PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS

SERVICES DE PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS

EN578-133309/A
Buck, Daniel
No de téléphone - (numéro sur l'avis officiel)
No de télécopieur - (numéro sur l'avis officiel)

DEMANDE DE COMMENTAIRES DE L'INDUSTRIE (DCI)
CONCERNANT LA STRATÉGIE D'APPROVISIONNEMENT POUR
LES SERVICES DE PLANIFICATION D'ÉVÉNEMENTS
POUR LE GOUVERNEMENT FÉDÉRAL DU CANADA

Les commentaires devront être soumis au plus tard à 14:00 heure,
heure avancée de l'est,
le mercredi 8 mai 2013.

1. NATURE DE LA DEMANDE DE COMMENTAIRES DE L'INDUSTRIE

La présente n'est pas une demande de soumissions. La DCI ne
donnera pas lieu à l'attribution d'un contrat, les fournisseurs
éventuels de tous biens ou services décrits dans l'aperçu du
projet ci-joint ne devraient donc pas réserver des stocks ou des
installations, ni affecter des ressources en fonction des
renseignements présentés dans cette DCI. La DCI ne donnera pas
lieu non plus à l'établissement d'une liste de fournisseurs; par
conséquent, que des fournisseurs éventuels répondent ou non à la
DCI n'empêchera pas ces fournisseurs de participer à des achats
futurs. En outre, la DCI n'amènera pas nécessairement l'achat de
l'un ou de l'autre des biens et des services qui y sont décrits.
La DCI vise seulement à obtenir de la rétroaction de l'industrie
sur les points qui y sont abordés.

2. LA STRATÉGIE NATIONALE D'APPROVISIONNEMENT ENMATIÈRE DE
SERVICES DE COMMUNICATION

TPSGC a sollicité la participation des principaux groupes
d'intervenants, y compris les ministères et les fournisseurs de
services de communication, dans le cadre de l'examen de ses
méthodes d'acquisition de services de communication pour le
compte des ministères. Cet examen a permis de cerner les forces
du processus actuel et de relever les aspects qui, s'ils étaient
exploités, profiteraient aux ministères, aux fournisseurs
actuels et potentiels ainsi qu'à l'ensemble de la population
canadienne. Plus précisément, l'adoption de méthodes normalisées
en ce qui a trait à l'approvisionnement permettrait d'accroître
la transparence, l'efficacité et la prévisibilité du processus.

La Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de
services de communication publié sur le Service électronique
d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) en février 2013, vise
à adopter une approche, qui une fois mise en oeuvre, améliorera
la convivialité et l'efficacité du processus d'approvisionnement
pour tous les intervenants.

Les services de planification d'événements est une
sous-catégorie de la Stratégie. Conformément à l'orientation
stratégique définie dans cette Stratégie, TPSGC cherche à
améliorer le processus d'approvisionnement pour les services de
planification d'événements en augmentant la communication avec
tous les parties prenantes grâce à la création d'un groupe de
fournisseurs.

Les fournisseurs sont invités à manifester leur intérêt à
participer à un groupe de discussion pour les services de
planification d'événements avec Daniel Buck: daniel.buck @
tpsgc-pwgsc.gc.ca. Il est prévu qu'une réunion du groupe de
discussion aura lieu à Ottawa, en Ontario sois en Mai ou Juin
2013. Les fournisseurs ou les personnes intéressées à participer
aux groupes de discussions avec l'autorité contractante ainsi
qu'avec d'autres membres de l'industrie afin d'échanger de
nouvelles idées, de nouvelles avenues doivent le spécifier dans
leur réponse ainsi que de mentionner le nombre de personnes de
chaque entreprise qui souhaite participer.

3. CONTENU DE LA DCI

La DCI contient une épreuve de l'énoncé des travaux (EDT) ainsi
que les critères d'évaluation proposées. Ce document est un
travail en cours et les répondants ne sauraient supposer que des
nouvelles clauses ou exigences ne seront pas ajoutées à toute
demande de soumissions qui, au bout du compte, sera diffusée par
le Canada. Les répondants ne devraient pas non plus supposer
qu'aucune des dispositions ou aucun des besoins ne sera supprimé
ou révisé. Des commentaires concernant tous les aspects des
critères d'évaluation proposées sont les bienvenus.

4. NATURE ET PRÉSENTATION DES RÉPONSES DEMANDÉES

Les répondants doivent fournir leurs commentaires, leurs
préoccupations et, le cas échéant, leurs recommandations qui
pourraient améliorer cette stratégie. Les répondants devraient
expliquer les hypothèses qu'ils formulent dans leurs réponses.

5. INFORMATION SUPPLÉMENTAIRES POUR LES RÉPONDANTS

Afin d'aider les fournisseurs à formuler des recommandations
relatives à l'élaboration du nouveau mécanisme
d'approvisionnement, le tableau suivant démontre le volume
d'affaire annuel arrondi des marchés menées par TPSGC (Direction
de l'Approvisionnement en Communication) utilisant les offres à
commandes et les arrangements en matières d'approvisionnement
pour les services de planification des événements depuis le 1er
Avril 2009.

