Services de planification d'événements - CFC

NATURE DU BESOIN :

Offrir au Collège des Forces canadiennes (CFC) des services à
l'appui de la planification, de l'organisation et de l'exécution
d'événements dans le cadre de son mandat éducatif. Les
événements se déroulent au CFC et comportent des programmes
courts, des symposiums, des exercices opérationnels et des
cérémonies de remise des diplômes. Parfois, ces activités
doivent avoir lieu à d'autres endroits à Toronto et au Canada.
Les événements tenues ailleurs qu'au CFC comprennent les
exercices opérationnels et les voyages d'études (VE) vers des
villes canadiennes ou internationales afin de visiter des
institutions, des installations et des centres d'études et de
recherche militaires, gouvernementaux, multinationaux et
commerciaux.

PÉRIODE DU CONTRAT :

La période du contrat est à partir de la date du contrat
jusqu'au 31 juillet 2013 inclusivement.

EXIGENCES OBLIGATOIRES :

O.1 PROPOSITION FINANCIÈRE

Le soumissionnaire doit fournir l'information sur
l'établissement des coûts, strictement en conformité avec la
base de paiement qui figure à l'annexe « B ».

O.2 EXPÉRIENCE DES RESSOURCES PROPOSÉES

Le soumissionnaire doit identifier deux (2) ressources, un
gestionnaire d'événements principal et un gestionnaire
d'événements de remplacement.

Le soumissionnaire doit identifier trois (3) exemples de projet
de gestion d'événements pour chaque gestionnaire d'événements
principal et gestionnaire d'événements de remplacement. Le même
exemple de projet de gestion d'événements ne peut être utilisé
pour démontrer l'expérience du gestionnaire d'événements
principal et du gestionnaire d'événements de remplacement. Un
événement organisé par le gestionnaire d'événements principal ou
de remplacement pour le compte d'une entreprise autre que celle
du soumissionnaire est acceptable.

Pour chaque événement :

La date de début de l'événement doit avoir été après le 1er
janvier 2007;
La portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir
été d'au moins 200000$ (incluant les honoraires professionnels,
les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais
de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant
du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
Un minimum de 100 délégués, y compris des délégués qui étaient,
au minimum, un (1) ou l'autre : a) des officiers militaires haut
gradés (major/lieutenant-commandant ou grade plus élevé)
canadiens ou étrangers; b) des hauts fonctionnaires du
gouvernement du Canada; ou c) des cadres du secteur privé
canadiens ou étrangers (haute direction ou niveau plus élevé)
doivent avoir assisté à l'événement;
Une ou plusieurs des ressources de l'entreprise doit avoir été
présent sur les lieux pendant trois (3) jours ou plus;
L'expression « sur les lieux » est défini comme l'emplacement de
l'événement et/ou de déplacement avec les délégués;
La fourniture de tous les services de gestion d'événements
suivants était requise : hébergement, accueil, et transport.

Le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants pour
chacun des six (6) échantillons de projets de gestion
d'événements :
Nom du gestionnaire d'événements principal ou de remplacement
proposé responsable de la gestion de l'événement;
Client;
Personne-ressource du client;
Description de l'événement;
Date de début de l'événement;
Portion du budget global assigné à l'entreprise (incluant les
honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses
de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et
tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais
excluant les taxes applicables);
Nombre de délégués présents;
Profil des délégués présents [c.-à-d. le secteur (privé, public
ou militaire), le rang ou le poste et le pays d'origine des
délégués];
Nombre de jours pendant lesquels l'entreprise était présente sur
les lieux;
Liste des services de gestion d'événements fournis.

Pour mieux comprendre les échantillons de projets de gestion
d'événements soumis pour le critère obligatoire O.2, veuillez
remplir le document « O.2 Expérience des ressources proposées -
Fiche d'information pour les échantillons », reproduit à
l'appendice « 1 », pour chacun des six (6) échantillons.

O.3 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE

Le soumissionnaire doit identifier trois (3) projets de gestion
d'événements exécutés par le soumissionnaire.

Deux (2) des événements doivent avoir été gérés par le
gestionnaire d'événements principal identifié au critère O.2 et
un (1) des événements doit avoir été géré par le gestionnaire
d'événements de remplacement identifié au critère O.2. Le même
échantillon de projet de gestion d'événements ne peut être
utilisé pour démontrer l'expérience du gestionnaire d'événements
principal et du gestionnaire d'événements de remplacement.
Toutefois, le soumissionnaire peut identifier un ou des projets
de gestion d'événement qui a/ont été identifié(s) au critère
O.2, Expérience des ressources proposés. Un événement géré par
le gestionnaire d'événements principal ou le gestionnaire
d'événements de remplacement pour le compte d'une entreprise
autre que celle du soumissionnaire ne sera pas accepté.

