Services de veille médias et de mesure pour le Royaume-Uni DDPN

Grâce à des stratégies de marketing fondées sur les données, les campagnes de DC trouvent un écho à l’échelle internationale en faisant la promotion du Canada comme une destination touristique quatre saisons de choix.
Pour comprendre les retombées des activités de marketing et l’impression générale suscitée par rapport à la marque du Canada, DC fait une veille des médias imprimés, radiodiffusés, télédiffusés, sociaux et numériques dans ses marchés cibles à l’échelle nationale et internationale.
C.2 Aperçu
L’entrepreneur doit fournir des services de veille médias, de communication des résultats et de mesure pour le marché du Royaume-Uni, à l’intention de l’équipe des relations publiques et avec les médias de DC dans son bureau à Londres, au Royaume-Uni (« bureau de DC au Royaume-Uni »).
C.3 Portée des travaux
C.3.1 Services de veille médias
L’entrepreneur effectuera une veille des médias destinés aux consommateurs de voyages ainsi que des médias d’information générale, en s’intéressant particulièrement au Royaume-Uni, pour en rendre compte au bureau de DC au Royaume-Uni. L’entrepreneur fera une veille de la couverture médiatique afin de recenser le contenu rédactionnel lié aux professionnels des voyages, au tourisme et à l’art de vivre pour des destinations données, et aussi en fonction de mots-clés dans des publications, des organes médiatiques et des médias sociaux principalement britanniques. L’entrepreneur fera aussi une veille du contenu et de l’information sur DC et ses activités générales dans les médias nationaux et régionaux imprimés et en ligne, les médias sociaux, les médias radiodiffusés ou télédiffusés, les médias à l’intention des professionnels des voyages et d’autres organes médiatiques d’information en ligne.
En ce qui a trait à la prestation de services de veille médias, l’entrepreneur sera responsable des éléments livrables suivants :

Veille quotidienne des journaux nationaux et régionaux, des magazines axés sur les affaires, des médias d’information en ligne (y compris le contenu comportant un verrou d’accès payant), des médias de radiotélévision (télévision et radio), des médias en ligne à l’intention des professionnels des voyages, des magazines de marketing en ligne et des publications sur les voyages et les loisirs se rapportant surtout au Canada, et création de rapports à ce sujet (avec liens vers les articles ou éléments médiatiques complets).
La veille quotidienne des médias offrira la souplesse nécessaire pour comprendre jusqu’à 150 sources médiatiques, qui seront choisies et mises à jour de façon distincte par DC au besoin.
La veille des médias sociaux offrira la souplesse nécessaire pour comprendre jusqu’à 100 canaux de médias sociaux, qui seront choisis et mis à jour de façon distincte par DC au besoin.
La veille médias sera fondée sur une liste prédéterminée de mots-clés établie par DC.
La taille et la capacité des différentes listes de mots-clés varieront.
Les mots-clés seront mis à jour en réponse aux besoins de couverture qui peuvent varier selon l’actualité, les nouvelles campagnes et les projets spéciaux, et lorsque DC le juge nécessaire.
Seuls les résultats relatifs aux voyages et au tourisme doivent être fournis.

Les rapports seront envoyés par courriel et consultables sur les plateformes technologiques courantes, notamment celles des ordinateurs de bureau et de tous les appareils mobiles (entre autres les plateformes Android, BlackBerry et iOS).
L’entrepreneur discutera régulièrement au téléphone avec DC de l’adaptation de la veille médias. Ces discussions auront lieu chaque trimestre durant la première année, et au besoin par la suite.

Obtention et gestion des verrous d’accès payant au contenu.
Possibilité pour DC de partager une couverture avec des intervenants touristiques clés mentionnés dans l’article ou le contenu de radiotélévision.
Envoi quotidien, par courriel, des liens commandés et des pièces jointes présentant les articles et les segments de radiotélévision dans leur intégralité.
Envoi de transcriptions ou de segments de radiotélévision complets à la demande de DC.
En cas d’urgence ou de crise signalée par DC, prestation de services de veille médias jour et nuit (24 heures par jour, 7 jours sur 7), jusqu’à ce que ce ne soit plus nécessaire.

