Gestion des connaissances

Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l’agent de négociation des contrats peut procéder à l’attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l’avance.

Définition du besoin :D’après les données démographiques ministérielles, 24 % des effectifs cadres de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) seront admissibles au départ à la retraite au cours des trois à cinq prochaines années. Beaucoup de ces employés occupent des emplois très spécialisés contribuant à des opérations essentielles à la mission du Ministère et ont acquis des connaissances tacites au fil des ans dans leur champ d’exercice, lesquelles doivent être transférées sans tarder dans leur organisation. Le taux de départ des employés et des gestionnaires sous le palier des cadres supérieurs est sur le point de nécessiter un mécanisme agile en temps réel de saisie et de transfert des connaissances essentielles.
TPSGC a déterminé qu’il avait le besoin essentiel de répertorier, de consigner et de transférer les connaissances d’au moins 5 employés et d’au plus 55 employés en transition.
En raison des contraintes actuelles sur les plans des délais et de la charge de travail à TPSGC, on ne peut consigner les connaissances tacites et la complexité des fonctions essentielles à la mission du Ministère et les transférer selon une méthode rapide et efficace avant le départ anticipé des employés. Il est impératif de recourir à une méthode rapide d’extraction et de transfert des connaissances qui permet au Ministère de se préparer en conséquence à recruter des talents et à gérer les changements de personnel qui en découlent puis de signaler toute lacune éventuelle en matière de connaissances et de renseignements ainsi qu’en ce qui a trait aux attributions et responsabilités en limitant les perturbations chez chacun de ces employés.

Le travail comportera les éléments suivants :Dès qu’on aura cerné un besoin, TPSGC devra fournir à l’entrepreneur les coordonnées de l’employé en transition et choisir la méthode d’entretien nécessaire : soit BroadScopeTM, soit Detailed DiscoveryTM. En deux (2) jours ouvrables après réception de ces données, l’entrepreneur doit contacter l’employé et fixer un entretien dans les trois (3) jours ouvrables, sauf si TPSGC en a convenu autrement. Cela s’applique à tout employé de TPSGC, qu’il travaille au Canada ou dans d’autres pays.
L’entretien BroadScopeTM – L’entrepreneur mènera un entretien à l’aide de la méthodologie BroadScopeTM auprès de chacun des employés concernés.
Cet entretien aura lieu à distance à l’aide de l’outil WebEx que fournit TPSGC. L’entrepreneur ne prendra pas plus de quatre-vingt-dix (90) minutes pour cerner et saisir exactement les connaissances tacites, notamment les attributions et les responsabilités, ainsi que les notions complexes que maîtrise l’employé. L’entretien se déroulera dans la langue officielle du choix de l’employé.
Rapport BroadScopeTM – L’entrepreneur produira et soumettra aux fins d’examen et de validation une version préliminaire des résultats dans les deux heures suivant l’entretien de l’employé. Ainsi, l’employé pourra modifier, étoffer ou corriger les résultats, le cas échéant.
Dès que l’employé aura confirmé les résultats, l’entrepreneur aura un (1) jour ouvrable pour produire le rapport et en soumettra la version définitive par écrit à TPSGC.
Entretien Detailed DiscoveryTM – Advenant la nécessité selon TPSGC de mieux comprendre une connaissance particulière d’un employé relevée dans le rapport initial BroadScopeTM, TPSGC demandera la tenue d’un entretien Detailed DiscoveryTM et la production d’un rapport.
L’entrepreneur mènera cet entretien à l’aide de l’outil WebEx que fournit TPSGC.
L’entrepreneur ne prendra pas plus de quatre-vingt-dix (90) minutes pour tirer ses conclusions de l’entretien initial BroadScopeTM, cibler et répertorier les éléments essentiels des connaissances de l’employé comme demandé. En collaboration avec le gestionnaire et l’employé, TPSGC peut choisir d’inviter d’autres spécialistes à participer et à examiner l’entretien Detailed Discovery afin d’obtenir leur contribution pour atteindre l’objectif visant le transfert des connaissances et de contenu. L’entretien se déroulera dans la langue officielle du choix de l’employé (en anglais ou en français).
Rapport Detailed DiscoveryTM – L’entrepreneur produira le rapport et le soumettra par écrit à TPSGC dans les deux (2) jours ouvrables, et respectera les mêmes critères relevés à la rubrique du rapport BroadScopeTM.
Le niveau d’effort estimatif de l’entrepreneur est de quatre (4) jours ouvrables par employé si TPSGC a jugé nécessaire de mener un entretien BroadScopeTM et un entretien Detailed DiscoveryTM (soit deux [2] jours ouvrables par entretien).

