Planification d'événements - CFC

SERVICES DE PLANIFICATION

D'éVéNEMENTS POUR LE CFC

W8160-130009/C
Buck, Daniel
No. de téléphone - (numéro sur l'avis officiel)
No. de télécopieur - (numéro sur l'avis officiel)

NATURE DU BESOIN :

Le CFC a besoin d'aide pour planifier, organiser et tenir les
événements dans le cadre du volet éducationnel de son mandat,
sur demande. Les événements tenues au CFC comprennent des
programmes courts, des symposiums, des exercices opérationnels
et des cérémonies de remise de diplômes. Parfois, ces événements
doivent avoir lieu à Toronto et ses environs ainsi qu'ailleurs
au Canada. Les évènements prévus à l'extérieur du Collège des
Forces canadiennes (CFC) comprennent des exercices opérationnels
et des sorties dans le cadre du programme, sous la forme de
visites d'apprentissage expérimentales (VAE), dans des villes du
Canada et à l'étranger pour visiter des groupes de réflexion,
des installations et des établissements commerciaux,
multinationaux, gouvernementaux et militaires.

L'utilisateur désigné autorisé à passer des commandes
subséquentes à l'offre à commandes est le Ministère de la
Défense nationale (MDN) - Collège des Forces canadiennes (CFC).

Des commandes subséquentes à cette offre à commandes pourront
être passées passées de la date d'attribution au 31octobre 2014.
Si l'utilisation de l'offre à commandes est autorisée au-delà
de la période initiale, l'offrant consent à prolonger son offre
pour deux périodes supplémentaires d'une année chacune, à partir
du 1er novembre 2014 jusqu'au 31 octobre 2015 et à partir du 1er
novembre 2015 jusqu'au 31 octobre 2016.

Une (1) offre à commandes sera émise en réponse à la présente
demande d'offre à commandes (DOC).

Les commandes individuelles subséquentes à l'offre à commandes
ne doivent pas dépasser
500 000,00$ (taxes applicables incluses).

Le coût total, pour le Canada, des commandes subséquentes à
l'offre à commandes ne doit pas dépasser le montant de 1 495
000.00 $, (taxes applicables exclues) à moins d'une autorisation
écrite du responsable de l'offre à commandes.

Le besoin est limité aux produits et(ou) aux services canadiens.

Les offrants doivent fournir une liste de noms ou toute autre
documentation connexe, selon les besoins, conformément à
l'article 01 des instructions uniformisées 2006.

Pour les besoins de services, les offrants qui touchent une
pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire, doivent fournir
les renseignements demandés, tel que décrit à l'article 3 de la
Partie 2 de la demande de soumissions.

EXIGENCES OBLIGATOIRES :

O.1 OFFRE FINANCIÈRE

L'offrant doit fournir l'information sur l'établissement des
coûts, strictement en conformité avec la base de paiement qui
figure à l'annexe « B ».

O.2 EXPÉRIENCE DES RESSOURCES PROPOSÉES

L'offrant doit identifier trois (3) ressources - un (1)
gestionnaire d'événements principal et deux (2) gestionnaires
d'événements de remplacement.

L'offrant doit identifier deux (2) échantillons de projet de
gestion d'événements pour le gestionnaire d'événements principal
et les gestionnaires d'événements de remplacement. Le même
exemple de projet de gestion d'événements ne peut être utilisé
pour démontrer l'expérience de plus d'une ressource proposée. Un
événement organisé par un gestionnaire d'événements principal ou
de remplacement pour le compte d'une entreprise autre que celle
d'offrant sera accepté.

Pour chaque événement :

La date de début de l'événement doit avoir été après le 1er
juillet 2008;
La portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir
été d'au moins 200000$ (incluant les honoraires professionnels,
les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais
de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant
du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
Un minimum de 100 délégués, y compris des délégués qui étaient,
au minimum, un (1) ou l'autre : a) des officiers militaires haut
gradés (major/lieutenant-commandant ou grade plus élevé)
canadiens ou étrangers; b) des hauts fonctionnaires du
gouvernement du Canada; ou c) des cadres du secteur privé
canadiens ou étrangers (haute direction ou niveau plus élevé)
doivent avoir assisté à l'événement;
L'entreprise doit avoir été sur place trois (3) jours ou plus -
" sur place " signifie qu'au moins une des ressources de
l'entreprise doit avoir été présente à l'emplacement de
l'évènement ou doit avoir voyagé avec les participants;
La fourniture de tous les services de gestion d'événements
suivants était requise : hébergement, accueil, et transport.

L'offrant doit fournir les renseignements suivants pour chacun
des six (6) échantillons de projets de gestion d'événements :
Nom du gestionnaire d'événements principal ou de remplacement
responsable de la gestion de l'événement;
Client;
Personne-ressource du client;
Description de l'événement;
Date de début de l'événement;
Nombre de délégués présents;
Profil des délégués présents [c.-à-d. le secteur (privé, public
ou militaire), le rang ou le poste et le pays d'origine des
délégués];
Nombre de jours pendant lesquels l'entreprise était présente sur
les lieux; et
Liste des services de gestion d'événements fournis.

