Indicateurs de ressources pour le personnel infirmier

Si aucun fournisseur ne présente d’énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC au plus tard à la date et l’heure de clôture indiquées dans le PAC, l’agent de négociation des contrats peut procéder à l’attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l’avance.
1. Définition des besoins
Définition de l’exigence

Le modèle de dotation du personnel infirmier est un service aux infirmiers autorisés seulement, avec les infirmiers auxiliaires autorisés (IAA) et les infirmiers et infirmières psychiatriques autorisés en services de santé mentale. L’affectation actuelle du personnel infirmier aux établissements individuels est une combinaison d’un ratio d’infirmiers et de détenus en plus des heures d’ouverture des services de santé.
En 2009, le Service correctionnel du Canada (SSC) a mis en service un projet d’indicateurs d’attribution de ressources humaines en santé. À ce moment, les infirmiers et infirmières au sein du SCC n’avaient pas documenté les interventions en santé dans un système électronique, c’est pourquoi les répercussions de la complexité des soins aux patients étaient limitées à l’utilisation d’un indicateur d’âge. Depuis l’achèvement de l’étude, deux changements majeurs ont eu lieu. Ceux-ci ont eu une incidence sur la prestation de soins au sein des établissements : a) les contraintes budgétaires ont entraîné des changements au complément d’effectif en personnel infirmier et b) le SCC a mis en œuvre un logiciel (OSCAR) pour automatiser la documentation des interactions du personnel infirmier avec les détenus et augmenter la capacité de recueillir des données, telles que les données sur le profil clinique du détenu.

Objectifs

Élaborer un rapport qui comprendrait des recommandations préliminaires aux Services de santé du SCC.
Un des défis des cliniques de soins ambulatoires est de cerner le ratio le plus approprié de personnel infirmier par rapport aux patients. Pour déterminer ce ratio, il faut tenir compte d’un nombre de facteurs dont certains ne sont pas bien définis ou dont le poids n’est pas bien estimé.
Voici quelques éléments clés à considérer :
Variables
Commentaire spécifique au SCC
Accès au patient
L’accès au patient varie selon le niveau de sécurité de telle sorte que les déplacements des détenus sont plus limités dans les établissements à sécurité maximale que dans ceux à sécurité minimale. Ce n’est toutefois pas une variable simple, car le nombre de populations qui peuvent être mélangées est également un facteur d’accès.
Complexité
Les besoins des délinquants en matière de santé sont complexes. Les maladies infectieuses et les troubles mentaux sont plus fréquents que la moyenne dans cette population; les taux de comorbidité et de maladies chroniques y sont élevés.
Un examen des décès de cause naturelle (à ne pas confondre avec les taux de prévalence) des hommes et femmes en détention révèle que 36 % des décès sont causés par le cancer, 26 % par des maladies cardiovasculaires et 12 % sont liés à des maladies du foie. De plus, il est à noter que 16 % des personnes décédées en détention souffraient de quatre maladies chroniques.
Certains programmes tels que le traitement de substitution aux opiacés (TSO) exigent beaucoup de ressources. Actuellement, environ 950 personnes suivent le TSO (méthadone ou Suboxone).
La complexité augmente dans le cas de comorbidités. Les comorbidités augmentent avec l’âge, et les délinquants au sein du SCC vieillissent.
Répartition différentielle des populations au sein des établissements
Certains établissements ont une proportion plus élevée de délinquants âgés, tandis que d’autres établissements ont une population plus jeune. D’autres ont plus de personnes suivant un TSO, ayant des maladies mentales, etc.
Les unités d’évaluation initiale nécessitent plus de ressources (pour noter les antécédents, effectuer les évaluations, porter des jugements à propos des patients inconnus).
Sexe
Les délinquantes ont recours à plus de ressources infirmières.
Soutiens administratifs
La mesure dans laquelle l’assistance administrative est disponible pour se charger des tâches parfois entreprises par le personnel infirmier par défaut ou par préférence est un facteur dans l’affectation des ressources.
Dossiers médicaux électroniques
Bien qu’étant incontestablement une mesure solide de sécurité des patients (intègre l’aspect physique et mental en un seul emplacement, convention forcée pour l’enregistrement des renseignements critiques, etc.), un dossier médical électronique nécessite plus de temps pour effectuer la documentation.
1.3 Tâches