C.3.2 Services relatifs à la communication des résultats et à la mesure
L’entrepreneur doit fournir des rapports sur la mesure et les données de référence pour la médiatisation méritée, qui comprend la couverture dans les médias imprimés, radiodiffusés, télédiffusés et Web résultant de ce qui suit : relations avec les médias, médias à l’intention des professionnels des voyages, et activités d’organes médiatiques en ligne dans les médias sociaux (la « médiatisation méritée »). Un cadre de mesure prédéterminé est nécessaire pour la médiatisation méritée; voir l’annexe 6 – Lignes directrices sur la communication des données de mesure.
Les critères de mesure peuvent évoluer pendant toute la durée du contrat; l’entrepreneur doit être capable de donner un point de vue éclairé en la matière et de s’adapter aux modifications des exigences de mesure.
En ce qui a trait à la prestation des services de communication des résultats et de mesure, l’entrepreneur sera responsable des éléments livrables suivants :

Rapports détaillés qui évaluent la médiatisation méritée selon les exigences relatives à la mesure ou aux données de référence. Pour des précisions sur les rapports en question, voir l’annexe 6, « Lignes directrices sur la communication des données de mesure ».Les critères de mesure à intégrer aux rapports seront fondés sur les exigences du bureau de DC au Royaume-Uni, et peuvent comprendre ce qui suit, sans s’y limiter :
nombre moyen de visiteurs quotidiens uniques sur un site Web numérique;
tirage des publications imprimées, à l’exclusion de tout élément multiplicateur;
portée d’auditoire de radiotélévision;
portée et impressions obtenues par le contenu numérique mérité sur les canaux de médias sociaux.

Transparence complète des données, pour ce qui est de savoir où et comment les données ont été obtenues et quelles formules ont été utilisées pour les obtenir. Si une formule vient à changer, l’entrepreneur doit en aviser DC.
Accès illimité en « libre-service » aux rapports, au moyen d’un tableau de bord en ligne facile à utiliser (comme un site Web ou une plateforme logicielle) et mis à jour quotidiennement les jours ouvrables.
Collaboration avec DC en ce qui a trait à la compilation et à l’évaluation des rapports de mesure de la médiatisation méritée, au besoin.

C.4 Échéancier des rapports
L’entrepreneur doit se charger de soumettre à DC les rapports qu’elle exige, dont le nombre peut aller jusqu’à ce qui suit :

dix (10) rapports de veille médias et de mesure par année sur des activités relatives à une campagne ou à un projet particulier (les échéanciers seront fixés par DC);
un (1) rapport quotidien de veille médias soumis au plus tard à 8 h 30 (UTC);
un (1) rapport mensuel de veille médias et de mesure soumis dans les deux (2) jours ouvrables suivant la fin du mois;
un (1) rapport annuel de veille médias et de mesure soumis au plus tard un (1) mois après la fin de l’année civile.

C.5 Responsabilités de Destination Canada
DC désignera une ou plusieurs personnes-ressources qui seront les principaux interlocuteurs de l’entrepreneur (l’« autorité contractante »). L’autorité contractante soumettra l’entrepreneur à une évaluation annuelle pour vérifier que la qualité des éléments livrables fournis par l’entrepreneur correspond aux exigences du contrat. Elle fournira à l’entrepreneur toute l’information dont celui-ci a besoin pour fournir ses services, notamment :

les sources médiatiques à surveiller, y compris les canaux de médias sociaux;
la liste des mots-clés;
le cadre de mesure.

C.6 Responsabilités de l’entrepreneur
L’entrepreneur devra notamment effectuer les tâches suivantes :

acquérir une bonne connaissance de DC;
offrir des conseils sur les pratiques exemplaires de l’industrie pour aider DC à améliorer sa veille médias, si nécessaire;
répondre aux demandes de DC dans les 24 heures.

L’entrepreneur désignera un gestionnaire de compte responsable de l’exécution du contrat conclu avec DC. L’entrepreneur doit donner deux semaines d’avis à l’autorité contractante de DC s’il y a un changement concernant le gestionnaire de compte. Si une substitution de personnel s’impose, l’entrepreneur est tenu de fournir sans délai un remplaçant possédant un niveau d’expérience égal ou supérieur à celui de la personne remplacée.
L’entrepreneur doit assurer le transfert du contrat au prochain entrepreneur choisi par DC pour effectuer la veille médias. Lors du transfert d’information, l’entrepreneur doit transmettre la plus récente liste de mots-clés, soumettre le rapport final et consentir à la date d’émission et au montant de la dernière facture.
D.1 Critères impératifs
Les critères impératifs doivent être entièrement satisfaits pour que le reste de la proposition soit évalué.
D.1.1 L’entrepreneur ou ses sous-traitants sont capables d’assurer la veille de la couverture des médias britanniques imprimés, et d’en mesurer la portée.
D.1.2 L’entrepreneur ou ses sous-traitants sont capables d’assurer la veille de la couverture d’organes de médias numériques, et d’en mesurer la portée au Royaume-Uni.
D.1.3 L’entrepreneur ou ses sous-traitants sont capables d’assurer la veille de la couverture d’organes de médias de radiotélévision, et d’en mesurer la portée au Royaume-Uni.
D.1.4 L’entrepreneur est capable de soumettre un rapport quotidien à DC au plus tard à 8 h 30 (UTC).
D.1.5 L’entrepreneur est capable d’obtenir et de gérer des verrous d’accès payants au contenu.