Recensement 2016

RECENSEMENT - L'IMPRESSION/LA SURIMPRESSION/L'ASSEMBLAGE

1. NATURE DE LA DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

Il s'agit d'une demande de renseignements (DR) et ne constitue
pas un avis d'appel d'offres. Il est à noter qu'aucun contrat ne
résultera de cette demande non plus l'établissement d'une liste
de fournisseurs; toutefois, la présente DR comprend une demande
des commentaires de l'industrie à l'appendice A, une ébauche de
l'Annexe A - Énoncé des travaux à l'appendice B, une ébauche des
critères d'évaluation à l'appendice C et le liste de
vérification des exigences relatives à la sécurité et les
guides de sécurité connexes à l'appendice D. Les commentaires
écrit reçus par le gouvernement du Canada (Canada) ne feront pas
nécessairement partie des documents d'invitation à soumissionner
finaux et tout commentaire soumis en vertu de la présente DR ne
doit pas comprendre des restrictions. Canada reconnaît que
l'information reçue sera utilisé uniquement de façon anonyme.

La présente DR n'entraînera pas nécessairement l'achat de l'un
ou de l'autre des biens et des services qui y sont décrits.
Cette DR vise simplement à recueillir les renseignements de
l'industrie pour ce qui est des questions décrites dans la
présente DR.

Ce besoin est limité aux produits et/ou services canadiens.

2. TERMES CLéS

TC des procédures sur le terrain : Processus interne visant à
mettre à l'essai l'application des procédures des opérations sur
le terrain de Statistique Canada avant le recensement de 2016.

Envoi à découvert : article transmissible par la poste qui
dispose d'un espace pour une adresse et affranchissement et peut
être envoyé sans emballage ou enveloppe.

3. OBJET DE LA DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

Cette DR est publiée dans les buts suivants:

- Informer l'industrie d'une mesure d'approvisionnement future
pour la fourniture de documents imprimés (c. à d. les
questionnaires, les enveloppes et les lettres) les exigences
concernant la production et la préparation aux fins de la
distribution pour le Recensement du Canada de 2016 (le 10 mai
2016) et le TC des procédures sur le terrain de 2014, connexe;

- Obtenir de la rétroaction de la part de l'industrie concernant
le besoin et le processus d'approvisionnement prévu; et

- Parrainer tous les fournisseurs intéressés à obtenir ou à
augmenter leur niveau de sécurité, dans le but de soumissionner
lorsque la demande de proposition sera publiée sur le Service
électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).

4. CONTEXTE

La tenue du recensement nécessite la production d'un ensemble
varié de questionnaires, d'enveloppes et d'encarts.
L'entrepreneur devra s'acquitter des activités d'impression, de
surimpression de données variables (tous les questionnaires
distribués aux ménages comporteront deux codes à barres uniques,
un code d'accès sécurisé, des renseignements géographiques, et
dans la plupart des cas, une adresse, et parfois un nom),
d'envoi par la poste/distribution et d'entreposage à court
terme, devant répondre à des exigences opérationnelles et
techniques précises. Tous les processus de l'entrepreneur
doivent être en place et prêts pour utilisation pour le TC des
procédures sur le terrain de 2014 ainsi que le Recensement de
2016.

L'approche adoptée par Statistique Canada pour les activités
d'envoi par la poste et de collecte des données du Recensement
de 2016 suivra une nouvelle méthode qui prévoit trois étapes
(vagues) pour l'envoi par la poste.

Vague 1 : Environ 12.5 millions de lettres avec impression
variable seront requises pour la vague 1. Cette lettre
comprendra un code d'accès sécurisé destiné à inciter le membre
responsable du ménage à remplir son questionnaire du recensement
par Internet.

