PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENT

SERVICES DE PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS

EN578-133309/B
Buck, Daniel
No de téléphone - (numéro sur l'avis officiel)
No de télécopieur - (numéro sur l'avis officiel)

CECI EST LA

DEUXIèME CONSULTATION PORTANT SUR :

DEMANDE DE COMMENTAIRES DE L'INDUSTRIE (DCI)
CONCERNANT LA STRATÉGIE D'APPROVISIONNEMENT POUR
LES SERVICES DE PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS
POUR LE GOUVERNEMENT FÉDÉRAL DU CANADA

Les commentaires devront être soumis au plus tard à 14:00 heure,
heure avancée de l'est,
le lundi 8 juillet 2013.

1. NATURE DE LA DEMANDE DE COMMENTAIRES DE L'INDUSTRIE

La présente n'est pas une demande de soumissions. La DCI ne
donnera pas lieu à l'attribution d'un contrat, les fournisseurs
éventuels de tous biens ou services décrits dans l'aperçu du
projet ci-joint ne devraient donc pas réserver des stocks ou des
installations, ni affecter des ressources en fonction des
renseignements présentés dans cette DCI. La DCI ne donnera pas
lieu non plus à l'établissement d'une liste de fournisseurs; par
conséquent, que des fournisseurs éventuels répondent ou non à la
DCI n'empêchera pas ces fournisseurs de participer à des achats
futurs. En outre, la DCI n'amènera pas nécessairement l'achat de
l'un ou de l'autre des biens et des services qui y sont décrits.
La DCI vise seulement à obtenir de la rétroaction de l'industrie
sur les points qui y sont abordés.

2. LA STRATÉGIE NATIONALE D'APPROVISIONNEMENT EN MATIÈRE DE
SERVICES DE COMMUNICATION

TPSGC a sollicité la participation des principaux groupes
d'intervenants, y compris les ministères et les fournisseurs de
services de communication, dans le cadre de l'examen de ses
méthodes d'acquisition de services de communication pour le
compte des ministères. Cet examen a permis de cerner les forces
du processus actuel et de relever les aspects qui, s'ils étaient
exploités, profiteraient aux ministères, aux fournisseurs
actuels et potentiels ainsi qu'à l'ensemble de la population
canadienne. Plus précisément, l'adoption de méthodes normalisées
en ce qui a trait à l'approvisionnement permettrait d'accroître
la transparence, l'efficacité et la prévisibilité du processus.

La Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de
services de communication publié sur le Service électronique
d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) en février 2013, vise
à adopter une approche, qui une fois mise en oeuvre, améliorera
la convivialité et l'efficacité du processus d'approvisionnement
pour tous les intervenants.

Les services de planification d'événements est une
sous-catégorie de la Stratégie. Conformément à l'orientation
stratégique définie dans cette Stratégie, TPSGC cherche à
améliorer le processus d'approvisionnement pour les services de
planification d'événements en augmentant la communication avec
tous les parties prenantes grâce à la création d'un groupe de
fournisseurs.

Cette réunion visait à déterminer si les fournisseurs de gestion
d'événements souhaiteraient disposer de nouveaux outils pour
l'acquisition de services de gestion d'événements et, dans
l'affirmative, déterminer les mécanismes d'approvisionnement les
plus appropriés. À la suite de la discussion tenue lors de la
réunion, nous avons conclu que les fournisseurs préféreraient
que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
établisse des arrangements en matière d'approvisionnement pour
l'acquisition de services de gestion d'événements.

Les fournisseurs intéressés sont invités à formuler des
commentaires sur la version provisoire de la demande
d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) ainsi que
des suggestions relativement à l'élaboration du nouveau
mécanisme d'approvisionnement.

Les soumissionnaires peuvent faire part de leurs commentaires à
Daniel Buck, à l'adresse suivante :
(courriel sur l'avis officiel).

3. CONTENU DE LA DCI

La DCI contient une ébauche de la demande d'arrangements en
matière d'approvisionnement (DAMA). Ce document est un travail
en cours et les répondants ne sauraient supposer que des
nouvelles clauses ou exigences ne seront pas ajoutées à toute
demande de soumissions qui, au bout du compte, sera diffusée par
le Canada. Les répondants ne devraient pas non plus supposer
qu'aucune des dispositions ou aucun des besoins ne sera supprimé
ou révisé. Des commentaires concernant tous les aspects des
critères d'évaluation proposées sont les bienvenus.

