Services de consultation en analyse opérationnelle pour l’Office canadien de la propriété intellectuelle

2.1.1.Mandat
Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) travaille avec les Canadiens dans l’ensemble de l’économie et dans toutes les régions du pays, afin d’améliorer les conditions pour les investissements, d’améliorer le rendement du Canada en matière d’innovations, d’accroître la part de commerce mondial du Canada et de bâtir un marché équitable, efficient et concurrentiel.
Pour ce faire, il faut entre autres gérer les ondes du Canada et superviser son système de faillite, son système de constitution en personne morale, son régime de propriété intellectuelle et son système de mesure; fournir des outils de financement et de recherche sur l’industrie afin d’aider les entreprises à se développer, à importer et à exporter; encourager la recherche scientifique; protéger et promouvoir les intérêts des consommateurs canadiens.
2.1.2.Organisme
En tant qu’organisme de service spécial associé à l’ISDE, l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) est responsable de l’administration et du traitement de la plus grande partie de la propriété intellectuelle (PI) au Canada. En offrant en temps opportun des produits et des services de PI de qualité supérieure, en sensibilisant les Canadiens à la PI et en leur permettant d’utiliser plus efficacement les droits de PI, l’OPIC joue un rôle de premier plan dans le soutien de l’innovation et de la réussite économique au Canada.
Le Centre d’expertise des analyses d’affaires (CEAA), au sein de la Direction des programmes, offre une expertise et des services d’analyse opérationnelle et de recherche dans le cadre des vastes programmes de transformation et de modernisation des TI et d’initiatives opérationnelles de moindre envergure de l’OPIC. Le Centre a pour mandat de veiller à ce que les besoins, les buts et les objectifs de l’OPIC et de ses intervenants soient examinés, mis en contexte, officialisés, analysés, bien compris et bien communiqués à nos partenaires chargés de la prestation de la GI-TI et à la Direction du DPI d’ISDE. Ainsi, le CEAA aide à faire en sorte que les solutions de GI-TI élaborées pour l’OPIC correspondent bien aux objectifs stratégiques de l’organisation, procurent les avantages escomptés et apportent une valeur durable.
1.1.1.Contexte du projet
L’état actuel des systèmes de technologie de l’information (TI) de l’OPIC a une incidence sur la capacité de l’organisation de s’acquitter efficacement de sa vision et de son mandat. Les systèmes de TI obsolescents limitent l’OPIC de fonctionner efficacement et ont une incidence sur sa capacité de répondre aux demandes et aux besoins opérationnels modernes de ses clients. En outre, les coûts liés au maintien de nombreux systèmes impossibles à intégrer constituent un grave risque pour l’organisation du point de vue des finances et du fonctionnement.
Pour relever ces défis, l’OPIC a amorcé un programme de modernisation des TI (MTI) en 2012. Le programme de MTI est dirigé par la Direction des programmes de l’OPIC, qui travaille en étroite collaboration avec la Direction générale du dirigeant principal de l’information (DPI). Il est livré avec la vision « offrir un environnement numérique moderne qui soutient la prestation efficiente de produits et services de pays de grande qualité qui répondent aux besoins des clients ».
Plus précisément, le programme de MTI vise à :

remplacer les systèmes de TI désuets, coûteux et rigides par des technologies plus récentes, agiles et éprouvées de l’industrie, tout en mettant à profit les solutions de normes organisationnelles du gouvernement du Canada (lorsqu’elles sont définies);
permettre la modernisation des processus opérationnels de l’OPIC afin d’assurer l’utilisation la plus efficiente et efficace des ressources de l’OPIC dans le traitement, la prestation et l’administration des produits et services de l’OPIC à l’appui des droits de PI;
améliorer l’accès et la proposition de valeur des produits et services de PI de l’OPIC destinés aux propriétaires de PI/innovateurs, aux partenaires et à d’autres intervenants clés des intérêts directs;
améliorer l’agilité des processus opérationnels de l’OPIC et des activités de conception et de développement connexes des systèmes de TI, dans le but de réagir plus pro activement aux changements et aux besoins qui évoluent dans l’environnement réglementaire de la PI et au sein de la communauté des intervenants.