L’entrepreneur doit accomplir les tâches suivantes :

Au moment du lancement du projet, se réunir avec le chargé de projet afin d’examiner la méthodologie et le plan de travail proposés en vue d’examiner les données, le format de l’analyse et la préparation du rapport. Avant de mettre au point le plan de travail, l’entrepreneur doit :

Confirmer les objectifs, le calendrier, les hypothèses et les exigences administratives; rechercher des documents de base.
Cerner et documenter les critères clairs d’évaluation et d’acceptation pour l’inclusion des ressources spécifiques et l’évaluation des options.

Réviser les documents de référence et tenir des entrevues :

Effectuer une recension des recherches et passer en revue les documents de base
Élaborer le guide d’entrevue pour le personnel de l’administration, les directeurs régionaux et les chefs du personnel infirmier, puis le valider avec le chargé de projet et intégrer les commentaires au besoin

Mener une entrevue du personnel des services de santé régionaux suivant :

Directeurs régionaux des Services de santé du SCC et autre personnel des Services de santé à l’administration centrale
Mener une entrevue des chefs des Services de santé
Mener une entrevue des autres intervenants internes

Mener un examen détaillé des données et élaborer un rapport

1.4 Produits livrables

Tous les produits livrables suivants sont attendus de l’entrepreneur :

Mettre en place un plan de travail et une méthodologie qui incluent une liste des documents de base et des critères d’acceptation approuvés
Élaborer un guide d’entrevue pour le personnel de l’administration, les directeurs régionaux et les chefs des Services de santé, puis le valider avec le chargé de projet
Élaborer une présentation PowerPoint avec une ébauche d’analyse
Fournir un rapport préliminaire avec les résultats des entrevues et les observations; celui-ci devrait comprendre les recommandations préliminaires
Préparer le rapport final
Fournir des comptes rendus aux intervenants internes

Tous les produits livrables seront sujets à l’examen et à l’approbation du chargé de projet.
Le rapport doit être présenté en format Microsoft Word en anglais au directeur général, Services cliniques et Santé publique, du Secteur des services de santé à l’administration centrale, et sera suivi d’un compte rendu aux responsables du SCC.
1.4.1 Utilisation de papier
a. Si du matériel imprimé est requis, l’impression recto verso en noir et blanc doit être utilisée par défaut, à moins d’indication contraire du chargé de projet.
b. L’entrepreneur doit s’assurer que, pour le matériel imprimé, on a recours à du papier ayant un contenu en matières recyclées d’au moins 30 % ou ayant été certifié comme provenant d’une forêt gérée de façon durable.
c. L’entrepreneur doit recycler les documents imprimés qui ne sont pas nécessaires (en conformité avec les exigences relatives à la sécurité).

1.5 Lieu de travail
a. L’entrepreneur doit effectuer les travaux à son lieu de travail.
b. Déplacements
i. Il faudra se rendre aux endroits suivants pour effectuer les travaux dans le cadre du présent marché : 340, avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario) K1A 0P9
1.6 Langue de travail
L’entrepreneur doit exécuter tous les travaux en anglais.
1.7 Exigences en matière de sécurité

Les exigences en matière de sécurité suivantes (la LVERS et les clauses connexes du PSI de TPSGC) s’appliquent au contrat et en font partie intégrante.
L’entrepreneur ou l’offrant doit détenir en permanence, pendant l’exécution du contrat ou de l’offre à commandes, une attestation de vérification d’organisation désignée (VOD) en vigueur, délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Les membres du personnel de l’entrepreneur ou de l’offrant devant avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS, ou à des établissements de travail dont l’accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de FIABILITÉ en vigueur, délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC. Tant que les autorisations de sécurité du personnel du sous-traitant requises au titre du présent sous-contrat n’ont pas été émise à la satisfaction de la DSIC de TPSGC, le personnel du sous-traitant NE PEUT AVOIR ACCÈS aux renseignements et aux biens (CLASSIFIÉS/PROTÉGÉS), et NE PEUT PÉNÉTRER dans des lieux où ces renseignements ou ces biens sont entreposés sans escorte.