La lettre d'invitation comprendra en outre un numéro de
téléphone de Statistique Canada afin que le membre responsable
du ménage puisse demander un questionnaire papier. La quantité
nécessaire de trousses de questionnaire pré-imprimées est
d'environ 2 millions. Ces questionnaires seront préparés en deux
(2) formats (linéaire et à quatre états) avec un code à barres
qui doit être lisible à travers l'enveloppe d'envoi par la
poste. Ce code à barres sera alors lié à l'adresse véritable
demandée au moyen du Système de demande de questionnaire (SDQ)
de Statistique Canada au cours d'une activité d'adressage
distincte entreprise par Statistique Canada. Statistique Canada
fournira des fichiers à l'entrepreneur contenant toutes les
informations nécessaires à l'imagerie.

Vague 2 : L'entrepreneur devra produire environ 8.6 millions de
lettres de rappel pour tous les ménages non répondants à partir
du deuxième jour suivant le jour du recensement. La liste de ces
ménages sera mise à jour quotidiennement au fur et à mesure de
la réception des réponses, et Statistique Canada fournira à
l'imprimeur la liste des ménages pour lesquels l'impression de
la lettre de rappel n'est plus nécessaire. L'impression de la
deuxième vague doit être complétée le plus rapidement possible,
dans un délai maximal de trois (3) jours, afin d'accorder
suffisamment de temps au ménage pour répondre avant le début de
la troisième vague. Cette lettre comprendra la surimpression de
l'adresse du ménage et du code d'accès sécurisé.

Vague 3 : Des trousses de questionnaire seront expédiées à tous
les ménages qui ont reçu la lettre d'invitation à utiliser
Internet de la vague 1 et un lettre de rappel de la vague 2, et
qui n'ont toujours pas répondu. Comme pour le SDQ, les trousses
de questionnaire de la troisième vague seront préparées à
l'avance et exigeront uniquement la surimpression d'un code à
barres (linéaire et à quatre états). En plus des questionnaires,
les trousses du troisième cycle comprendront aussi une lettre
d'accompagnement sans surimpression. Il est prévu qu'environ 4.5
millions de trousses de questionnaire seront nécessaires pour
cette vague. Ces codes à barres seront liés à une adresse au
cours d'une activité d'adressage distincte entreprise par
Statistique Canada.

En plus des quantités notées ci-dessus, environ 4 millions de
questionnaires séparés, la majorité ne nécessitant aucune
surimpression, seront requis pour le dénombrement, la mise à
l'essai et à titre d'information.

5. EXIGENCES

5.1 Impression

Questionnaires - Il faudra imprimer 56 questionnaires différents
pour le Recensement de 2016. Jusqu'à 8 autres questionnaires
devront être imprimés pour le TC des procédures sur le terrain
de 2014. La taille des questionnaires varie de 1 à 40 pages.

Enveloppes - Il faudra imprimer 48 enveloppes différentes. Des
enveloppes d'envoi et de retour par la poste sont nécessaires,
dont la taille varie selon le questionnaire.

Lettres - La lettre d'invitation à utiliser Internet de la
première vague et la lettre de la deuxième vague d'une (1) seule
page sous forme d'envoi à découvert et de forme bilingue. On
estime que le nombre de ces lettres se chiffrera à 12,5 millions
pour la première vague et à 8,6 millions pour la deuxième vague.

Encarts - Il faudra imprimer un (1) encart (guide) bilingue de
six (6) pages pour accompagner le questionnaire du recensement
incluant les questions volontaires. De plus, une lettre bilingue
d'une page sera exigée pour insertion dans les trousses de
questionnaire de la troisième vague.

5.2 Surimpression de données variables

La surimpression de données variables consiste à apposer tous
les éléments suivants, ou une combinaison de ces éléments : une
adresse ou un mélange d'adresse, un nom (Formule 6 seulement),
un identificateur géographique, deux codes à barres uniques
(linéaire et à quatre états) et un code d'accès sécurisé sur une
lettre ou un questionnaire déjà imprimé.

Fichiers de données - Statistique Canada fournira à
l'entrepreneur un ensemble de fichiers de données électroniques
renfermant toute l'information devant être surimprimée sur les
questionnaires.