Conformément à l’approche « Gestion de programmes réussis » (GPR) éprouvée pour la gestion du changement transformationnel, la modernisation de l’infrastructure des TI de l’OPIC se fera dans le cadre d’une séquence soigneusement définie et exécutée de projets de TI, afin d’assurer que l’OPIC soit en mesure d’apprendre et de construire sur les mises en œuvre antérieures. Cette approche « axée sur les composants » permettra de s’assurer que les améliorations continues des capacités et des gains d’efficience peuvent être réalisées progressivement à mesure que le portefeuille de projets se matérialise pour maximiser la réalisation des avantages.
La modernisation des TI de l’OPIC repose sur une démarche de gestion de programme dans laquelle :

les projets individuels sont amorcés, exécutés et fermés de façon indépendante conformément au Cadre de gestion des points de contrôle et à la gouvernance d’ISDE;
de multiples projets et activités sont coordonnés au niveau du portefeuille, ce qui assure l’harmonisation continue des activités du projet avec les objectifs stratégiques de l’OPIC et le mandat de la surveillance et de la gestion appropriées des risques associés aux projets;
une structure de gouvernance composée de cadres supérieurs de l’OPIC et d’ISDE assure une supervision indépendante des équipes de gestion de projet;
un examen officiel par la Direction générale de la vérification et de l’évaluation a été effectué et le plan d’action de la Direction a été établi. Des examens annuels des grands projets de modernisation de la TI en cours sont prévus.

Au cas par cas, et en fonction du profil de chaque projet de MTI (p. ex., complexité de la solution, stabilité des exigences, sélection de la technologie, capacité de l’équipe technique, dépendances, risque de projet, etc.), l’OPIC et la Direction du DPI d’ISDE choisissent la méthode du cycle de développement des logiciels (CDL) qui convient le mieux à la livraison des logiciels, avec tendance à une utilisation accrue des méthodologies Agile (mêlée) et axée sur la clientèle.
1.2.OBJECTIF
L’exigence initiale de l’OPIC consiste à mobiliser jusqu’à quatre (4) analystes d’affaires principaux pour appuyer des projets en cours d’exécution dans le cadre du programme de MTI de l’OPIC.
Pendant la durée du contrat, l’OPIC pourrait avoir besoin de services de consultation en analyse opérationnelle pour appuyer d’autres projets internes de TI, y compris :

des projets dans le cadre du programme législatif de modernisation de la PI (MPI) de l’OPIC;
des initiatives ministérielles et fédérales qui influent sur l’OPIC;
des projets de demandes de modification de moindre envergure et des initiatives opérationnelles.

Sur le plan organisationnel, le gestionnaire, le Centre d’expertise des analyses d’affaires au sein de la Direction des programmes de l’OPIC, supervisera les analystes d’affaires principaux pour veiller à ce que la méthodologie et les pratiques exemplaires appropriées en matière d’analyse opérationnelle soient respectées.
1.3.PORTÉE DES TRAVAUX
3.1.1.Tâches et activités
3.1.1.1.Analyste d’affaires principal (entreprise)
L’analyste d’affaires principal (entreprise) sera affecté au programme de MTI en général – et à certains projets de MTI en particulier – afin de remplir un mandat d’analyse opérationnelle globale pour le programme et d’assurer une connaissance complète du changement pour donner suite à la vision du programme et en atteindre les objectifs. En collaboration avec les intervenants du programme de MTI (y compris la gestion de programme, la gestion de projet, l’architecture, les experts en matière d’activités et les équipes de prestation), l’analyste d’affaires principal (entreprise) exécutera des tâches qui comprennent ce qui suit :