ANNÉE FISCALE TOTAL ARRONDI DU VOLUME D'AFFAIRE ANNUEL
2009-2010 $2,100,000.00
2010-2011 $1,635,000.00
2011-2012 $536,000.00
2012-2013 $62,000.00

6 COÛTS LIÉS AUX RÉPONSES

Le Canada ne remboursera pas les répondants pour les frais
engagés en répondant à la DCI.

7 TRAITEMENT DES RÉPONSES

Utilisation des réponses: Les réponses ne seront pas évaluées de
manière formelle. Cependant, le Canada pourrait s'en servir pour
modifier des stratégies d'achat ou tout document provisoire
faisant partie de la DCI. Le Canada examinera toutes les
réponses reçues avant la date d'échéance de la DCI. Par contre,
le Canada pourrait en outre examiner, à sa seule discrétion, des
réponses reçues après la date d'échéance.

Équipe chargée de l'examen: Une équipe composée de représentants
de TPSGC et, potentiellement autres ministères, examinera les
réponses au nom du Canada. Le Canada se réserve le droit de
faire appel à des experts-conseils indépendants ou à des
fonctionnaires, s'il le juge nécessaire, pour évaluer des
réponses. Chaque membre de l'équipe n'examinera pas
nécessairement toutes les réponses.

Confidentialité: Toute partie des réponses que le répondant juge
être à caractère exclusif ou confidentiel devrait porter une
mention en ce sens. Le Canada traitera ces renseignements de
façon confidentielle, conformément à la Loi sur l'accès à
l'information.

Suivi: Le Canada pourrait, à sa seule discrétion, communiquer
avec tout répondant pour obtenir des éclaircissements sur les
réponses fournies ou pour poser d'autres questions.

8. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Comme il ne s'agit pas d'une demande de soumissions, le Canada
ne répondra pas nécessairement aux demandes de renseignements
par écrit ou ne distribuera pas nécessairement les réponses à
tous les fournisseurs éventuels. Toutefois, les répondants qui
ont des questions relatives à la DCI peuvent s'adresser à:

Daniel Buck par téléphone au (numéro sur l'avis officiel)
ou par courriel à : (courriel sur l'avis officiel)

9. DÉPÔT DES RÉPONSES

Date et lieu du dépôt des réponses: Les fournisseurs intéressés
devraient adresser leur réponse à l'autorité contractante au
plus tard à l'heure et à la date indiquées à la page 1 du
présent document. La méthode privilégiée pour répondre est par
courriel à l'adresse:

(courriel sur l'avis officiel)

Responsabilité concernant le dépôt des réponses: La
responsabilité de faire parvenir les réponses à la bonne adresse
et dans les délais prévus incombe entièrement au répondant.
TPSGC n'assumera pas ces responsabilités ni n'acceptera qu'elles
lui soient transférées.

Si vous avez des questions, veuillez ne pas hésiter à
communiquer avec l'autorité contractante précitée.

10. QUESTIONS PRÉCISES

Stratégie d'approvisionnement
À votre avis, est-ce qu'une offre à commandes, un arrangement en
matière d'approvisionnement ou une combinaison de ces deux
véhicules ou même aucun de ces véhicules seraient la méthode
d'approvisionnement appropriée pour ce type de travail?
Compte tenu de la réduction des dépenses pour cette commodité,
serait-il plus rentable pour TPSGC d'envisager une démarche ou
''un seul gagnant'' serait la méthode pour ce marché? Par
exemple, une seul offre à commandes (OC) (ou une OC par région)
avec une limite de commandes subséquentes élevée?
À votre avis, est-ce que les critères d'évaluation proposées
sont appropriés pour les besoins décrits dans l'énoncé des
travaux? Si non, pourquoi?
À votre avis, y a t-il des exigences et/ou des éléments décrits
à l'énoncé des travaux ou dans les critères d'évaluation qui ne
sont pas claires ou qui limiterait indûment la capacité d'un
fournisseur à présenter une réponse?
Y a-t-il des services liés, ne figurant pas dans l'énoncé des
travaux, que le Canada devrait envisager d'inclure dans ce
marché? Si oui, veuillez s'il-vous-plaît fournir les détails.
Les répondants qui sont intéressées à participer aux rencontres
de discussions avec l'autorité contractante et d'autres membres
de l'industrie doivent s'identifier dans leur réponse. Veuillez,
s'il-vous-plaît, nous transmettre la liste des personnes qui
souhaiteraient participer incluant l'adresse de courriel pour
chaque personne.

Achats écologiques
Quelles sont les initiatives environnementales qui ont été mises
en œuvre par votre organisation ainsi quelles seront vos
intentions d'un plan d'action pour l'avenir (recyclage /
réutilisation des initiatives, voyage vert, etc)? Veuillez vous
expliquer et apporter des précisions.

11. ÉNONCÉ DES TRAVAUX (EDT) ET LES CRITERÈS D'ÉVALUATION
PROPOSÉS

Voir ci-joint.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.