TC RAINA -services d'impression et de fourniture de formulaires à imprimés multiples

imprimés multiples

T8518-140163/A
Werk(cw), Janet
Telephone No. - (numéro sur l'avis officiel) / (courriel sur l'avis officiel)

Sommaire : Transports Canada, Aviation civile (TCAC) requiert
les services d'un entrepreneur pour imprimer le Rapport annuel
d'information sur la navigabilité aérienne (RAINA) et une lettre
d'accompagnement d'une page. L'entrepreneur devra également
plier les documents du RAINA, les inséré dans des enveloppes,
sceller celles-ci et les expédier à Transports Canada, Services
de soutien opérationnel (SSO), sur une base mensuelle.

La période de contrat est à partir de la date de signature du
contrat jusqu'au 31aout2018 inclusivement.

L'entrepreneur accorde au Canada l'option irrévocable de
prolonger la durée du contrat pour au plus deux (2) période(s)
supplémentaire(s) d'une (1) année chacune, selon les mêmes
conditions.

Il n'y a pas d'exigences en matière relatives à la sécurité
liées à ces besoins.

Conformément à l'article 01 des instructions uniformisées 2003
des dispositions relatives à l'intégrité, les soumissionnaires
doivent fournir une liste de tous les propriétaires et(ou)
administrateurs et tout autre documentation connexe, au besoin.
Consulter la section 4.21 du Guide des approvisionnements pour
en savoir plus sur les dispositions relatives à l'intégrité.

Ce besoin est limité aux produits et(ou) services canadiens.

Mode de sélection : Une soumission doit respecter les exigences
de la demande de soumissions et satisfaire à tous les critères
d'évaluation techniques obligatoires pour être déclarée
recevable. La soumission recevable ayant le prix évalué le plus
bas sera recommandée pour l'attribution d'un contrat.

4.1.1 Évaluation technique

Critères techniques obligatoires

Aux fins des critères techniques obligatoires, les définitions
suivantes s'appliquent:

Clients externes: Clients à l'extérieur de l'entité juridique
(ou de la coentreprise) ne comprenant pas les sociétés
apparentées, les filiales et autres sociétés affiliées du
soumissionnaire.

Clients internes: Clients qui font partie de l'entité juridique
(ou de la coentreprise) du soumissionnaire englobant les
sociétés apparentées, les filiales et autres sociétés affiliées
du soumissionnaire.
Ensembles de données : Le contenu d'un seul champ.

Champs: Sections désignées d'un formulaire ou d'un document en
vue de l'impression de renseignements variables. Un champ peut
contenir plusieurs rangées d'information variable.

Multiples: Signifie deux (2) ou plus.

Formulaires: Désignent des documents imprimés sur support
papier, comprenant, entre autres, un formulaire simple, une
lettre, un formulaire de demande ou une fiche d'information.

Formulaires à imprimés multiples: Désignent des documents
imprimés sur support-papier comportant plusieurs parties reliées
par un talon, comme les formulaires multiples autocopiants à
alimentation continue.

O.1 EXPÉRIENCE DE L'ENTREPRISE
Le soumissionnaire doit démontrer qu'il s'est engagé par contrat
à fournir à deux (2) clients externes (à l'extérieur de
l'entreprise du soumissionnaire) les services décrits dans
l'énoncé des travaux. Ces deux (2) contrats doivent avoir été
entrepris ou exécutés à partir du 1erfévrier 2010. Lorsqu'ils
sont réunis, ces deux(2) contrats doivent démontrer qu'ils
respectent toutes les exigences établies ci-dessous (M1.1-M.1.6)

Pendant l'évaluation, aucune expérience acquise par l'entreprise
auprès de clients internes ne sera acceptée ni examinée.

Le soumissionnaire doit fournir une description des deux
contrats.

Pour au moins un (1) des deux (2) contrats, le soumissionnaire
doit avoir fourni au client une interface de module de commande,
comme un site FTP, pour déposer des dossiers. L'interface du
module de commande doit être assortie d'un code d'utilisateur et
d'un mot de passe unique pour le client.

Au moins un (1) des deux (2) contrats doit avoir inclus des
services d'impression et de fourniture de formulaires à imprimés
multiples pouvant être personnalisés une fois imprimés.