En présentant un projet aux fins d'évaluation, l'offrant
confirme que sa valeur est conforme aux montants précisés dans
la présente.

O.3 LES PROJETS DE GESTION DES ÉVÉNEMENTS

L'offrant doit identifier trois (3) projets de gestion
d'événements exécutés par l'offrant.

Chaque ressource proposée en réponse à O.2 doit avoir géré un
(1) événement. Le même échantillon de projet de gestion
d'événements ne peut être utilisé pour démontrer l'expérience de
plus d'une ressource proposée. Toutefois, l'offrant peut
identifier un ou des projets de gestion d'événement qui a/ont
été identifié(s) au critère O.2, Expérience des ressources
proposées. Un événement géré par une ressource proposée pour le
compte d'une entreprise autre que celle d'offrant ne sera pas
accepté.

Deux (2) des événements doivent avoir eu lieu à l'étranger
(c.-à-d. qu'ils doivent avoir été tenus lieu à l'extérieur du
Canada). Parmi les deux (2) événements ayant eu lieu à
l'étranger, un (1) seul doit avoir été tenu sur le territoire
des États-Unis d'Amérique.

Pour chaque événement :

La date de début de l'événement doit avoir été après le 1er
juillet 2008;
La portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir
été d'au moins 85000$ (incluant les honoraires professionnels,
les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais
de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant
du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
Un minimum de 40 délégués, y compris des délégués qui étaient,
au minimum, un (1) ou l'autre : a) des officiers militaires haut
gradés (major/lieutenant-commandant ou grade plus élevé)
canadiens ou étrangers; b) des hauts fonctionnaires du
gouvernement du Canada; ou c) des cadres du secteur privé
canadiens ou étrangers (haute direction ou niveau plus élevé)
doivent avoir assisté à l'événement;
L'entreprise doit avoir été sur place trois (3) jours ou plus -
" sur place " signifie qu'au moins une des ressources de
l'entreprise doit avoir été présente à l'emplacement de
l'évènement ou doit avoir voyagé avec les participants;
La fourniture de tous les services de gestion d'événements
suivants était requise : hébergement, accueil, et transport.

L'offrant doit fournir les renseignements suivants pour chacun
des trois (3) échantillons de projets de gestion d'événements :
Nom du gestionnaire d'événements principal ou de remplacement
responsable de la gestion de l'événement;
Client;
Personne-ressource du client;
Description de l'événement;
Date de début de l'événement;
Lieu de l'événement;
Nombre de délégués présents;
Profil des délégués présents [c.-à-d. le secteur (privé, public
ou militaire), le rang ou le poste et le pays d'origine des
délégués];
Nombre de jours pendant lesquels l'entreprise était présente sur
les lieux; et
Liste des services de gestion d'événements fournis.

En présentant un projet aux fins d'évaluation, l'offrant
confirme que sa valeur est conforme aux montants précisés dans
la présente.

L'offrant doit fournir une lettre de recommandation pour chacun
des trois (3) échantillons de projets de gestion d'événements
soumis. Chaque lettre de référence doit être du client pour
l'échantillon de projet de gestion d'événements et être adressée
à l'offrant. Le gestionnaire d'événements principal qui a
travaillé au projet doit être nommé dans la lettre de référence.
La lettre de référence doit indiquer le niveau de satisfaction
du client à l'égard du rendement de l'offrant.

O.4 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE

L'offrant doit avoir :

été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris au
moins trois (3) années au cours desquelles il s'est spécialisé
dans la prestation de services de gestion d'événements; et
un lieu d'affaires physique au Canada.

L'offrant doit fournir :

le nombre d'années d'existence de l'entreprise;
le nombre d'années que l'entreprise s'est spécialisée dans la
prestation de services de gestion d'événements;
l'adresse physique de tout lieu d'affaires de l'entreprise (y
compris l'adresse, la ville/le village, la province/le
territoire et le code postal de chacun).

O.5 LANGUE

L'offrant doit confirmer que l'entreprise peut fournir les
services aux délégués de l'événement dans les deux langues
officielles (français et anglais). À ce titre, l'offrant doit
inclure une copie dûment signée et datée de l'attestation
suivante dans la portion de la proposition technique de la
demande d'offres à commandes.

MéTHODE DE SéLECTION

Une offre doit respecter les exigences de la demande d'offres à
commandes et satisfaire à tous les critères d'évaluation
technique obligatoires pour être déclarée recevable. L'offre
recevable avec la valeur d'évaluation de la proposition (VEP) le
plus bas sera recommandée pour l'émission d'une offre à
commandes.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.