Planification/gestion d'événements

Planification/gestion d'événements

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Gordon, Emily
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Article 1, Events Planning and Management

Anciens Combattants Canada souhaite retenir les services d’un fournisseur de services en gestion d’événements (entrepreneur) notamment pour planifier, organiser et régler tous les préparatifs de voyage, y compris le transport et l’hébergement et la gestion logistique sur place en prévision de ces événements et de cescérémonies du Souvenir (sépultures). Les calendriers provisoires des événements outre-mer énumérés se trouvent ci-joint aux appendices 1 à 7 de l’annexe A - Énoncé des travaux. La portée des exigences pour le 100e anniversaire de la bataille de la crêtede Vimy peut augmenter de manière significative avant la date de l’evenement finale. Cette option fait partie de ce besoin. Cette option sera exercée à la discrétion de l'autorité contractante.

L’entrepreneur doit fournir les services de gestion d’événements suivants : planifier, organiser et régler tous les préparatifs de voyage, y compris le transport et l’hébergement et la gestion logistique sur place en prévision de ces événements et de ces cérémonies du Souvenir (sépultures) outre-mer.

ACC se chargera de l’organisation des activités principales, mais aura besoin de soutien sur place pour les événements prévus.

La période du contrat est à partir de la date de l’attribution au31 mars 2019.

Ce besoin comporte des exigences relatives à la sécurité.

Ce besoin est assujetti aux dispositions de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Ce besoin est limité aux produits et(ou) services canadiens.

Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi s’applique au présent besoin.

Critères techniques obligatoires

O.1 SOUMISSION FINANCIÈRE

Le soumissionnaire doit fournir l’information sur l’établissement des coûts, strictement en conformité avecla base de paiement qui figure à l’annexe « B ».

O.2 EXPÉRIENCE DE L’ENTREPRISE

Le soumissionnaire doit :

• avoir été en activité pendant au moins cinq (5) ans, y compris au moins trois (3) années au cours desquelles il s’est spécialisé dans la prestation de services de gestion d’événements,
• avoir un lieud’affaires physique au Canada.

Le soumissionnaire doit fournir :

• le nombre d’années d’existence de l’entreprise,
• le nombre d’années que l’entrepreneur s’est spécialisée dans la prestation de services de gestion d’événements,
• l’adresse physique de tout lieu d’affaires de l’entreprise au Canada (y compris l’adresse, la ville/le village et la province/le territoire de chacun).

O.3 PROJETS DE GESTION D’ÉVÉNEMENTS

O.3.1 Le soumissionnaire doit fournir une description détaillée de trois (3) projets de gestion d’événements.

Les projets de gestion d’événements décrits doivent démontrer l’expérience du soumissionnaire. Les projets dans le cadre desquels les travaux ont été réalisés par un (1) ou plusieurs soumissionnaires pour le compte d’une autre entreprise ne sont pas acceptés.

Pour chaque événement :

a. la date de début de l’événement doit avoir été après le 1er janvier 2010;
b. l’événement doit avoir eu lieu à l’extérieur de l’Amérique du Nord;
c. la portion du budget global assignée a l’entreprise doit avoir été d’au moins 200 000$ (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables)
d. au moins 40 participants ayant des profils variés ont participé à l’événement. « Participant » désigne notamment un auditoire éventuel, un délégué,un conférencier/animateur/artiste, un modérateur, un présidentde séance, ou le membre d’un groupe client. « Varié » signifie que les participants a un (1) événement étaient issus d’au moins trois (3) des groupes suivants : grand public, personnes âgées,vétérans, cadres supérieurs, représentants parlementaires, dignitaires (définie comme étant potentiellement un chef d'Etat [Premier ministre] ou un représentant d'un autre palier de gouvernement, membre de la famille royale, le maire ou un autre représentant du gouvernement local), représentants militaires, etc.
e. une (1) ou plusieurs des ressources de l’entreprise doivent avoir été présentes sur les lieux pendant trois (3) jours ou plus. Pour les besoins de la présente demande de propositions, « ressources » s’entend d’un directeur principal d’événements ou d’un coordonnateur d’événements. « Sur place » s’entend du ou des lieux où se tient l’événement et/ou du déplacement avec les participants de l’événement.
f. Tous les services de gestion d’événements suivants doivent avoir été fournis : hébergement, logistique, accueil et transport.

O.3.1.1 Le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants pour chacun des trois (3) exemples de projets de gestion d’événements :

• Nom du projetou de l’événement
• Client (ministère/entreprise, etc.)
• Personne-ressource du client (nom, numéro de téléphone et adresse de courriel)
• Description de l’événement
• Date de début de l’événement (mois et année)
• Lieu de l’événement
• Portion dubudget global assignée au soumissionnaire (incluant les honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables)
• Nombre de participants présents
• Profil des participants présents
• Ressource(s) de l’entreprise qui était sur place
• Liste des services de gestion d’événements fournis. La liste doit démontrer que le soumissionnaire a assuré tous les services suivants :

o Hébergement
o Logistique,
o Accueil, et
o Transport.

O.3.1.2 Le soumissionnaire doit fournir une lettre de recommandation pour chaque exemple de projet de gestion d’événements présenté. Chaque lettre de recommandationdoit provenir du client visant l’exemple de projet de gestion d’événements et être adressée au soumissionnaire. La lettre de recommandation doit indiquer le niveau de satisfaction du client à l’égard du rendement du soumissionnaire.

Méthode de sélection :

Critères techniques obligatoires seulement

Une offre doit respecter les exigences de la demande d'offres à commandes et satisfaire à tous les critères d'évaluation technique obligatoires pour être déclarée recevable. L'offre recevable avec le prix évalué le plus bas sera recommandée pour l'émission d'une offre à commandes.

POUR VISUALISER LA DEMANDE DE PROPOSITIONS

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