PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS

SERVICES DE PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS

EN578-133309/D
Buck, Daniel
No de téléphone - (numéro sur l'avis officiel)
No de télécopieur - (numéro sur l'avis officiel)

LA PRÉSENTE EST UNE OCCASION DE QUALIFICATION CONTINUE DE
L'ARRANGEMENT EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT NO
EN578-133309/000/CX.

La présente occasion de qualification continue permet à de
nouveaux fournisseurs de soumettre des arrangements et de
devenir des titulaires d'arrangements en matière
d'approvisionnement pour des services de planification
d'événements.

Si vous êtres un fournisseur pré-qualifé, auxquel un arrangement
en matière d'approvisionnement à été émis, vous ne DEVEZ PAS
soumettre un nouvel arrangement.

NATURE DU BESOIN :

Le gouvernement du Canada souhaite obtenir une gamme complète de
services de planification d'événements, notamment : réunions,
colloques, ateliers, sommets, consultations, tables rondes,
remises de prix, galas et cérémonies d'ouverture «sur demande».
La portée des services faisant l'objet d'arrangements en matière
d'approvisionnement est à l'annexe A - Énoncé des travaux.

Les services seront fournis aux ministères, organismes ou
sociétés d'État fédéraux mentionnés dans les annexes I, I.1, II,
III de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R., 1985,
ch. F-11 situés à l'extérieur des zones visées par des ententes
sur les revendications territoriales globales.

La valeur des contrats individuels attribués dans le cadre de
l'arrangement en matière d'approvisionnement ne peut être
inférieure à 25 000 $ ni supérieure à 400 000 $, excluant les
taxes applicables. En ce qui concerne les besoins évalués à plus
de 400 000 $, excluant les taxes applicables, la demande de
propositions sera publiée sur achatsetventes.gc.ca.

La période d'attribution des contrats dans le cadre des
arrangements en matière d'approvisionnement s'étend de leur date
d'établissement jusqu'au 31 juillet 2015. Si l'utilisation de
l'arrangement en matière d'approvisionnement est autorisée
au-delà de la période initiale, le fournisseur consent à
prolonger son arrangement pour deux (2) périodes supplémentaire
d'une (1) année chacune, à partir du 1er août 2015 jusqu'au 31
juillet 2016 et du 1er août 2016 jusqu'au 31 juillet 2017. Un
avis sera affiché une fois par année par achatsetventes.gc.ca
pour permettre à de nouveaux fournisseurs de se qualifier. Les
fournisseurs préqualifiés, auxquels un arrangement en matière
d'approvisionnement a été émis, ne seront pas tenu de soumettre
un nouvel arrangement.

Les fournisseurs doivent fournir une liste de noms ou toute
autre documentation connexe, selon les besoins, conformément à
l'article 01 des instructions uniformisées 2008.

Une partie du présent marché est réservée aux entreprises
autochtones dans le cadre de la Stratégie d'approvisionnement
auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement
fédéral, décrite à l'annexe 9.4 du Guide des approvisionnements
intitulée «Exigences relatives au Programme des marchés réservés
aux entreprises autochtones».

Conformément à l'article 1802 de l'Accord sur le commerce
intérieur (ACI), l'ACI ne s'applique pas aux marchés réservés
aux entreprises autochtones dans le cadre de la SAEA.

Pour les besoins de services, les fournisseurs qui touchent une
pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire, doivent fournir
les renseignements demandés, tel que décrit à l'article 3 de la
Partie 2 de la demande d'arrangements en matière
d'approvisionnement (DAMA).

Le besoin est limité aux produits et(ou) aux services canadiens.

PÉRIODE DE DE LA DEMANDE D'ARRANGEMENTS EN

MATIèRE
D'APPROVISIONNEMENT

La période pour attribuer des contrats en vertu de l'arrangement
en matière d'approvisionnement est au 31 juillet 2015.

Si l'utilisation de l'arrangement en matière d'approvisionnement
est autorisée au-delà de la période initiale, l'offrant consent
à prolonger son arrangement pour deux périodes supplémentaire
d'une année chacune, à partir du 1er août 2015 jusqu'au 31
juillet 2016 et du 1er août 2016 jusqu'au 31 juillet 2017 aux
mêmes conditions et aux taux ou prix indiqués dans l'arrangement
en matière d'approvisionnement, ou aux taux ou prix calculés
selon la formule mentionnée dans l'arrangement en matière
d'approvisionnement.

CRITÈRES TECHNIQUES OBLIGATOIRES

O.1 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE

Le soumissionnaire doit avoir :

* été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris au
moins trois (3) années au cours desquelles il s'est spécialisé
dans la prestation de services de gestion d'événements; et
* un lieu d'affaires physique au Canada.

Le fournisseur doit décrire :

(i) le nombre d'années d'existence de l'entreprise;
(ii ) le nombre d'années que l'entreprise s'est spécialisée dans
la prestation de services de gestion d'événements;
(iii) l'adresse physique de tout lieu d'affaires de l'entreprise
(y compris l'adresse, la ville/le village, la province/le
territoire et le code postal de chacun).

O.2 LES PROJETS DE GESTION DES ÉVÉNEMENTS

Le fournisseur doit identifier trois (3) exemples de projets de
gestion d'événements. La proposition de projets de gestion
d'événements doit démontrer l'expérience du fournisseur. Les
projets dans le cadre desquels les travaux ont été réalisés par
une ou plusieurs ressources du fournisseur pour le compte d'un
autre fournisseur ne seront pas acceptés.

