Services de la paye et services connexes liés à la gestion du personnel en région

Les soumissionnaires doivent consulter l’ensemble de la demande de proposition (DP) pour obtenir une description complète des besoins et toutes les instructions connexes.

No de dossier d’Élections Canada : ECAT-RFP-17-0552
Applicabilité d’accords commerciaux : Oui
Procédure de demande de soumissions : Concurrentiel et ouvert (achatsetventes.gc.ca)
Procédure de demande de soumissions : pièce jointe : Oui (achatsetventes.gc.ca)
Stratégie d’approvisionnement concurrentielle : La note combinée la plus élevée sur le plan du mérite/technique
Entente sur les revendications territoriales globales : Non

Contexte
Le directeur général des élections du Canada (DGEC) est un agent du Parlement. Il assume la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums à l’échelle fédérale. Le DGEC dirige le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.
Élections Canada embauche des administrateurs électoraux sur le terrain à l’appui de son mandat consistant à être prêt en tout temps à tenir un scrutin. Les administrateurs électoraux comprennent un Agent de liaison local, un Directeur du scrutin et un Directeur adjoint du scrutin. Compte tenu de la répartition actuelle, il existe 33 régions d’Agent de liaison local (33 Agents de liaison locaux) et 338 Circonscriptions électorales (338 Directeurs du scrutin). Les Directeurs du scrutin doivent embaucher un certain nombre de travailleurs différents pour soutenir les scrutins, y compris leurs Directeurs adjoints du scrutin. Ces travailleurs sur le terrain se classent en deux catégories, les travailleurs électoraux qui sont toujours actifs (administrateurs électoraux) et les travailleurs électoraux temporaires (travailleurs sur le terrain).
Élections Canada utilise un ancien système mis au point à l’interne, le Système de paiement au bureau du Directeur du scrutin, pour faciliter le versement des paiements aux travailleurs sur le terrain. Le Système de paiement au bureau du Directeur du scrutin renferme des renseignements précis sur les activités des travailleurs sur le terrain qui nécessitent un paiement (p. ex. renseignements personnels, heures, dépenses, honoraires, indemnités, gains imposables et non imposables). Ces renseignements sont recueillis sur le terrain lors d’un scrutin et transmis au module central du système à l’Administration centrale d’Élections Canada aux fins de traitement par le responsable de la paye. Ces données sont ensuite transmises à l’entrepreneur pour le calcul de la paye, ce qui comprend la paye nette, les retenues à la source obligatoires et les rapports.
Le Système de paiement au bureau du Directeur du scrutin utilisé sur le terrain ou à l’administration centrale est conçu pour fonctionner uniquement lors d’un scrutin afin de gérer tous les renseignements relatifs à la paye des travailleurs sur le terrain. Il n’est pas opérationnel entre les scrutins et ne traite pas les renseignements relatifs à la paye des administrateurs électoraux.
Besoin
Élections Canada a lancé une initiative concernant une solution intégrée de planification des ressources qui comprend des éléments pour la gestion de l’effectif pour ses administrateurs électoraux et ses travailleurs sur le terrain. On prévoit qu’une solution libre-service remplacera éventuellement le Système de paiement au bureau du Directeur du scrutin interne et l’application COTS de la paye pour son personnel sur le terrain. Lorsque le Système de paiement au bureau du Directeur du scrutin sera remplacé par la nouvelle solution de gestion des effectifs, l’entrepreneur devra effectuer les calculs de paye provenant d’une source différente (anciens systèmes). Élections Canada travaillera en étroite collaboration avec l’entrepreneur afin d’assurer une transition en douceur vers la nouvelle solution. De façon optimale, l’entrepreneur pourra être choisi pour fournir cette solution pour une ou plusieurs listes de paye.
Période du contrat
Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 mars 2022 (« durée initiale »).
L’entrepreneur accordera à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de deux périodes supplémentaires d’au plus 24 mois chacune, selon les mêmes modalités.
Présentation des soumissions
Les soumissions doivent être à l’attention de l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions à l’adresse indiquée ci-dessous, au plus tard à la date indiquée sur la page couverture de la DP à 14 h (heure de Gatineau, Québec).
Adresse postale :
Élections Canada
30, rue Victoria, 1er étage (Centre d’affaires)
Gatineau (Québec)
K1A 0M6
À l’attention de : Ashley Tran, Conseillère, Services de l’approvisionnement et des contrats
No de dossier d’Élections Canada : ECAT-RFP-17-0552
Si vous voulez envoyer une soumission par service de messagerie ou venir la déposer en personne, veuillez noter que les heures d’ouverture du Centre d’affaires sont du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h (heure du Gatineau, Québec).
Les soumissions envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.
Toutes les demandes et toute autre communication avec des représentants d’Élections Canada doivent être dirigées UNIQUEMENT à l’autorité contractante. L’autorité contractante sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Toute demande d’information doit donc être faite auprès de cette personne. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés. Toutes les demandes d’information doivent être faites par écrit et envoyées à (courriel sur l'avis officiel) au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la DP. Pour ce qui est des demandes d’information reçues après ce délai, il est possible qu’on ne puisse pas y répondre.
Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette DP doivent le faire en allant à la page suivante : https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur tout autre document disponible.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.
Des informations supplémentaires sur Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca.
Comptes rendus
Une fois que l'annonce du soumissionnaire retenu a été faite, les autres soumissionnaires peuvent demander un compte rendu des résultats du processus de DP. Les soumissionnaires doivent faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la DP. Les renseignements peuvent être fournis par écrit, par téléphone ou en personne.