Planification/gestion d'événements

Planification/gestion des événements

W8160-160011/A
Gordon(cx024), Emily
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Le Collège des Forces canadiennes (CFC) a besoin d’un appui en vue de planifier, d’organiser et de diriger les événements selon les besoins, dans le cadre de sa mission éducative. Les événements à tenir au CFC incluent des programmes courts, des symposiums, des exercices opérationnels et des cérémonies de remise des diplômes. Dans certains cas, ces événements doivent se dérouler dans d’autres sites à Toronto ou ailleurs au Canada. Les événements prévus à l’extérieur du CFC comprennent des exercices opérationnels et des sorties dans le cadre du programme, sous la forme de voyages d’apprentissage par l’expérience, dans des villes du Canada et à l’étranger pour visiter des installations et des établissements militaires, gouvernementaux, commerciaux et multinationaux ou rencontrer des groupes de réflexion.

L'utilisateur désigné autorisé à passer des commandes subséquentes à l'offre à commandes est le Ministère de la Défense nationale (MDN) - Collège des Forces canadiennes (CFC).

Des commandes subséquentes à cette offre à commandes pourront être passées de la date d’attribution au 31 octobre 2017.Si l'utilisation de l'offre à commandes est autorisée au-delà de la période initiale, l'offrant consent à prolonger son offre pour deux périodes supplémentaires d'une année chacune, à partir du 1er novembre 2017 jusqu'au 31 octobre 2018 et à partir du 1er novembre 2018 jusqu'au 31 octobre 2019.

Une (1) offre à commandes sera émise en réponse à la présente demande d'offre à commandes (DOC).

Ce besoin est assujetti aux dispositions l'Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Le besoin est limité aux produits et(ou) aux services canadiens.

Une exigence du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi est associée au présent besoin.

4.1.1.1 Critères techniques obligatoires

O.1 OFFRE FINANCIÈRE

L’offrant doit fournir les renseignements sur les coûts en respectant rigoureusement le barème de prix détaillé dans la pièce jointe 1 de la Partie 3.

O.2 EXPÉRIENCE DES RESSOURCES PROPOSÉES

L’offrant doit déterminer trois (3) ressources : un gestionnaire d’événements principal et deux gestionnaires d’événements de remplacement.

L’offrant doit fournir deux (2) exemples de projets de gestion d’événements pour le gestionnaire d’événements principal et pour chaque gestionnaire d’événements de remplacement. Le même exemple de projet de gestion d’événements ne peut pas être utilisé pour démontrer l’expérience de plusieurs des ressources proposées. Un événement organisé par le gestionnaire d’événements principal ou de remplacement pour le compte d’une entreprise autre quecelle de l’offrant sera accepté.

Pour chaque exemple de projet de gestion d’événements :

1. 6)
   la date de début de l’événement doit être postérieure au 1er septembre 2011;
2. 7)
   la portion du budget global attribuée à l’entreprise doit avoir été d’au moins 85 000 $ (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de soustraitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
3. 8)
   un minimum de 100 délégués, soit des délégués ayant au moins un (1) des profils suivants : a) des officiers militaires haut gradés (major/lieutenantcommandant ou grade plus élevé) canadiens ou étrangers; b) des hauts fonctionnaires du gouvernement du Canada;ou c) des cadres du secteur privé canadiens ou étrangers (haute direction ou niveau plus élevé), doivent avoir assisté à l’événement;
4. 9)
   L’entreprise doit avoir été sur place pendant trois (3) jours ou plus; « sur place » signifie qu’au moins une des ressources de l’entreprise était présente à l’emplacement de l’événement ou voyageait avec les délégués;
5. 10)
   tous les services de gestion d’événements suivants doivent avoir été requis : hébergement, accueil et transport.

L’offrant doit fournir les renseignements suivants pour chacun des six (6) exemples de projets de gestion d’événements présentés :

1. k)
   Nom du gestionnaire d’événements principal ou de remplacement responsable de la gestion de l’événement
2. l)
   Nom du client
3. m)
   Coordonnées du client
4. n)
   Description de l’événement
5. o)
   Date de début de l’événement
6. p)
   Portion du budget global attribuée à l’entreprise
7. q)
   Nombre de délégués présents
8. r)
   Profil des délégués présents (c.àd. le secteur [privé, public ou militaire], le rang ou le poste etle pays d’origine des délégués)
9. s)
   Nombre de jours pendant lesquels l’entreprise était sur place
10. t)
    Liste des services de gestion d’événements fournis.

O.3 PROJETS DE GESTION D’ÉVÉNEMENTS

L’offrant doit indiquer trois (3) projets de gestion d’événements qu’il a exécutés.