L’entrepreneur ou l’offrant NE DOIT PAS emporter de renseignements ou de biens PROTÉGÉS hors des établissements de travail visés; et l’entrepreneur ou l’offrant doit s’assurer que son personnel est au courant de cette restriction et qu’il la respecte.
Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE doivent PAS être attribués sans l’autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.

L’entrepreneur ou l’offrant doit respecter les dispositions des documents suivants :

Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et Guide de sécurité (s’il y a lieu), joints à l’annexe; et _____
Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).

2. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (exigences essentielles minimales)
Tout fournisseur intéressé doit prouver au moyen d’un énoncé de capacités qu’il satisfait aux exigences suivantes :

L’entrepreneur doit avoir de deux (2) ans d’expérience de la gestion de projet en matière d’analyse organisationnelle et de remaniement des processus opérationnels, avec un accent particulier sur l’établissement et la gestion de fonctions de gestion des ressources documentaires dans des organisations importantes;
L’entrepreneur doit avoir de deux ans (2) d’expérience en soins infirmiers nationaux et en gestion d’études de la charge de travail dans le milieu correctionnel;
L’entrepreneur doit posséder une maîtrise en gestion des services de santé et un baccalauréat en sciences infirmières.

3. Applicabilité des accords commerciaux à l’achat
Le présent approvisionnement n’est assujetti à aucun accord sur le commerce.
4. Réservé en vertu de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones
Ce marché n’est pas réservé aux fournisseurs autochtones.
5. Entente(s) sur les revendications territoriales globales
Cet achat n’est pas assujetti à une entente sur les revendications territoriales globales.
6. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l’avance
Le fournisseur sélectionné à l’avance satisfait à toutes les exigences essentielles minimales décrites dans le présent PAC. Le candidat proposé par l’organisation est capable d’apporter une expertise précieuse au SCC et possède de vastes connaissances et de l’expérience en matière d’enjeux liés à la mesure de la charge de travail et aux indicateurs de ressources humaines pour le personnel infirmier, avec une bonne compréhension des exigences de travail du SCC.
7. Exceptions au Règlement sur les marchés de l’État
L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour cet achat : paragraphe
(d) les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.
8. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l’appel d’offres limité
Le présent approvisionnement n’est assujetti à aucun accord sur le commerce.
9. Titre de propriété intellectuelle
La propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra au SCC.
10. Période du contrat proposé ou date de livraison
Le marché proposé est d’une durée de la date d’attribution du contrat, du 31 août 2018.
11. Coût estimatif du contrat proposé
La valeur estimative du marché, y compris toutes les options, est de $30,832.00 (TPS/TVH en sus).
12. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance
Nom : Emerald Health Information Systems
Adresse : 400-1 Antares Dr.
Ottawa, Ontario
K2E 8C4
13. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé de capacités
Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou les services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d’ici la date et l’heure de clôture lesquelles sont aussi précisées dans cet avis. L’énoncé des capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.
14. Date et heure de clôture pour la présentation des énoncés de capacités
La date et l’heure de clôture pour l’acceptation d’énoncés des capacités est le 6 avril 2018 à 14h.
15. Demandes de renseignements et présentation des énoncés de capacités
Les demandes de renseignements et les énoncés de capacités doivent être envoyés à :

Joanne Steffin
Agente principale d'approvisionment
340 boul. Laurier Ouest, Ottawa, ON K1A 0P9
Téléphone : (numéro sur l'avis officiel)
Courriel : (courriel sur l'avis officiel)