Deux (2) des événements doivent avoir eu lieu à l'étranger
(c.-à-d. qu'ils doivent avoir été tenus lieu à l'extérieur du
Canada). Parmi les deux (2) événements ayant eu lieu à
l'étranger, un (1) seul doit avoir été tenu sur le territoire
des États-Unis d'Amérique.

Pour chaque événement :

La date de début de l'événement doit avoir été après le 1er
janvier 2007;
La portion du budget global assignée à l'entreprise doit avoir
été d'au moins 85000$ (incluant les honoraires professionnels,
les dépenses directes, les dépenses de sous-traitance, les frais
de déplacement et de subsistance et tout autre revenu découlant
du projet, selon le cas, mais excluant les taxes applicables);
Un minimum de 40 délégués, y compris des délégués qui étaient,
au minimum, un (1) ou l'autre : a) des officiers militaires haut
gradés (major/lieutenant-commandant ou grade plus élevé)
canadiens ou étrangers; b) des hauts fonctionnaires du
gouvernement du Canada; ou c) des cadres du secteur privé
canadiens ou étrangers (haute direction ou niveau plus élevé)
doivent avoir assisté à l'événement;
Une ou plusieurs des ressources de l'entreprise doit avoir été
présente sur les lieux pendant trois (3) jours ou plus;
L'expression « sur les lieux » est défini comme l'emplacement de
l'événement et/ou de déplacement avec les délégués;
La fourniture de tous les services de gestion d'événements
suivants était requise : hébergement, accueil, et transport.

Le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants pour
chacun des trois (3) échantillons de projets de gestion
d'événements :
Nom du gestionnaire d'événements principal ou de remplacement
proposé responsable de la gestion de l'événement;
Client;
Personne-ressource du client;
Description de l'événement;
Date de début de l'événement;
Lieu de l'événement;
Portion du budget global assigné à l'entreprise (incluant les
honoraires professionnels, les dépenses directes, les dépenses
de sous-traitance, les frais de déplacement et de subsistance et
tout autre revenu découlant du projet, selon le cas, mais
excluant les taxes applicables);
Nombre de délégués présents;
Profil des délégués présents [c.-à-d. le secteur (privé, public
ou militaire), le rang ou le poste et le pays d'origine des
délégués];
Nombre de jours pendant lesquels l'entreprise était présente sur
les lieux;
Liste des services de gestion d'événements fournis.

Le soumissionnaire doit fournir une lettre de référence pour
deux (2) des trois (3) échantillons de projets de gestion
d'événements soumis. Une lettre de référence doit être pour un
des deux événements gérés par le gestionnaire d'événements
principal et une lettre de référence doit être pour le
gestionnaire d'événements de remplacement. Chaque lettre de
référence doit être du client pour l'échantillon de projet de
gestion d'événements et être adressée au soumissionnaire. Le
gestionnaire d'événements principal qui a travaillé au projet
doit être nommé dans la lettre de référence. La lettre de
référence doit indiquer le niveau de satisfaction du client à
l'égard du rendement du soumissionnaire, y compris la capacité
du soumissionnaire à respecter le budget prévu.

Pour mieux comprendre les échantillons de projets de gestion
d'événements soumis pour le critère obligatoire O.3, veuillez
remplir le document « O.3 Expérience de l'entreprise - Fiche
d'information pour les échantillons », reproduit à l'appendice «
2 », pour chacun des trois (3) échantillons.

O.4 LANGUE

Le soumissionnaire doit confirmer que l'entreprise peut fournir
les services aux délégués de l'événement dans les deux langues
officielles (français et anglais). À ce titre, le
soumissionnaire doit inclure une copie dûment signée et datée de
l'attestation dans la portion de la proposition technique de la
demande de soumissions.

MéTHODE DE SéLECTION

Une soumission doit respecter les exigences de la demande de
soumissions et satisfaire à tous les critères d'évaluation
techniques obligatoires pour être déclarée recevable. La
soumission recevable avec la valeur d'évaluation de la
proposition (VEP) le plus bas sera recommandée pour attribution
d'un contrat.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.