Chaque ressource proposée en réponse au critère O.2 doit avoir géré un (1) événement. Le même exemple de projet de gestion d’événements ne peut pas être utilisé pour démontrer l’expérience de plusieurs ressources proposées. Toutefois, l’offrant peut indiquer un ou plusieurs des projets de gestion d’événements ayant déjà été indiqués préalablement en réponse au critère O.2 Expérience des ressources proposées. Tout événement géré par l’une des ressources proposées pour le compte d’une entreprise autre que celle de l’offrant ne sera pas accepté.

Deux (2) des événements doivent avoir eu lieu à l’étranger (c.àd. qu’ils doivent avoir été tenus à l’extérieur du Canada). Parmi ces deux (2) événements à l’étranger, un (1) seul peut avoir été tenu sur le territoire des ÉtatsUnis d’Amérique.

Pour chaque exemple de projet de gestion d’événements :

1. 6)
   la date de début de l’événement doit être postérieure au 1er septembre 2011;
2. 7)
   la portion du budget global attribuée à l’entreprise doit avoir été d’au moins 200 000 $ (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de soustraitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
3. 8)
   un minimum de 40 délégués, soit des délégués ayant au moins un (1) des profils suivants : a) des officiers militaires haut gradés (major/lieutenantcommandant ou grade plus élevé) canadiens ou étrangers; b) des hauts fonctionnaires du gouvernement du Canada; ou c) des cadres du secteur privé canadiens ou étrangers (haute direction ou niveau plus élevé), doivent avoir assisté à l’événement;
4. 9)
   L’entreprise doit avoir été sur place pendant trois (3) jours ou plus; « sur place » signifie qu’au moins une des ressources de l’entreprise était présente à l’emplacement de l’événement ou voyageait avec les délégués;
5. 10)
   tous les services de gestion d’événements suivants doivent avoir été demandés : hébergement, accueil et transport.

L’offrant doit fournir les renseignements suivants pour chacun des trois (3) exemples de gestion d’événements soumis :

1. l)
   Nom du gestionnaire d’événements principal ou de remplacement responsable de la gestion de l’événement
2. m)
   Nom du client

n)Coordonnées du client

1. o)
   Description de l’événement
2. p)
   Lieu de l’événement
3. q)
   Date de début de l’événement
4. r)
   Portion du budget global attribuée à l’offrant
5. s)
   Nombre de délégués présents
6. t)
   Profil des délégués présents (c.àd. le secteur [privé,public ou militaire], le rang ou le poste et le pays d’origine des délégués)
7. u)
   Nombre de jours pendant lesquels l’entreprise était sur place
8. v)
   Liste des services de gestion d’événements fournis.

L’offrant doit fournir une lettre de recommandationpour chacun des trois (3) exemples de projets de gestion d’événements soumis. Chaque lettre de recommandation doit provenir du client, se référer à l’exemple de projet de gestion d’événements et être adressée à l’offrant. Le gestionnaire d’événements principal qui a travaillé au projet doit être nommé dans la lettre de référence. La lettre de recommandation doit indiquer le niveau de satisfaction du client à l’égard du rendement de l’offrant.

O.4 EXPÉRIENCE DE L’ENTREPRISE

L’offrant doit :

• avoir été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris au moins trois (3) ans au cours desquels il s’est spécialisé dans la prestation de services de gestion d’événements;
• disposer d’un lieu d’affaires physique au Canada.

L’offrant doit fournir les renseignements suivants :

1. d)
   le nombre d’années d’existence de l’entreprise;
2. e)
   le nombre d’années au cours desquelles l’entreprise s’est spécialisée dans la prestation de services de gestion d’événements;
3. f)
   l’adresse physique de tout lieu d’affaires de l’entreprise au Canada (y compris le nom de rue, la ville/le village, et la province/le territoire de chacun).

O.5 LANGUE

L’offrant doit confirmer que l’entreprise peut fournir les services aux délégués de l’événement dans les deux langues officielles (français et anglais). À ce titre, il doit inclure une copie dûment signée et datée de l’attestation suivante dans la section technique de l’offrant incluse dans la soumission.

Une offre doit respecter les exigences de la demande d'offres à commandes et satisfaire à tous les critères d'évaluation technique obligatoires pour être déclarée recevable. L'offre recevable avec la valeur d'évaluation de la proposition (VEP) le plus bas sera recommandée pour l'émission d'une offre à commandes.

POUR VISUALISER LA DEMANDE DE PROPOSITIONS

COMPLÈTE, VEUILLEZ TÉLÉCHARGER LE DOCUMENT SUR LE SITE WEB DE ACHATS ET VENTES (WWW.ACHATSETVENTES.GC.CA)

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.