Planifier l’analyse opérationnelle (entreprise) et les estimations des ressources relatives aux travaux;
Obtenir, analyser, valider, documenter et prioriser les besoins opérationnels et les exigences des intervenants au niveau de l’entreprise;
Tenir compte de la perspective de l’analyse opérationnelle (entreprise) dans les activités et livrables du programme de MTI, y compris les plans de programme, les points de vue architecturaux, les feuilles de route de mise en œuvre et les propositions opérationnelles;
Définir les besoins opérationnels et des intervenants de haut niveau pour chaque projet de MTI;
Modéliser les processus opérationnels actuels (AS-IS) et futurs (TO-BE) au niveau de l’entreprise;
Diriger la préparation d’une analyse de rentabilisation pour chaque projet de MTI, et appuyer les activités d’analyse des options, pour veiller à ce que les investissements dans les projets soient bien positionnés et correspondent à la vision et aux objectifs du programme;
Guider et appuyer les analystes d’affaires du projet pour que les activités d’analyse détaillées et les artéfacts s’harmonisent avec les exigences globales du programme, sa vision et ses objectifs, et avec les besoins de l’OPIC au niveau de l’entreprise;
Appuyer les analystes d’affaires du projet dans le cadre de l’exécution de l’exercice de traçabilité des exigences :- entre les artéfacts de l’analyse opérationnelle du projet de MTI,- avec les artéfacts du programme, comme la vision, les objectifs, les résultats, les avantages du programme;- avec les artéfacts de prestation, notamment la conception, les composantes de la solution, les cas types;
Évaluer et valider des solutions au niveau de l’entreprise pour veiller à ce que les solutions de TI satisfassent les besoins opérationnels;
Coordonner le catalogage et la classification de tous les artéfacts des analyses opérationnelles (à l’échelle du programme et du projet) dans les dépôts centralisés de l’OPIC;
Tenir compte de la perspective de l’analyse opérationnelle aux fins de l’élaboration des stratégies et plans d’acceptation par les utilisateurs dans le cadre du programme;
Surveiller les besoins de services d’analyse opérationnelle du programme de MTI et recommander des approches/options pour combler des lacunes au chapitre de la prestation de services;
Cerner et analyser les risques se rapportant aux activités d’analyse opérationnelle au sein du programme;
Préparer et présenter des rapports et des exposés à la haute direction de l’OPIC;
Effectuer d’autres tâches d’analyse opérationnelle, au besoin;
Faire rapport chaque semaine sur l’état d’avancement des travaux décrits ci-dessus aux autorités fonctionnelles et chargées du programme et des projets;
Transférer en permanence pendant la durée du projet le savoir fonctionnel et technique au personnel du client et aux équipes chargées de la prestation au moyen d’activités de formation individuelles et de groupe, de démonstrations et d’instructions écrites, le transfert final du savoir devant être effectué au plus tard un mois avant la date de fin du contrat.

3.1.1.2.Analyste d’affaires principal (projet)
L’analyste d’affaires principal (projet) sera affecté à des projets de MTI particuliers afin de remplir un mandat global d’analyse opérationnelle pour les projets qui lui sont confiés. En collaboration avec les intervenants du projet de MTI (y compris la gestion de programme, la gestion de projet, l’architecture, les experts en la matière et les équipes de prestation), l’analyste d’affaires principal (projet) exécutera, entre autres, les tâches suivantes :

