Garde côtière canadienne - Services de soutien pour Enterprise Maximo

SYSTEMS

ULCSnapSearch Inc.Solutions Moerae IncTeambuilder Consulting Inc.Thinking Big Information Technology IncThomas&Schmidt Inc.TRM Technologies Inc.Tundra Technical Solutions IncDescription des travaux :La Garde côtière canadienne (GCC) utilise IBM Maximo comme système approuvé de gestion de gestion des actifs (SGA) pour saisir les données relatives à l'entretien des biens de la GCC et pour faire le suivi des inventaires à divers endroits au Canada et à bord des navires de la GCC. Le personnel à terre et à bord des navires utilise la version 7.6.0.8 de Maximo d'IBM pour les activités du SGA. Maximo est actuellement intégré au système financier du MPO, SAP S4/Hanna, afin de saisir l'évaluation des inventaires de produits consommables dans les aires de rangement de la GCC .Un groupe de travail spécial Maximo de la GCC a été mis sur pied en décembre 2020 dans le but de surmonter les difficultés liées aux utilisateurs, aux intervenants et à la gestion du changement. Le groupe de travail spécial a créé un plan d'action pour assurer une expérience utilisateur efficace et l'optimisation du système Maximo afin de répondre aux exigences de la GCC en matière du SGA et du matériel. Le groupe de travail spécial a également pour rôle de mettre en œuvre Maximo sur notre flotte de navires et de gérer le plan de mise à niveau vers la version 7.6.1.2 et d'introduire une solution mobile.

1. ENVIRONNEMENT

TECHNIQUE, OPÉRATIONNEL ET ORGANISATIONNELLa GCC compte actuellement plus de 200 utilisateurs de Maximo. Outre l'environnement de production actuel à terre, 15 navires exploitent un système Maximo autonome pour la maintenance et la gestion des inventaires. Un projet de mise en œuvre est en cours pour s'assurer que tous les navires de la GCC auront un système Maximo autonome qui sera synchronisé avec l'environnement à terre.OBJETL'objectif de cet énoncé de travail est d'établir un contrat par le biais de l'arrangement en matière d'approvisionnement des SPAC afin d'obtenir les services professionnels spécifiques d'un gestionnaire de projet. Le gestionnaire de projet doit gérer une équipe de projet Maximo composée d'experts Maximo et d'analystes de données pour la mise en œuvre de Maximo sur les navires de la GCC et pour le développement des procédures Maximo de la GCC, l'intégration avec le système financier SAP, les politiques et les outils de soutien. TÂCHESLa ressource de l'entrepreneur qui relève de l'équipe du groupe de travail spécial Maximo doit effectuer le travail décrit ci-dessous qui comprend, sans s'y limiter, les éléments suivants :Assister à une réunion de lancement avec le chargé de projet de la GCC pour discuter des objectifs et des exigences du mandat. La réunion aura lieu dans la semaine suivant l'attribution du contrat.Examiner les principaux documents internes et externes identifiés ou fournis par le chargé de projet de la GCC au cours de la réunion de lancement afin d'obtenir des renseignements contextuels.Discuter de l'approche et de la méthodologie avec le chargé de projet pour approbation.Les tâches spécifiques comprennent :Transfert de connaissances et services de mentorat au personnel ou aux entrepreneurs de la GCC par le biais de réunions individuelles, de la mise à jour des membres de l'équipe pendant les réunions d'équipe et de la préparation de la documentation requise ;Gérer la mise en œuvre de la synchronisation des données entre le système Maximo basé sur le navire et celui basé à terre à l'appui du projet SGA de grands naviresDiriger l'initiative visant à intégrer davantage Maximo au système financier ministériel SAP.Organiser et présider les réunions des groupes de travailDiriger des ateliers avec les utilisateurs et les clients pour développer et mettre à jour les règles de gestion de Maximo du SGA et matérielGérer la mise à niveau vers Maximo 7.6.1.2, y compris Maximo Anywhere, les postes de travail, les indicateurs clés de performance et les mesuresDévelopper et conseiller des stratégies de gestion du changement et de communicationSurveiller, évaluer et fournir une assistance pratique dans les stratégies d'évaluation de l'inventaire physique et les exercices de validation des données ;Fournir une expertise en la matière pour les décisions de projets stratégiques concernant la mise en œuvre des systèmes ;Fournir une expertise administrative dans la gestion des projets, y compris la planification stratégique et l'analyse ;Superviser, mettre en place et entretenir les outils de gestion de projet et de la documentation, selon nécessaire ;Effectuer des recherches et des analyses avec les parties prenantes pour s'assurer que les projets sont livrés dans les délais et dans le respect du budget ;Fournir des données à la direction à l'appui de projets particuliers et coordonner les membres de l'équipe de projet afin de réussir la mise en œuvre de Maximo sur tous les navires de la GCC pendant la durée du projet.SOUTIEN MPO/CCG Selon les besoins pour l'exécution des travaux contractuels et à la discrétion du chargé de projet de la GCC, fournir au personnel de l'entrepreneur :la documentation interne pertinente, telle que la documentation et les modèles de projet, les spécifications du systèmeun accès programmé au personnel de la GCC, aux systèmes du MPO comme Maximo, aux ordinateurs portables et aux logiciels pertinents, ainsi qu'aux salles de réunionl'examen, le retour d'information et l'approbation des produits livrables en temps opportun5.