5.3 Préparation pour l'envoi par la poste ou la distribution

Cette étape comprend l'assemblage, l'emballage, l'insertion et
l'appariement des adresses et consiste à rassembler les divers
documents imprimés, y compris les questionnaires surimprimés de
façon unique, selon le type, la méthode de livraison et les
exigences linguistiques. Dans la plupart des cas, il faudra
procéder à un appariement des envois (appariement des versions
française et anglaise d'un questionnaire portant les mêmes
données surimprimées).

5.4 Entreposage

L'entrepreneur entreposera les produits finis pour le temps
requis entre la période de production et le ramassage continu.

Toutes les trousses de questionnaire et tous les autres
documents imprimés seront ramassés à l'imprimerie, au fur et à
mesure qu'ils seront prêts.

5.5 Contrôle de la qualité

Un programme de contrôle de la qualité de Statistique Canada
sera mis en oeuvre pour le TC des procédures sur le terrain de
2014 et le Recensement de 2016. Ce programme de contrôle de la
qualité sera complémentaire à tout contrôle de la qualité devant
être assumé par l'entrepreneur. L'entrepreneur fournira l'espace
nécessaire pour cette opération sur ses lieux. De plus,
Statistique Canada pourra fournir un logiciel à l'entrepreneur
pour aider au relevé et à la collecte des paramètres sur la
qualité.

5.6 Période du contrat

Le contrat couvrira une période d'environ trois années.

5.7 Exigences de sécurité de la DDP

Une cote de fiabilité est requise pour le personnel et " protégé
B " est requis pour la protection des documents, les
installations et le traitement électronique des données. En plus
des procédures de TPSGC, les installations de l'entrepreneur
seront examinées par les responsables de la sécurité de
Statistique Canada pour en assurer la conformité.

Les entrepreneurs intéressés à augmenter leur niveau de sécurité
ou à en obtenir un devront faire parvenir une demande écrite à :

(courriel sur l'avis officiel)

5.8 Termes et conditions additionnelles à 2030 Conditions
générales - besoins plus complexes de biens

L'entrepreneur doit s'assurer que toutes les bases de données
renfermant des renseignements liés aux travaux sont situées au
Canada ou, si l'autorité contractante a donné son consentement
au préalable, par écrit, dans une autre administration.

L'entrepreneur doit s'assurer que le trafic sur le réseau
national (c'est-à-dire le trafic partant d'une partie du Canada
vers une destination située dans une autre partie du Canada)
s'effectue exclusivement au Canada, sauf si l'autorité
contractante a approuvé au préalable, par écrit, une autre route.

L'entrepreneur ne doit pas donner en sous-traitance (y compris à
une société affiliée) des travaux pour lesquels le sous-traitant
doit avoir accès à des données liées au contrat, sauf si
l'autorité a donné son consentement au préalable, par écrit.

6. NATURE ET FORMAT DES RÉPONSES

DEMANDéES

Les réponses de fournisseurs éventuels aux renseignements
demandés dans la présente DR aideront TPSGC et le SCC à élaborer
une stratégie d'approvisionnement répondant aux exigences
opérationnelles du SCC. Les répondants doivent examiner
l'appendiceB et l'appendiceC et présenter des réponses écrites
aux questions de l'appendiceA.
Les répondants devraient s'assurer d'expliquer toute hypothèse
énoncée dans leurs réponses.

En plus de répondre aux questions de l'appendiceA, ils peuvent
présenter leurs commentaires, leurs préoccupations, leurs
suggestions, et, le cas échéant, formuler d'autres
recommandations concernant la façon dont les exigences ou
objectifs décrits dans la présente DR pourraient être respectés
ou dépassés. Les répondants peuvent également transmettre leurs
commentaires concernant le contenu, le format ou l'organisation
de l'appendiceB.

Les répondants doivent noter que l'appendiceB et l'appendiceC
sont des ébauches qui sont encore en évolution. Ils ne devraient
pas présumer que quelque composante ou exigence ne sera pas
ajoutée à tout appel d'offres que le Canada pourrait publier
ultérieurement, supprimée de celui ci ou modifiée. Des
observations concernant ce document préliminaire seraient
appréciées.