Planifier l’analyse opérationnelle et les estimations des ressources relatives aux travaux;
Travailler directement avec les équipes du projet de MTI pour définir l’état souhaité d’une solution de TI à un niveau détaillé, dans la foulée de la définition initiale des besoins et les artéfacts des programmes et projets élaborés à ce jour;
Obtenir, analyser, valider, documenter et prioriser les exigences de la solution et de transition (y compris les exigences fonctionnelles, les exigences en information, les règles opérationnelles et d’autres exigences non fonctionnelles) pour déterminer les meilleures solutions pour satisfaire les besoins opérationnels du client;
Intégrer une perspective d’analyse opérationnelle aux activités et aux livrables d’un programme de MTI, y compris les plans du programme, les points de vue architecturaux, les feuilles de route de mise en œuvre et les propositions opérationnelles;
Modéliser les processus opérationnels actuels (AS IS) et futurs (TO BE) au niveau détaillé;
Diriger la préparation d’une analyse de rentabilisation pour chaque projet de MTI, et appuyer les activités d’analyse des options, pour veiller à ce que les investissements dans les projets soient bien positionnés et s’harmonisent avec la vision et les objectifs du programme;
Guider les analyses opérationnelles du projet pour qu’elles s’harmonisent avec les exigences globales du programme, sa vision et ses objectifs, et avec les besoins de l’OPIC au niveau de l’entreprise;
Exécuter l’exercice de traçabilité des exigences :- entre les artéfacts de l’analyse opérationnelle du projet de MTI,- avec les artéfacts du programme, comme la vision, les objectifs, les résultats, les avantages du programme;- avec les artéfacts de prestation, notamment la conception, les composantes de la solution, les cas types;
Évaluer et valider les solutions au niveau du projet pour veiller à ce que les solutions de TI satisfassent aux besoins opérationnels;
Conserver tous les artéfacts d’analyse opérationnelle liés aux projets dans les dépôts centralisés de l’OPIC;
Tenir compte de la perspective de l’analyse opérationnelle du projet aux fins de l’élaboration des stratégies et plans d’acceptation par les utilisateurs;
Surveiller les besoins de services d’analyse opérationnelle du projet et recommander des approches/options pour combler des lacunes au chapitre de la prestation de services;
Cerner et analyser les risques se rapportant aux activités d’analyse opérationnelle du projet;
Préparer et présenter des rapports et des exposés à la haute direction de l’OPIC;
Effectuer d’autres tâches d’analyse opérationnelle, au besoin;
Faire rapport chaque semaine sur l’état d’avancement des travaux décrits ci-dessus aux autorités fonctionnelles et chargées du programme et des projets;
Transférer en permanence pendant la durée du projet le savoir fonctionnel et technique au personnel du client et aux équipes chargées de la prestation au moyen d’activités de formation individuelles et de groupe, de démonstrations et d’instructions écrites, le transfert final du savoir devant être effectué au plus tard un mois avant la date de fin du contrat.

3.1.2.Produits livrables / échéanciers
Pendant toute la durée du contrat, les ressources doivent préparer les produits livrables suivants « au besoin », en respectant les critères de qualité. Tous les produits livrables sont assujettis à l’examen et à l’approbation des autorités fonctionnelles, du programme et du projet.

Un rapport d’étape hebdomadaire écrit qui documente la progression des travaux décrits ci-devant et qui indique les problèmes, les risques et les défis susceptibles d’influer sur le calendrier général et les tâches planifiées pour la période de déclaration;
Un plan d’analyse opérationnelle écrit – qui documente au départ les travaux à effectuer au moyen d’échéanciers, de jalons, de tâches et de produits livrables, et qui est tenu à jour pour remise mensuelle au gestionnaire de rapport, de programme ou de projet;
Des artéfacts d’analyse opérationnelle, notamment :- des propositions opérationnelles- des analyses de rentabilisation- les exigences opérationnelles et des intervenants- les processus opérationnels- les exigences de la solution (y compris les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles)- les exigences de transition- des analyses des écarts- des analyses des options- les matrices de traçabilité- la documentation des utilisateurs et les documents de formation- la documentation sur les avantages et les résultats opérationnels- les critères des essais d’acceptation- des rapports et des exposés
Un rapport sur l’évaluation finale et les leçons apprises – produit à des dates clés du programme/projet
D’autres produits livrables connexes du programme/projet, selon les besoins.

3.2.Contraintes
L’entrepreneur doit respecter les politiques et normes gouvernementales sur la sécurité, la sensibilité et la protection de l’environnement, ainsi que la conservation de l’information.
Plusieurs initiatives pangouvernementales peuvent avoir une incidence sur les programmes et le portefeuille de projets, de même que sur les initiatives d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada.
3.3.Soutien à la clientèle
Les experts-conseils recevront l’historique et les documents élaborés dans le cadre du programme ou des projets de MTI.
Les outils suivants seront fournis aux experts-conseils :

un poste de travail,
un ordinateur portable
des logiciels (MS Office, Visio, MS Project, ATRS Time Reporting System, Sparx Enterprise Architect, JIRA)
un compte courriel,
un téléphone cellulaire (au besoin, à la discrétion du chargé de projet)