4. NATURE ET PRÉSENTATION DES RÉPONSES DEMANDÉES

Les répondants doivent fournir leurs commentaires, leurs
préoccupations et, le cas échéant, leurs recommandations qui
pourraient améliorer cette stratégie. Les répondants devraient
expliquer les hypothèses qu'ils formulent dans leurs réponses.

5. COÛTS LIÉS AUX RÉPONSES

Le Canada ne remboursera pas les répondants pour les frais
engagés en répondant à la DCI.

6. TRAITEMENT DES RÉPONSES

Utilisation des réponses: Les réponses ne seront pas évaluées de
manière formelle. Cependant, le Canada pourrait s'en servir pour
modifier des stratégies d'achat ou tout document provisoire
faisant partie de la DCI. Le Canada examinera toutes les
réponses reçues avant la date d'échéance de la DCI. Par contre,
le Canada pourrait en outre examiner, à sa seule discrétion, des
réponses reçues après la date d'échéance.

Équipe chargée de l'examen: Une équipe composée de représentants
de TPSGC et, potentiellement autres ministères, examinera les
réponses au nom du Canada. Le Canada se réserve le droit de
faire appel à des experts-conseils indépendants ou à des
fonctionnaires, s'il le juge nécessaire, pour évaluer des
réponses. Chaque membre de l'équipe n'examinera pas
nécessairement toutes les réponses.

Confidentialité: Toute partie des réponses que le répondant juge
être à caractère exclusif ou confidentiel devrait porter une
mention en ce sens. Le Canada traitera ces renseignements de
façon confidentielle, conformément à la Loi sur l'accès à
l'information.

Suivi: Le Canada pourrait, à sa seule discrétion, communiquer
avec tout répondant pour obtenir des éclaircissements sur les
réponses fournies ou pour poser d'autres questions.

7. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Comme il ne s'agit pas d'une demande de soumissions, le Canada
ne répondra pas nécessairement aux demandes de renseignements
par écrit ou ne distribuera pas nécessairement les réponses à
tous les fournisseurs éventuels. Toutefois, les répondants qui
ont des questions relatives à la DCI peuvent s'adresser à:

Daniel Buck par téléphone au (numéro sur l'avis officiel)
ou par courriel à : (courriel sur l'avis officiel)

8. DÉPÔT DES RÉPONSES

Date et lieu du dépôt des réponses: Les fournisseurs intéressés
devraient adresser leur réponse à l'autorité contractante au
plus tard à l'heure et à la date indiquées à la page 1 du
présent document. La méthode privilégiée pour répondre est par
courriel à l'adresse:

(courriel sur l'avis officiel)

Responsabilité concernant le dépôt des réponses: La
responsabilité de faire parvenir les réponses à la bonne adresse
et dans les délais prévus incombe entièrement au répondant.
TPSGC n'assumera pas ces responsabilités ni n'acceptera qu'elles
lui soient transférées.

Si vous avez des questions, veuillez ne pas hésiter à
communiquer avec l'autorité contractante précitée.

9. QUESTIONS PRÉCISES

Stratégie d'approvisionnement
Selon vous, les critères d'évaluation sont-ils suffisamment
clairs? Y a-t-il des exigences et/ou des éléments qui ne sont
pas clairs ou qui pourraient limiter indûment la capacité d'un
fournisseur de présenter une réponse?
Selon vous, les critères d'évaluation et la base de paiement à
intégrer dans les DP émises dans le cadre de l'arrangement en
matière d'approvisionnement devraient-ils être prescrits aux
clients de manière ferme ou optionnelle (voire aucunement)? Dans
l'affirmative, quels critères d'évaluation devraient y être
inclus?
Préconisez-vous une méthode d'approvisionnement invitant tous
les fournisseurs qualifiés de soumettre une proposition pour
chaque besoin dans le cadre des arrangements en matière
d'approvisionnement subséquents?
Selon vous, un seuil de 400 000 $ (taxes en sus) est-il
suffisant pour l'acquisition de la plupart des services gestion
d'événements? Le cas échéant, pourquoi?

10. ÉBAUCHE DE LA DEMANDE D'ARRANGEMENT EN MATIÈRE
D'APPROVISIONNEMENT

Voir ci-joint.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.