Droit des fournisseurs de présenter un énoncé de capacités : Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou les services de construction décrits dans le présent PAC peuvent présenter par écrit un énoncé de capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture de celui-ci. L’énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.Les fournisseurs doivent fournir des références et des extraits de rapports démontrant leurs capacités.

Critères d’évaluation :Tout fournisseur intéressé doit clairement démontrer au moyen d’un énoncé de capacités qu’il satisfait aux exigences suivantes :
Le fournisseur doit fournir une solution propriétaire spécialisée commerciale en transfert des connaissances et l’historique de ses résultats.
Le fournisseur doit démontrer que sa solution est employée depuis plus de cinq (5) ans et il peut fournir des résultats cohérents et comparables d’une année à l’autre.
L’entretien servant à la collecte des données mené auprès d’un employé qui part doit durer au plus trois (3) heures, durée comprenant la présentation des instructions préliminaires et les renseignements connexes à propos de la méthodologie de l’entretien.
Cette solution doit permettre un rapport du transfert des connaissances par écrit des données recueillies durant l’entretien en deux (2) jours ouvrables au plus.
Objectif de l’entretien et du rapport initial :

L’entretien présentera les connaissances d’un employé avec clarté, objectivité et rapidité selon un affichage structuré de ses attributions et responsabilités.
L’entretien dure 90 minutes ou moins, l’examen de suivi avec l’employé a lieu dans les deux (2) jours ouvrables, au besoin, puis le rapport définitif sera déposé dans les deux (2) jours ouvrables.
Ce processus doit présenter les éléments essentiels et les notions complexes qui permettront aux organisations du gouvernement fédéral d’évaluer le risque et d’en limiter l’impact du départ de l’employé.
Assure l’efficacité de la planification et de la préparation de la direction sur les lieux de travail à assurer une plus grande productivité à chacun et à l’organisation.
Le rapport ne devrait pas contenir plus de 25 pages, comprenant les tableaux, les graphiques ou tout autre renseignement complémentaire.Objectif de l’entretien et rapport de suivi :

Au besoin, l’entrepreneur tirera ses conclusions de l’entretien initial, ciblera et énumérera les éléments essentiels des connaissances de l’employé comme demandé.
Donner un aperçu élargi et organisé des attributions et responsabilités.
L’entretien de suivi avec l’employé qui part doit durer au plus 90 minutes.
Cette solution doit permettre un rapport du transfert des connaissances par écrit des données recueillies durant l’entretien en deux (2) jours ouvrables au plus.
Ce processus doit présenter les éléments essentiels et les notions complexes qui permettront aux organisations du gouvernement fédéral d’évaluer le risque et d’en limiter l’impact du départ de l’employé et permet une planification efficace sur les lieux de travail.
Le rapport ne devrait pas contenir plus de 25 pages, comprenant les tableaux, les graphiques ou tout autre renseignement complémentaire.Les références et les extraits du rapport fournis par les fournisseurs doivent démontrer que la méthodologie proposée pourra satisfaire aux critères d’évaluation susmentionnés et atteindre les objectifs de Broadscope et de Detailed Discovery.

Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l’avance : TPSGC fait appel aux services particuliers de Transition-Path Inc. pour répondre à ce besoin précis, au moyen d’une méthode innovante et rapide. Transition-Path Inc. détient l’unique licence de propriété intellectuelle des méthodologies de transfert des connaissances BroadScopeTM et Detailed DiscoveryTM permettant d’extraire, d’afficher et de communiquer rapidement les connaissances d’un employé, les complexités de son rôle dans l’organisation et ses principales priorités. Chaque entretien est mené en 90 minutes dans un contexte offrant de la souplesse, à l’aide de la technologie WebEx (entretien virtuel en ligne) et les rapports respectifs sont produits en moins de deux (2) jours ouvrables, n’exigeant à l’employé qui part très peu de temps ou pas du tout.
La méthodologie BroadScopeTM est une innovation canadienne employant une application Web à distance pour organiser rapidement et efficacement des notions très détaillées et complexes. Ce processus a lieu dans un environnement virtuel et dure tout au plus 90 minutes. La méthodologie BroadScopeTM commence quand on a obtenu du travailleur en transition (retraite ou départ) les connaissances sur les tâches qu’il exécute dans l’exercice de ses fonctions. Cette méthodologie repose sur une discipline conçue pour saisir les divers renseignements pertinents nécessaires au transfert des connaissances. Comme cet entretien est fait à distance, aucun préjudice à caractère sexuel, racial ou personnel n’est envisageable, et cela permet au Ministère (TPSGC) de voir et d’évaluer les connaissances essentielles tout en respectant les dispositions favorisant la diversité et assurant l’inclusion.
Cette méthodologie est protégée par une marque de commerce indiquant qu’elle appartient au seul détenteur de ses droits de propriété intellectuelle.

Exceptions au Règlement sur les marchés de l’État : 10.2.5 L’exception d) dispense de l’appel d’offres lorsque le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou une seule entreprise. C’est une exception relativement étroite que l’on ne devrait invoquer que dans les cas où la nature du marché laisse croire qu’il n’existe qu’un entrepreneur, par exemple en raison des exigences touchant un brevet ou un droit d’auteur, de facteurs de compatibilité technique ou d’une spécialisation technologique.

Exclusions ou motifs justifiant le recours à l’appel d’offres limité Les exclusions ou les raisons suivantes justifiant le recours à un appel d’offres limité sont invoquées en vertu de la Disposition applicable à un appel d’offres limité en vertu de l’ALENA (paragraphe 1016.2).
1016.2 b) lorsque, du fait qu’il s’agit de travaux d’art ou pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits d’auteur ou d’autres droits exclusifs ou de renseignements de nature exclusive, ou en l’absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu’il n’existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant;
Disposition relative aux procédures d’appel d’offres ouvertes ou sélectives applicables en vertu de l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (OMC-AMP) (paragraphe XV.1)
XV.1 a) lorsque aucune soumission n’aura été déposée en réponse à un appel d’offres fait selon une procédure ouverte ou sélective, ou lorsque les soumissions déposées auront été concertées ou ne seront pas en conformité avec les conditions essentielles de l’appel d’offres, ou émaneront de fournisseurs ne remplissant pas les conditions de participation prévues conformément au présent accord, pour autant toutefois que les conditions de l’appel d’offres initial ne soient pas substantiellement modifiées pour le marché qui sera adjugé.
Dispositions relatives aux appels d’offres restreints applicables en vertu de l’ACI (paragraphe 506.12)
506.12b) lorsque, pour des raisons d’ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu’il n’existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou services de remplacement;
Accord de libre-échange canadien (ALEC)
Article 513 : Appel d’offres limité
b) (ii) la protection de brevets, de droits d’auteur ou d’autres droits exclusifs.

Période du contrat proposé :La période visée par le contrat s’étend de la date d’octroi du contrat jusqu’au 31 mars 2019.

Option de prolongation du contrat : Assortie de deux (2) options de prolongations d’un (1) an

Coût estimatif du marché proposé :La valeur estimée du contrat, y compris toute option, est de 300 000 $.
Les droits de douane sont compris, et les taxes applicables sont en sus.

Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avanceTransition Path Inc.
36, rue Toronto,bureau 800,
Toronto (Ontario)M5C 2C5

Date de clôture pour la présentation des énoncés de capacités24 avril 2018, 14 h, HNE

Droits de propriété intellectuelleCe contrat ne donne lieu à aucune propriété intellectuelle.

Les demandes de renseignements et les énoncés de capacités doivent être adressés à : L’autorité contractante
Mark St-Laurent
Division des contrats et des achats
Téléphone : (numéro sur l'avis officiel)
Courriel : (courriel sur l'avis officiel)