7. FORMAT DES

RéPONSES

(a) Page de garde : Si la réponse contient plusieurs volumes,
les intéressés doivent indiquer sur la page couverture de chaque
volume, le titre de la réponse, le numéro de DR, le numéro du
volume et la dénomination sociale complète de l'intimé.

(b) Page de titre : La première page de chaque volume de la
réponse, après la page couverture, doit être la page titre, qui
doit contenir :

(i) le titre de la réponse du répondant et le numéro du volume ;
(ii) le nom et l'adresse du répondant;
(iii) le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de la
personne-contact du répondant ;
(iv) la date ; et
(v) le numéro du DR.

(c) Système de numérotation : Les répondants doivent préparer
leur réponse en utilisant un système de numérotation
correspondant à celui utilisé dans la présente DR. Tout renvoi à
des documents descriptifs, à des manuels techniques et à des
brochures accompagnant la réponse doit respecter ce système.

(D) Nombre d'exemplaires : soumettre une (1) version papier et
une (1) version électronique sur clé USB.

8. COûTS ASSOCIéS AUX RéPONSES

Canada ne remboursera aucune des dépenses engagées par un
répondant pour répondre à la DR.

9. TRAITEMENT DES

RéPONSES

a) Utilisation des réponses : Les réponses reçues ne seront pas
évaluées officiellement. Toutefois, le Canada pourrait les
utiliser pour élaborer ou modifier ses stratégies
d'approvisionnement ou tout document préliminaire joint à la
présente DR. Le Canada examinera, d'ici la date de clôture de la
DR, toutes les réponses reçues. Cependant, à sa discrétion, il
pourra examiner les réponses reçues après la date de clôture de
la DR.

b) Équipe d'examen : Une équipe d'examen composée de
représentants de Statistique Canada et de TPSGC examinera les
réponses. Le Canada se réserve le droit de recourir à des
experts-conseils indépendants ou à des ressources
gouvernementales qu'il juge nécessaires pour examiner les
réponses. Toutes les réponses ne seront pas nécessairement
examinées par tous les membres de l'équipe d'examen.

c) Confidentialité : Les répondants devraient marquer toutes les
parties de leurs réponses qu'ils considèrent comme exclusives ou
confidentielles. Le Canada traitera les réponses conformément
àla Loi sur l'accès à l'information.

d) Activité de suivi : Le Canada peut, à sa discrétion,
communiquer avec tous les répondants pour leur poser des
questions supplémentaires ou obtenir des précisions relativement
à tout aspect d'une réponse. Par ailleurs, le Canada se réserve
le droit d'inviter un ou l'ensemble des répondants à présenter
leur réponse à la DR ou à faire une démonstration du produit ou
du service offert.

10. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Puisque la présente ne constitue pas un appel d'offres, le
Canada ne fournira pas nécessairement une réponse aux demandes
de renseignements par écrit ou en diffusant les réponses à tous
les fournisseurs potentiels.

Toutefois, les répondants qui ont des questions peuvent les
envoyer à :
Kathleen Gagné-Templeman
TPSGC, Secteur de la gestion des services et des
approvisionnements spéciaux (SGSAS)
Direction de l'approvisionnement en communications
Constitution Square
12e étage - 360, rue Albert
Ottawa (Ontario) KIA OS5

Téléphone: (numéro sur l'avis officiel)
Télécopieur: (numéro sur l'avis officiel)
Courriel: (courriel sur l'avis officiel)

11. DéPôT DES RéPONSES

Le fait de répondre à la présente demande de renseignements ne
constitue pas un préalable essentiel à la présentation d'une
proposition. Les documents peuvent être présentés dans l'une ou
l'autre des langues officielles du Canada.

Toutes les réponses écrites doivent être soumissent à :

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Module de réception des soumissions
Portage III 0A1 - 11, rue Laurier
Gatineau (Québec) K1A 0S5
Canada

Responsabilité concernant le dépôt des réponses : La
responsabilité de faire parvenir les réponses à la bonne adresse
et dans les délais prévus incombe entièrement au répondant.

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.