Services d’impression des cartes d’information de l’électeur (CIE)

Procédure de demande de soumissions : Concurrentiel et ouvert (achatsetventes.gc.ca)
Procédure de demande de soumissions : pièce jointe : Oui
Stratégie d’approvisionnement concurrentielle : La note combinée la plus élevée sur le plan du mérite/technique
Entente sur les revendications territoriales globales : Non

Contexte
Le directeur général des élections du Canada (DGEC) est un agent du Parlement. Il assume la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums à l’échelle fédérale. Le DGEC dirige le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada (EC).
Besoin
Élections Canada requiert des services d’impression, d’entreposage, de préparation du courrier et de livraison d’environ 26 000 000 de cartes d’information de l’électeur (CIE) nécessaires à une élection générale ou à un référendum. Élections Canada prévoit attribuer plusieurs contrats, chacun visant l’impression d’un sous ensemble des CIE. Les contrats seront également utilisés pour des élections partielles. Il y a en moyenne moins de 10 élections partielles par an à l’échelle nationale.
Les CIE pour une élection générale ou un référendum sont produites à l’aide d’un processus à deux étapes. La première étape produit une « ébauche » constituée des composants de couleur statiques sur la carte. Cette ébauche – connue sous le nom de modèle personnalisable de CIE – est entreposée jusqu’à l’annonce d’une élection générale. Les données variables de CIE, qui consistent en des renseignements sur les électeurs et les bureaux de scrutin, sont ensuite imprimées sur les modèles personnalisables de CIE. Dans le cas peu probable où une élection générale est déclenchée sans le temps nécessaire pour produire les modèles personnalisables de CIE, une option relative à l’éventualité sera invoquée selon laquelle les CIE sont produites sans les éléments de couleur, dans le cadre d’un processus d’impression à étape unique.
Les CIE pour une élection partielle, une quantité beaucoup plus petite que pour une élection générale, sont produites dans le cadre d’un processus à étape unique qui comprend à la fois les éléments de couleurs statiques et les données variables, et n’utilise pas les modèles personnalisables de CIE.
Période du contrat
Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 mars 2024 (« durée initiale »).
L’entrepreneur accordera à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de deux périodes supplémentaires d’au plus deux ans] chacune, selon les mêmes modalités.
Présentation des soumissions
Les soumissions doivent être à l’attention de l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions à l’adresse indiquée ci-dessous, au plus tard à la date indiquée sur la page couverture de la DP - ECCS-RFP-20-0033 à 13 h (heure de Gatineau, Québec).
Adresse postale :
Élections Canada
30, rue Victoria, 1er étage (Centre d’affaires)
Gatineau (Québec)
K1A 0M6
À l’attention de : Chantal Sabourin, Conseillère principale, Services de l’approvisionnement et des contrats
No de dossier d’Élections Canada : ECCS-RFP-20-0033
Si vous voulez envoyer une soumission par service de messagerie ou venir la déposer en personne, veuillez noter que les heures d’ouverture du Centre d’affaires sont du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h (heure du Gatineau, Québec).
Toutes les demandes et toute autre communication avec des représentants d’Élections Canada doivent être dirigées UNIQUEMENT à l’autorité contractante. L’autorité contractante sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Toute demande d’information doit donc être faite auprès de cette personne. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés. Toutes les demandes d’information doivent être faites par écrit et envoyées à (courriel sur l'avis officiel) au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la DP. Pour ce qui est des demandes d’information reçues après ce délai, il est possible qu’on ne puisse pas y répondre.
Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette DP doivent le faire en allant à la page suivante : https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur tout autre document disponible.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.
Des informations supplémentaires sur Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca.
Comptes rendus
Une fois que l'annonce du soumissionnaire retenu a été faite, les autres soumissionnaires peuvent demander un compte rendu des résultats du processus de DP. Les soumissionnaires doivent faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la DP. Les renseignements peuvent être fournis par écrit, par téléphone ou en personne.