Au moins un (1) des deux (2) contrats doit avoir inclus des
services d'impression et de fourniture d'un ou de plusieurs
encarts à insérer dans des enveloppes, avec la lettre ou le
formulaire personnalisé.

Au moins un (1) des deux (2) contrats doit avoir requis une
impression variable dans au moins 10champs par formulaire ou
document préimprimé. Lorsqu'ils sont réunis, ces deux (2)
contrats doivent démontrer qu'ils ont fourni tous les
servicessuivants (M.1.1- M.1.6) aux termes du contrat:

Chacun des deux (2) contrats doit faire la preuve que tous les
services suivants (O.1.1 à O.1.6) ont été fournis dans le cadre
du contrat:

O.1.1 Impression: Impression des formulaires de base à
personnaliser postimpression;

O.1.2 Préparation en vue d'une impression
variable/personnalisation: préparation des ensembles de données
en vue d'une impression variable/personnalisation sur un
formulaire ou un document préimprimé;
O.1.3 Impression variable (personnalisation): impression
d'information variée sur un minimum de 20000 formulaires ou
documents préimprimés, annuellement;

O.1.4 Préparation à l'envoi: pliage et insertion des formulaires
personnalisés dans des enveloppes imprimées, prêtes à expédier
par la poste;

O.1.5 Entreposage du matériel préimprimé aux fins de
personnalisation et préparation des envois: entreposage du
matériel produit ou fourni avant le processus d'impression
variable et activités liées à la préparation des envois;

O.1.6 Production de rapports périodiques sur les activités de
commande et d'impression, et le matériel en stock.

Présentation de la réponse

Pour CHACUN des deux (2) contrats décrits, le soumissionnaire
doit fournir les renseignements suivants: (Si un contrat ne
respecte pas l'une des exigences suivantes, veuillez inscrire S.
O. dans votre réponse).

a Au regard du contrat, une description de l'interface du module
de commande fourni au client pour déposer des dossiers;
b Une description des formulaires imprimés et produits afin
d'être personnalisés après l'impression;
c Au regard du contrat, une description des encarts ou des
documents additionnels produits afin d'être insérés dans des
enveloppes avec la lettre ou le formulaire personnalisé;
d Une description des exigences pour la préparation des
ensembles de données aux fins d'impression
variable/personnalisation;
e Une description des besoins en matière d'impression
variable/personnalisation pour les formulaires, incluant le
nombre de champs personnalisés;
f Les exigences relatives au pliage et à l'insertion des
formulaires;
g Une description des exigences en matière d'entreposage pour le
matériel préimprimé produit ou fourni avant le processus
d'impression variable;
h Une description des besoins en matière de production de
rapports;
i Les dates de début et de fin du contrat (exemple: mars 2012,
ou 10 avril 2013, ou mars 2012 à aujourd'hui);
j Toute activité réalisée par des sous-traitants ou des
coentrepreneurs;
k Le titre du contrat ou son numéro de référence;
l Les coordonnées du client du contrat, incluant le nom du
client (exemple: nom de la personne-ressource ou nom de
l'organisation).

O.2 GESTIONNAIRE DU PROJET

Le soumissionnaire doit fournir le nom et le titre de la
personne qui agira à titre de gestionnaire de projet affecté au
contrat et de point de contact unique, et qui sera responsable
de gérer l'exécution en continu des services demandés pendant
toute la durée du contrat.

Ce gestionnaire de projet désigné devra avoir travaillé
récemment (depuis le 1er février 2010) à titre de gestionnaire
de projet pour un contrat comportant toutes les exigences
suivantes (O.2.1 à O.2.7):

O.2.1 La prestation d'une interface d'un module de commande,
comme un serveur FTP, permettant au client d'y verser des
dossiers;

O.2.2 Impression: impression des formulaires de base à
personnaliser postimpression;

O.2.3 Préparation en vue d'une impression
variable/personnalisation: préparation des ensembles de données
en vue d'une impression variable/personnalisation sur un
formulaire ou un document préimprimé;

O.2.4 Impression variable (personnalisation): impression
d'information variée sur un minimum de 25000 formulaires ou
documents préimprimés, annuellement;

O.2.5 Préparation à l'envoi: pliage et insertion des formulaires
personnalisés dans des enveloppes imprimées, prêtes à expédier
par la poste;

O.2.6 Entreposage du matériel préimprimé aux fins de
personnalisation et préparation des envois: entreposage du
matériel produit ou livré avant le processus d'impression
variable et activités liées à la préparation des envois;

O.2.7 Production de rapports périodiques sur les activités de
commande et d'impression, et le matériel en stock.