3.4.Lieu de travail
Les experts-conseils exécuteront la majorité des travaux dans les locaux de l’OPIC situés au 50, rue Victoria, Gatineau (Québec) pendant les heures normales de travail.
Le travail à l’extérieur des bureaux de l’OPIC doit être autorisé au préalable par écrit par le chargé de projet de l’OPIC. Si ce travail est approuvé, les renseignements protégés et(ou) classifiés doivent demeurer dans les locaux de l’OPIC.
Parfois, les experts-conseils peuvent être invités à assister à des réunions au siège social d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada, au 235, rue Queen, à Ottawa (Ontario).
3.5.Langues officielles
L’Office de la propriété intellectuelle du Canada fonctionne dans un contexte bilingue.
Attestation linguistique – Analyste d’affaires principal (entreprise) - Bilingue(Anglais – Niveau avancé; Français – Niveau avancé)
L’auteur de la soumission atteste que, s’il obtient le contrat découlant de la demande de soumissions, l’analyste d’affaires principal (entreprise) proposé devra s’exprimer couramment en anglais et en français à un niveau avancé. La ou les personnes proposées doivent communiquer en anglais et en français tant de vive voix que par écrit, sans aide, et en faisant peu d’erreurs.
Attestation linguistique – Analyste d’affaires principal (projet) – Anglais essentiel (Anglais – niveau avancé; Français – s.o.)
L’auteur de la soumission atteste que, s’il obtient le contrat découlant de la demande de soumissions, l’analyste d’affaires principal (projet) proposé devra s’exprimer en anglais à un niveau avancé. La personne proposée doit communiquer de vive voix et par écrit en anglais, sans aide, et en faisant peu d'erreurs.
De vive voix
Compréhension
Par écrit
Avancée
Une personne qui parle à ce niveau peut :
Soutenir des opinions; comprendre et exprimer des idées hypothétiques et conditionnelles.
Une personne qui lit à ce niveau peut :

saisir la plupart des détails complexes, les allusions et les subtilités;
avoir une bonne compréhension du matériel spécialisé ou moins familier.

Une personne qui écrit à ce niveau peut :

rédiger des textes où les idées sont développées et présentées de manière cohérente.
3.6.Déplacements
Le titulaire n’est pas tenu de se déplacer à l’extérieur de la région de la capitale nationale (RCN). Ni les coûts, ni le temps de déplacement dans la RCN ne seront remboursés.
REMARQUE : La méthode d’approvisionnement des services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT) est mise à jour trois (3) fois par année. Si vous souhaitez savoir comment devenir un « titulaire d’AMA qualifié », veuillez écrire à l’adresse (courriel sur l'avis officiel).
ANNEXE A
Liste des fournisseurs
Seuls les titulaires d’un AMA énumérés plus bas ont le droit de présenter une soumission en réponse à la DDP n° CIPO190125.
Les 15 fournisseurs suivants sont admissibles puisqu’ils étaient indiqués comme présélectionnés selon la recherche faite le 7 janvier 2019, en fonction des critères de recherche suivants :
Services professionnels : Arrangement en matière d’approvisionnement pour des SPICT
Volet de services – B.1
Nombre de ressources et niveau d’effort : 4 x B.1 - Analyste d’affaires– Niveau 3 (Le fournisseur soumissionne pour deux (2) ressources, mais le besoin peut aller jusqu’à quatre (4) ressources)
Niveau de sécurité des fournisseurs : Cote de fiabilité
Protection des documents : Protégé B
Région ou zone métropolitaine RCN
Plage de la valeur estimative du besoin : Supérieur aux seuils prévus dans l’ALÉNA, jusqu’à 2 millions de dollars
Deloitte Inc.
Donna Cona Inc.
Emerion
ESIT Canada Enterprise Services Co. ESIT Canada Services Aux Entreprises Cie.
Hitachi Vantara Inc.
IBISKA Telecom Inc.
Infosys Public Services Inc.
IPSS INC.
KPMG LLP, IT/Net Ottawa Inc. in joint venture
Maplesoft Consulting Inc.
New Technologies Inc.
Newfound Recruiting Corporation
The AIM Group Inc.
Unisys Canada Inc.