Pour chaque événement :

* La date de début de l'événement doit avoir été après le 1
juillet 2008;

• L'événement doit avoir eu lieu en Amérique du Nord;
• La portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir

été d'au moins 200000$ (incluant les honoraires professionnels,
les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais
de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant
du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
* Au moins 50 participants ayant des profils variés doivent
avoir participé à l'événement. " Participant " désigne notamment
un auditoire éventuel, un délégué, un conférencier/animateur, un
modérateur, un président de séance, ou le membre d'un groupe
client. " Varié " est défini comme comportant au moins trois des
profils suivants : grand public, personnes du troisième âge,
jeunes gens, cadres supérieurs, représentants parlementaires,
dignitaires, représentants militaires, etc. assistant à un
événement.
* Une ou plusieurs des ressources de l'entreprise doit avoir été
présent sur les lieux pendant trois (3) jours ou plus;
L'expression « sur les lieux » est défini comme l'emplacement de
l'événement et/ou de déplacement avec les délégués;
* La fourniture de tous les services de gestion d'événements
suivants était requise : hébergement, inscription, accueil, et
transport.

Le fournisseur doit fournir les renseignements suivants pour
chacun des trois (3) exemples de projets de gestion d'événements
:
Nom du projet / de l'événement;
Client (ministère/entreprise, etc.);
Personne-ressource du client (nom, numéro de téléphone, adresse
de courriel);
Description de l'événement;
Date de début de l'événement; (jour, mois, année
Lieu de l'événement;
Portion du budget global assigné à l'entreprise (incluant les
honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses
de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et
tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais
excluant les taxes applicables);
Nombre de délégués présents;
Profil des délégués présents [c.-à-d. le secteur (privé, public
ou militaire), le rang ou le poste et le pays d'origine des
délégués];
Nombre de jours pendant lesquels l'entreprise était présente sur
les lieux;
Liste des services de gestion d'événements fournis.

Le fournisseur doit fournir une lettre de référence pour chaque
échantillon de projet de gestion d'événements présenté. Chaque
lettre de référence doit provenir du client pour l'échantillon
de projet de gestion d'événements et être adressée au
fournisseur. La lettre de référence doit indiquer le niveau de
satisfaction du client à l'égard du rendement du fournisseur.

O.3 LANGUE

Le fournisseur doit confirmer que l'entreprise peut fournir les
services aux délégués de l'événement dans les deux langues
officielles (français et anglais). À ce titre, le fournisseur
doit inclure une copie dûment signée et datée de l'attestation
suivante dans la portion de l'arrangement technique de la
demande d'arrangement en matière d'approvisionnement.

O.4 ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX

Le fournisseur devrait fournir ce qui suit :

* Une déclaration et une mission environnementales à l'échelle
de l'entreprise (y compris les mesures environnementales prises
dans les opérations des bureaux).
* Un plan d'action pour l'approvisionnement en énergie (les
mesures prises pour améliorer l'efficacité énergétique,
l'utilisation prévue d'autres sources de carburant et d'énergie
si les installations du fournisseur lui appartiennent).
* Un plan d'action pour l'approvisionnement en matériaux et en
matériel (l'utilisation prévue de produits recyclés ou
réutilisés, la stratégie de gestion des déchets).
* Un plan d'action et de logistique proposé pour les
déplacements (moins de déplacements, recours à des hôtels
écologiques).

Le fournisseur doit également fournir une liste des
caractéristiques environnementales de son entreprise. Celle-ci
fera partie intégrante de tout arrangement en matière
d'approvisionnement subséquent (conformément à l'appendice 1 -
Liste des caractéristiques environnementales).

LES ARRANGEMENTS QUI NE RESPECTENT PAS TOUTES LES EXIGENCES

OBLIGATOIRES NE SERONT PAS

RETENUES.

2. Méthode de sélection - Arrangement en matière
d'approvisionnement

Un arrangement doit respecter les exigences de la demande
d'arrangements en matière d'approvisionnement et satisfaire à
tous les critères d'évaluation techniques obligatoires pour être
déclaré recevable.

Tous les fournisseurs dont la soumission est jugée entièrement
conforme et tous les fournisseurs autochtones dont la soumission
est jugée entièrement conforme seront recommandés pour
l'émission d'un arrangement en matière d'approvisionnement.

TPSGC prévoit conclure des arrangements en matière
d'approvisionnement avec tous les fournisseurs qualifiés et tous
les fournisseurs autochtones qualifiés. Deux (2) listes de
fournisseurs qualifiés (une pour les fournisseurs autochtones et
non autochtones, et une pour les fournisseurs autochtones
seulement) seront préparées pour la prestation des services de
gestion d'événements.

Une liste distincte sera dressée pour les fournisseurs
autochtones, conformément au Programme des marchés réservés aux
entreprises autochtones.

Si un seul arrangement entièrement conforme est reçu pour l'une
ou l'autre de ces listes, celui-ci sera reporté jusqu'à ce qu'un
ou plusieurs autres arrangements entièrement conformes soient
reçus pour la liste, à la suite d'un processus de mise à jour.

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.