Présentation de la réponse

Le soumissionnaire est tenu de fournir les renseignements
suivants pour chaque contrat:

a Le nom et les coordonnées du gestionnaire de projet;
b Le rôle du gestionnaire de projet du contrat;
c Une description de l'interface du module de commande fourni au
client afin qu'il y verse des dossiers;
d Une description des formulaires imprimés et produits afin
d'être personnalisés après l'impression;
e Une description des exigences pour la préparation des
ensembles de données aux fins d'impression variable ou de
personnalisation;
f Une description des exigences pour l'impression variable/la
personnalisation du ou des formulaires;
g Les exigences relatives au pliage et à l'insertion des
formulaires;
h Une description des exigences en matière d'entreposage pour le
matériel préimprimé produit ou livré avant le processus
d'impression variable;
i Une description des besoins en matière de production de
rapports;
j Le titre du contrat ou son numéro de référence;
k Les coordonnées du client du contrat, incluant le nom du
client (exemple: nom de la personne-ressource ou nom de
l'organisation).

O.3 PLAN DE CONTINUITé DES OPéRATIONS
Le soumissionnaire doit fournir un plan de continuité des
opérations (PCO) décrivant comment il entend assurer
l'approvisionnement en papier, maintenir l'interface du module
de commande, garantir les services d'impression et d'impression
variable, de tri et de livraison au centre de distribution de
Transports Canada, entreposer le matériel préimprimé aux fins
d'impression variable et de personnalisation et produire des
rapports sur la reprise des activités lors d'événements qui
pourraient avoir une incidence négative sur les opérations
normales du soumissionnaire.

Le PCO doit décrire comment le soumissionnaire assurera la
prestation des produits et services liés au RAINA, tels que
précisés à l'annexe A - Énoncé des travaux, de façon à répondre
aux exigences de Transports Canada Aviation civile (TCAC) pour
CHACUNE des activités suivantes (O.3.a à O.3.i):

O.3.a La fourniture des produits de papier requis;
O.3.b La prestation de l'interface du module de commande;
O.3.c Le volet du contrat lié au traitement des données;
O.3.d Les volets du contrat liés à l'impression et à la
production des formulaires à imprimés multiples et des lettres
du RAINA;
O.3.e Les volets du contrat liés à l'impression variable;
O.3.f Les volets du contrat liés au pliage des documents, à leur
insertion dans les enveloppes et à la préparation des envois par
la poste;
O.3.g Le tri et la livraison au centre de distribution de
Transports Canada;
O.3.h L'entreposage des formulaires à personnaliser et la
préparation des envois;
O.3.i Les rapports sur les activités.

O.4 ASSURANCE DE LA QUALITé

Le soumissionnaire doit décrire comment il entend assurer la
qualité des produits et services précisés à l'annexe A - Énoncé
des travaux de façon à répondre aux exigences de Transports
Canada Aviation civile (TCAC) pour CHACUNE des activités
suivantes (O.4.a à O.4.d):

O.4.a La fourniture des produits de papier requis;
O.4.b Le volet du contrat lié au traitement des données;
O.4.c Les volets du contrat liés à l'impression et à
l'impression variable;
O.4.d Les volets du contrat liés au pliage des documents, à leur
insertion dans les enveloppes et à la préparation des envois par
la poste.

Les soumissionnaires DOIVENT respecter toutes les conditions
obligatoires de la demande de propositions. Les soumissions ne
satisfaisant pas à tous les critères obligatoires seront
automatiquement rejetées.
4.1.2 Évaluation financière.L'évaluation financière sera faite
à partir du prix global total fourni dans l'évaluation
financière en utilisant la feuille de calcul Excel.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.