Planification d'événements

ACC Plannification d'événements

51019-146001/A
Buck(CX Div.), Daniel
Telephone No. - (numéro sur l'avis officiel) ( )
Fax No. - (numéro sur l'avis officiel)

NATURE DU BESOIN :

Anciens Combattants Canada (ACC) soulignera quatre anniversaires
importants au moyen d'événements outre-mer et deux cérémonies du
Souvenir (sépultures) optionnelles outre-mer. Les calendriers
provisoires des événements outre-mer se trouvent ci-joint aux
appendices 1 à 6 de l'annexe A - Énoncé des travaux.
L'entrepreneur doit fournir les services de gestion d'événements
suicxvants : planifier, organiser et régler tous les préparatifs
de voyage, y compris le transport et l'hébergement et la gestion
logistique sur place en prévision de ces événements et de ces
cérémonies du Souvenir (sépultures) outre-mer.
ACC se chargera de l'organisation des activités principales,
mais aura besoin de soutien sur place pour les événements prévus.
La période du contrat s'étend de la date de l'attribution au 31
mars 2016.
Pour les besoins de services, les soumissionnaires qui touchent
une pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire, doivent
fournir les renseignements demandés, tel que décrit à l'article
3 de la Partie 2 de la demande de soumissions.

Pour ce besoin, une préférence est accordée aux produits et(ou)
aux services canadiens.

Une exigence du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en
matière d'emploi est associée au présent besoin; veuillez vous
référer à la Partie 5 - Attestations, la Partie 7 - Clauses du
contrat subséquent et l'annexe intitulée Programme de contrats
fdraux pour l'quit en matire d'emploi - Attestation.

CRITèRES TECHNIQUES OBLIGATOIRES

O.1 SOUMISSIONS FINANCIÈRE

Le soumissionnaire doit fournir l'information sur
l'établissement des coûts, strictement en conformité avec la
base de paiement qui figure à l'annexe « B ».

O.2 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE

Le soumissionnaire doit:

- avoir été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris
au moins trois (3) années au cours desquelles il s'est
spécialisé dans la prestation de services de gestion
d'événements;

- avoir un lieu d'affaires physique au Canada.

Le soumissionnaire doit fournir:

1. 1.
   le nombre d'années d'existence de l'entreprise;
2. 2.
   le nombre d'années que l'entreprise s'est spécialisée dans la

prestation de services de gestion d'événements;
3. l'adresse physique de tout lieu d'affaires de l'entreprise au
Canada (y compris l'adresse, la ville/le village, la province/le
territoire et le code postal de chacun).

O.3 PROJETS DE GESTION D'ÉVÉNEMENTS

O.3.1 Le soumissionnaire doit fournir une description détaillée
de trois(3) projets de gestion d'événements.

Les projets de gestion d'événements décrits doivent démontrer
l'expérience du soumissionnaire. Les projets dans le cadre
desquels les travaux ont été réalisés par un (1) ou plusieurs
soumissionnaires pour le compte d'une autre entreprise ne sont
pas acceptés.

Pour chaque événement:

a) la date de début de l'événement doit avoir été après le
1erjanvier2009;
b) l'événement doit avoir eu lieu à l'extérieur de l'Amérique du
Nord;
c) la portion du budget global assignée à l'entreprise doit
avoir été d'au moins 200000$ (incluant les honoraires
professionnels, les dépenses directes, les dépenses de
sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et
tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais
excluant les taxes applicables);
d) au moins 40participants ayant des profils variés ont
participé à l'événement. «Participant» désigne notamment un
auditoire éventuel, un délégué, un conférencier/animateur, un
modérateur, un président de séance, ou le membre d'un groupe
client. «Varié» signifie que les participants à un (1)événement
étaient issus d'au moins trois(3) des groupes suivants: grand
public, personnes âgées, jeunes gens, vétérans, cadres
supérieurs, représentants parlementaires, dignitaires,
représentants militaires, etc.;
e) une (1) ou plusieurs des ressources de l'entreprise doivent
avoir été présentes sur les lieux pendant trois (3) jours ou
plus. Pour les besoins de la présente demande de propositions,
«ressources» s'entend d'un directeur principal d'événements,
d'un directeur d'événements ou d'un coordonnateur d'événements.
«Sur place» s'entend du ou des lieux où se tient l'événement
et/ou du déplacement avec les participants de l'événement;
f) tous les services de gestion d'événements suivants doivent
avoir été fournis: hébergement, logistique, accueil et transport.

O.3.1.1 Le soumissionnaire doit fournir les renseignements
suivants pour chacun des trois (3) exemples de projets de
gestion d'événements:

? Nom du projet ou de l'événement.
? Client (ministère/entreprise, etc.).
? Personne-ressource du client (nom, numéro de téléphone et
adresse de courriel).
? Description de l'événement.
? Date de début de l'événement (jour, mois, année).
? Lieu de l'événement.
? Portion du budget global assignée au soumissionnaire (incluant
les honoraires professionnels, les dépenses directes, les
dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de
subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le
cas, mais excluant les taxes applicables).
? Nombre de participants présents.
? Profil des délégués présents.
? Nombre de jours où au moins une (1) ressource de l'entreprise
était sur place.
? Liste des services de gestion d'événements fournis.

O.3.1.2 Le soumissionnaire doit fournir une lettre de
recommandation pour chaque exemple de projet de gestion
d'événements présenté. Chaque lettre de recommandation doit
provenir du client visant l'exemple de projet de gestion
d'événements et être adressée au soumissionnaire. La lettre de
recommandation doit indiquer le niveau de satisfaction du client
à l'égard du rendement du soumissionnaire.

MéTHODE DE SéLECTION

Une soumission doit respecter les exigences de la demande de
soumissions et satisfaire à tous les critères d'évaluation
techniques obligatoires pour être déclarée recevable. La
soumission recevable avec le prix évalué le plus bas sera
recommandée pour attribution d'un contrat.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.