Automatisation des états financiers

Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.
Définition des besoins

Le ministère des Services Publics et Approvisionnements Canada requiert une firme pour automatiser la production des états financiers mensuels et annuels ainsi que l’analyse des écarts de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à l’aide des logiciels CaseWare et CaseView. De plus, le consultant devra fournir une formation et un soutien technique à l’équipe responsable de la production des états financiers et de l’analyse des écarts de SPAC.
Les travaux nécessiteront ce qui suit :
Le Ministère s’attend à ce que les EFM, y compris les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts, soient préparés à l’aide de CaseWare et CaseView. Le fournisseur doit programmer les EFM dans CaseWare et CaseView, y compris les notes, les feuilles maîtresses et les analyses des écarts, conformément au Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada et aux Normes comptables pour le secteur public. Le fournisseur doit aussi s’assurer que SPAC est en mesure de produire ces documents avec CaseWare et CaseView. Pour ce faire, le fournisseur doit veiller à ce que les connaissances soient transmises par l’intermédiaire d’une formation offerte au personnel sur l’exploitation de CaseWare et de CaseView.
Finalement, une aide personnalisée sera nécessaire à la suite de la mise en œuvre du logiciel pour offrir un soutien à l’égard des problèmes rencontrés durant la première année de production des EFM avec CaseWare et CaseView.
TÂCHES
Afin que SPAC soit en mesure de produire les EFM, y compris les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts, à l’aide de CaseWare et de CaseView, le fournisseur doit s’assurer de ce qui suit :

il doit mener des entretiens avec les employés de SPAC pour comprendre les exigences de configuration et de production d’un modèle d’EFM, y compris les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts, en anglais et en français selon le Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada et les Normes comptables pour le secteur public;
il doit prendre connaissance du codage financier et de la structure des états financiers de SPAC nécessaires pour programmer et produire le modèle d’EFM, y compris les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts, en anglais et en français dans CaseWare et CasView;
il doit programmer le codage financier dans CaseWare;
il doit programmer la structure et la présentation des EFM, les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts dans CaseWare et CaseView dans un format requis selon le Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada et les Normes comptables pour le secteur public;
il doit s’assurer que chaque section des EFM est produite dans les deux langues officielles;
il doit s’assurer que SPAC peut extraire les EFM dans un format approuvé par les employés agissant à titre de personnes-ressources de SPAC;
les employés de SPAC doivent approuver le format des EFM, les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts;
des réunions doivent être organisées sur une base hebdomadaire :
le consultant doit fournir une mise à jour hebdomadaire de l’avancement des travaux;
toute difficulté rencontrée concernant l’avancement des travaux et l’échéancier doit être communiquée immédiatement aux employés agissant à titre de personnes-ressources de SPAC;

il doit procéder à des essais :
le consultant doit mettre à l’essai CaseWare et CaseView en utilisant les plus récents EFM de SPAC et produire à nouveau les EFM, les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts;
les résultats des essais doivent être fournis et approuvés par les employés de SPAC;

il doit élaborer et offrir une formation aux employés de SPAC sur :
la façon de saisir la balance de vérification dans CaseWare;
la façon de produire un jeu d’EFM, y compris les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts, avec CaseWare et CaseView;
la façon d’apporter des modifications (ajouter, supprimer ou modifier) à la structure de codage, à la configuration, aux notes, aux feuilles maîtresses et à l’analyse des écarts, s’il y a lieu;

il doit fournir un soutien technique à l’égard des problèmes rencontrés durant la première année de production des EFM avec CaseWare et CaseView.
LIVRABLES
·La structure et la présentation des EFM, les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts doivent être terminées et prêtes à être utilisées d’ici le 31 mars 2018.
·Les essais de ces modèles doivent être terminés et approuvés par SPAC d’ici le 31 mars 2018.
·Les logiciels CaseWare et CaseView doivent être entièrement fonctionnels et SPAC doit être en mesure de les utiliser pour produire les EFM, les notes, les feuilles maîtresses et l’analyse des écarts conformément au Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada et aux Normes comptables pour le secteur public d’ici le 31 mars 2018.
·Une formation adaptée aux besoins des utilisateurs doit être élaborée et offerte d’ici le 31 mars 2018.
Un soutien technique à l’égard des problèmes rencontrés durant la première année de production des EFM avec CaseWare et CaseView doit être offert.
RÉSULTATS DES LIVRABLES
Les livrables doivent entraîner les résultats suivants :

• Utilisation du modèle d’états financiers normalisé du fournisseur de services comportant les modifications nécessaires pour l’adapter aux besoins de SPAC.
• Efficacité accrue de l’équipe de production des états financiers de SPAC grâce à l’automatisation de la production des états financiers et de l’analyse des écarts dans le logiciel CaseWare.
• Exploitation appropriée du logiciel CaseWare.
• Soutien technique reçu en temps opportun.

Tous les livrables doivent être rendus en français et en anglais.
Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences essentielles minimales) Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités qu'il satisfait aux exigences suivantes :

Expérience

L’entrepreneur doit avoir de l’expérience en programmation d’états financiers ministériels (EFM) dans CaseWare pour le secteur public ou le gouvernement fédéral. Il doit avoir au moins trois ans d’expérience.
L’entrepreneur doit avoir une expérience en comptabilité pour s’assurer de l’efficacité de la mise en œuvre ; Il doit s’être déjà occupé de transactions complexes, comme la consolidation, des transactions liées à des obligations environnementales, des opérations de location-acquisition et des PPP.
L’entrepreneur doit avoir une expérience en formation destinée aux utilisateurs de CaseWare.
L’entrepreneur doit être bilingue (français et anglais) pour faire en sorte que la programmation et la formation soient offertes dans les deux langues officielles.

Désignation, accréditation et/ou certification professionnelle
L’entrepreneur doit être un instructeur qualifié autorisé de CaseWare. Il doit fournir des documents écrits provenant de CaseWare.
Applicabilité des accords commerciaux à l'achatLe présent achat n’est pas assujetti à aucun n’'accord commercial .

Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance
La compagnie de logiciels CaseWare a soumis le nom Les Consultants Logis comme étant la seule compagnie qualifiée pour enseigner des cours ou offrir des services de consultations sur le logiciel CaseWare.
Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'ÉtatL'exception suivante (ou les exceptions suivantes) au Règlement sur les marchés de l'État est (sont) invoquée(s) pour cet achat : paragraphe 6d) - « une seule personne est capable d'exécuter le marché ».
Titre de propriété intellectuelle Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l'entrepreneur.

Période du contrat proposé ou date de livraison Le contrat proposé est pour une période de 40 jours, à partir du 5 Février 2018 jusqu'au 30 Mars 2018.

Coût estimatif du contrat proposéLa valeur estimée du contrat, y compris toute option, est de 50,000.00 $ CDN (TPS/TVH en sus).
Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance
Les Consultants Logis
7665 Larrey St, Suite 200
Montréal, QC H1J 2T7

Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités.Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.
Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacitésLa date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont le 30 Janvier 2018 à 14 :00 (EST).

Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacitésLes demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :
Annie Goulet
Agente en approvisionnementsTéléphone: 873-469-3472Courriel: (courriel sur l'avis officiel)