OBLIGATIONS DU CONTRACTANT

Les ressources du contractant doivent :Garder confidentiels tous les documents et informations exclusifs ;S’acquitter de toutes les tâches et à tous les produits livrables identifiés dans le présent énoncé des travaux ;restituer tout le matériel appartenant à la GCC à la fin du contrat ;participer à des réunions sur place et à des téléconférences, au besoinconserver toute la documentation numérique dans un endroit sécurisé.

DELIVRABLES

Élaborer des documents de projet, des rapports et réaliser toutes les tâches connexes en vue du déploiement réussi de Maximo aux navires, une intégration plus poussée de Maximo à SAP et la synchronisation des données entre le navire et la terre.Remplir les documents de projet pertinents et requis conformément à la gestion de projet de cadre du MPO/CCG.Tous les éléments livrables, tels que les documents de projet, les documents relatifs au système, les règles administratives et les outils de soutien, doivent être examinés et approuvés par le responsable du projet et doivent être remis dans un délai convenu et exclusif.7.

RAPPORTS ET

COMMUNICATIONL'entrepreneur doit fournir au chargé de projet de la GCC des mises à jour de l'état d'avancement des travaux, au besoin, soit verbalement lors de réunions, soit sur demande écrite du chargé de projet. Les éléments suivants doivent être fournis par l'entrepreneur :l'identification des problèmes potentiels (y compris les impacts et les actions nécessaires pour aborder tout problème et élaborer des solutions) qui peuvent affecter leur travailCoordonner les activités et planifier le calendrier de travail avec le chargé de projet de la GCC.8. LIEU DE TRAVAILLes travaux seront effectués à Ottawa, Ontario, Canada. Le bureau est situé au 200, rue Kent et, à un moment donné pendant le contrat, il sera relocalisé au 222, rue Nepean. 9. LANGUELes ressources du contractant doivent parler couramment l'anglais. Parler couramment l'anglais est défini comme un niveau avancé d'expression écrite, verbale et de compréhension. Veuillez consulter la légende ci-dessous.LES FRAIS DE VOYAGE ET DE SÉJOURDes déplacements peuvent être nécessaires dans le cadre de ce contrat, auquel cas les frais de déplacement seront payés. Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable par le responsable du projet.Les soumissionnaires doivent présenter une soumission pour toutes les catégories de ressources.Le travail est présentement effectué par compagnie N12 Consulting Corporation sous un contrat (valeur de $99,157.50) Exigences relatives à la sécurité : LVERS des SP centralisés #6 s’appliqueNiveau minimum d'attestation de sécurité requis pour l'entreprise : Attestation d'organisation désignéeNiveau minimum d'attestation de sécurité requis pour la ou les ressources : FiabilitéAutorité contractante :Nom : Martin LarocqueNuméro de téléphone : 819-454-2077Courriel : (courriel sur l'avis officiel) de renseignements :Les demandes de renseignements concernant le besoin de cette DP doivent être transmises à l’autorité contractante identifiée ci-dessus. L’autorité contractante enverra les documents de la DP directement par courriel aux détenteurs d’AMA qualifiés invités à soumissionner le besoin. LES SOUMISSIONNAIRES SONT PRIÉS DE NOTER QUE LA DISTRIBUTION DES DOCUMENTS DE L’INVITATION À SOUMISSIONNER NE RELÈVE PAS DU SITE ACHATSETVENTES.GC.CA. L’État se réserve le droit de négocier avec tout fournisseur dans le cadre de tout marché. Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles.REMARQUE : La méthode d’approvisionnement des services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT) est mise à jour trois (3) fois par année. Si vous désirez savoir comment vous pouvez devenir un « titulaire d’AMA qualifié », veuillez communiquer avec (courriel sur l'avis officiel)