taxes applicables, FAB destination, incluant les
droits de douane et les taxes d'accise canadiens.

2. Méthode de sélection

Une soumission doit respecter les exigences de la demande de
soumissions et satisfaire à tous les critères d'évaluation
techniques obligatoires pour être déclarée recevable. La
soumission recevable avec le prix évalué le plus bas sera
recommandée pour attribution d'un contrat.

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.