Demande de renseignements concernant un service externe de surveillance de la sécurité du personnel et d’intervention d’urgence

Parmi les facteurs opérationnels auxquels le personnel d’ECCC doit faire face, notons les situations hostiles à l’homme, l’éloignement, la longue durée du travail sur le terrain, les exigences techniques, le fait de travailler seul, les tâches dangereuses et les risques environnementaux (eau, glace, faune, vent, etc.). La vaste gamme d’opérations se déroulant à ECCC signifie que les besoins opérationnels en matière de sécurité et de surveillance du personnel dans l’ensemble du ministère sont très variés.
Pour veiller à la sécurité de l’ensemble du personnel, ECCC a mis en place des politiques et des procédures qui demandent au personnel travaillant seul ou dans des régions éloignées d’effectuer des appels de sécurité sur une base régulière. Si un employé manque un appel de sécurité prévu ou appelle directement pour obtenir de l’aide, le ministère a aussi mis en place des mesures d’intervention en cas d’urgence qui varient actuellement selon les programmes, mais qui nécessitent généralement que les superviseurs des employés surveillés soient en disponibilité en dehors des heures normales de travail pour répondre aux urgences qui pourraient survenir. Le ministère examine et teste actuellement diverses options pour améliorer le système d’intervention d’urgence et pour mettre en œuvre une solution dans l’ensemble du ministère qui garantira la sécurité de tout le personnel.
Objectif de la Demande de renseignements (DDR)
La présente demande de renseignements vise à recueillir de l’information sur la capacité des répondants à répondre, pleinement ou partiellement, aux exigences en matière de surveillance de la sécurité pour ECCC. Les réponses aideront à déterminer si des services sont disponibles pour fournir un système de surveillance de la sécurité externe « de bout en bout » pour le personnel d’ECCC travaillant en solitaire ou dans des régions éloignées. Parmi les avantages potentiels d’un nouveau système, mentionnons le fait que le personnel du programme pourrait réduire sa participation à la surveillance et à la réponse d’urgence (surtout après les heures normales de travail), la possibilité de fournir du soutien additionnel lorsque le personnel répond aux urgences, ainsi qu’une meilleure coordination entre les systèmes et les procédures dans le système de surveillance de la sécurité.
La solution proposée pourrait inclure la gestion des comptes des appareils de communication par satellite, le soutien à création et à l’entretien d’itinéraires de visites sur le terrain ou de plans de navigation, la surveillance des appels de sécurité réguliers du personnel et la prestation de services d’intervention d’urgence. Il serait préférable d’avoir un seul fournisseur pour gérer tous les aspects d’un système de surveillance intégré de bout en bout pour faire en sorte que l’acheminement des données et de l’information aux différentes étapes soit adéquatement appuyé.
En plus d’une réponse aux spécifications indiquées dans le présent document, le ministère souhaite recevoir des suggestions et des commentaires quant à la meilleure façon de soutenir un service de surveillance de la sécurité du personnel intégré à l’échelle du pays.
Portée de la DDR
La solution proposée pour un service de surveillance de la sécurité du personnel d’ECCC doit être opérationnelle 24 heures par jour, 365 jours par année, en français et en anglais, et dans toutes les régions du Canada, y compris dans le Grand Nord et les régions éloignées. Le service doit permettre la surveillance de plus de 1 350 employés d’un bout à l’autre du pays à tout moment de l’année. Ce ne sont pas tous les employés qui ont besoin d’une surveillance en tout temps, mais ils devraient tous avoir un compte pour permettre leur surveillance à n’importe quel moment tout au long de l’année. Une entente de confidentialité et une cote de sécurité du gouvernement seront requises pour pouvoir traiter les renseignements personnels des employés.
Un atout de la solution proposée serait la souplesse de personnaliser les exigences de surveillance et d’appels de sécurité en fonction des différents programmes d’ECCC. La solution retenue devrait pouvoir accommoder jusqu’à 10 programmes distincts d’ECCC qui devront être configurés individuellement. Certains programmes d’ECCC exigent un travail sur le terrain à l’année et des déplacements de plusieurs jours, alors que d’autres ne nécessitent que quelques journées uniques de travail sur le terrain à certains moments de l’année. Les employés qui travaillent en solitaire dans des entrepôts ou qui entreprennent des tâches dangereuses pourraient aussi utiliser ce service de surveillance de la sécurité.
Objectifs de la présente demande de renseignements
On utilise une DDR lorsqu’une rétroaction et des renseignements détaillés sont requis des répondants. Cette demande décrit une exigence potentielle et demande aux répondants de décrire leur capacité à répondre aux exigences, complètement ou partiellement, et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont une demande de soumissions pourrait être structurée. Les réponses seront utilisées pour aider ECCC à achever son plan concernant l’exigence et à élaborer des objectifs atteignables et des produits livrables.
Les principaux objectifs de la DDR sont comme suit :

aviser le Ministère des options potentielles pour les services externes qui respectent les besoins de l’exigence;
fournir des suggestions concernant les solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions qui réduisent au minimum les répercussions sur l’environnement;
donner de l’information pour aider le ministère à déterminer s’il y a lieu d’aller de l’avant avec les exigences ou les stratégies selon les plans et si oui, à poursuivre l’élaboration de la planification interne et l’approbation des documents susceptibles de déboucher sur une demande de soumissions;
améliorer la stratégie d’approvisionnement, la structure du projet, l’estimation des coûts, les calendriers, la définition des exigences et d’autres volets de cette exigence;
devenir un acheteur mieux avisé grâce à une meilleure connaissance des biens et services offerts par l’industrie dans le domaine d’intérêt;
évaluer les concepts de solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions à privilégier du point de vue environnemental.

Nature de la DDR
La présente DDR ne donnera pas nécessairement lieu à un processus d’approvisionnement. La présente DDR est présentée aux fins d’information seulement et ne constitue pas un engagement de la part du gouvernement du Canada. Les réponses à cette DDR ne constituent pas non plus un engagement de la part du fournisseur. Les fournisseurs éventuels de tous les biens ou services décrits dans la présente ne devraient donc pas affecter des ressources ni engager des frais indus en fonction des renseignements figurant dans la présente DDR. Cette DDR ne donnera pas lieu non plus à la création de listes de fournisseurs. Par conséquent, le fait qu’un fournisseur éventuel réponde ou non à cette DDR ne l’empêchera pas de participer à tout processus d’acquisition ultérieur.
La DDR contient des exigences provisoires qui pourraient être utilisées en vue de prochaines mesures d’approvisionnement. Le présent document est évolutif, et les répondants ne doivent donc pas tenir pour acquis qu’aucune exigence ne sera ajoutée, modifiée ou supprimée de la demande de soumissions qui sera publiée éventuellement par ECCC. Les répondants sont donc invités à faire part de leurs commentaires au sujet de tout aspect de la DDR que ce soit.