Solution d'apprentissage en ligne pour répondre aux besoins en matière d’apprentissage et de perfectionnement des agents des pêches

Conservation et Protection (MPO) est à la recherche d'un fournisseur de solutions de formation en ligne pour le personnel des services de police et d'application de la loi, qui peut offrir dans les deux langues officielles des cours en ligne portant sur l'application de la loi, qui sont élaborés et approuvés par des experts en la matière provenant du milieu policier canadien (p. ex., la GRC, les instituts de police, les services de police provinciaux, etc.). Le fournisseur de services serait également tenu de fournir à 650 utilisateurs du MPO l'accès à un système de gestion de l'apprentissage au moyen d'un portail personnalisé pour le MPO. Le MPO sera en mesure d'utiliser ce portail pour accéder au matériel pédagogique de l'entrepreneur ainsi qu'à d'autres cours utilisés avec autorisation ou produits par le MPO. Le système aura aussi la capacité d'assurer le suivi des formations des utilisateurs.
1.3 Objectifs du contrat
Fournir aux agents des pêches une formation en ligne de qualité dans les deux langues officielles qui est uniforme dans l'ensemble du pays et faire le suivi de leur historique de formation.
1.4 Contexte, hypothèses et portée particulière du contrat
Le personnel de Conservation et Protection (C et P) du MPO comprend actuellement environ 600 agents des pêches qui sont déployés dans l'ensemble du pays. Les agents des pêches sont formés pour accomplir une grande diversité de tâches à terre et en mer. Ils offrent un soutien de première ligne au gouvernement fédéral dans la promotion de la conformité aux lois et aux règlements par divers moyens, dont l'éducation et les mesures dissuasives, notamment des amendes, pour assurer la durabilité des ressources aquatiques du Canada, des habitats aquatiques et des océans.
Une fois recrutés, les agents des pêches cadets reçoivent une formation en classe de 18 semaines par l'intermédiaire du Programme de progression de carrière des agents des pêches (PPCAP), qui est conçu pour leur fournir les connaissances et les compétences qui seront nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches futures en tant qu'agents des pêches. La formation porte sur des sujets tels l’identification de poissons, les engins de pêche, les lois et règlements, l’utilisation de la force, les méthodes d'application de la loi et l'utilisation de petites embarcations.
Après avoir complété et réussi la formation en classe, les cadets sont nommés à un poste d'agent des pêches de niveau GT-02 et doivent suivre 30 mois de formation sur le terrain avant d'être nommés à un poste de niveau GT-04. Au cours de cette période, les agents des pêches stagiaires apprennent et acquièrent les connaissances sur le terrain et les techniques qui leur seront nécessaires tout au long de leur carrière. Les agents des pêches stagiaires sont accompagnés par un moniteur sur le terrain qui évalue leur rendement selon l'énoncé des critères de mérite et recommande leur promotion, le cas échéant.
Après avoir été promus au niveau GT-04, les agents des pêches sont essentiellement chargés, dans le cadre de discussions avec leurs superviseurs, de déterminer leurs besoins en matière de formation et de soumettre un plan d'apprentissage indiquant les cours qu'ils aimeraient suivre pour approfondir leurs carrières. En outre, les agents des pêches sont aussi souvent tenus de réaliser des formations obligatoires afin de se tenir au fait des procédures de sécurité et du monde en constante évolution de l'application de la loi.
Il y a quelques années, il a été constaté que les agents des pêches sont souvent incapables de trouver des cours qui conviennent à leurs objectifs de développement professionnel et que certaines régions n'offraient pas autant de possibilités de formation que d'autres. De plus, étant donné que les régions ont joué un rôle important dans le choix des cours qui sont présentés à leurs agents des pêches, on a remarqué beaucoup de double emploi des efforts et un manque d'uniformité dans les formations offertes aux agents des pêches à travers l'organisation. Ces problèmes ont été résolus en 2013 lorsque C et P a eu recours à des solutions de formation en ligne.
Le but de la présente demande de soumissions est d'obtenir les services d'un fournisseur de solutions de formation en ligne pour le personnel des services de police et d'application de la loi, afin de faire en sorte que C et P puisse continuer de fournir aux agents des pêches l'accès à une formation en ligne pertinente, de qualité et uniforme dans l'ensemble du pays ainsi que d'assurer le suivi de l'historique de formation pour chaque agent des pêches.
2.0 Exigences
2.1 Tâches, activités, produits livrables
Système de gestion de l'apprentissage
L'entrepreneur doit :

Fournir à 650 employés du MPO l'accès à un système de gestion de l'apprentissage (SGA) au moyen d'un portail adapté aux besoins du MPO. Le portail sera disponible en français et en anglais. Le MPO sera en mesure d'utiliser le portail pour accéder au matériel pédagogique de l'entrepreneur ainsi qu'à d'autres cours utilisés avec autorisation ou produits par le MPO. Le SGA aura la capacité de faire le suivi des formations des utilisateurs.
Héberger le SGA et la base de données.

Fournir des fonctions de sécurité visant à limiter l'accès uniquement aux apprenants autorisés (les employés nommés par le MPO).
Fournir le stockage et la bande passante nécessaires au soutien de leurs propres cours et vidéos ainsi que les cours en ligne et les vidéos propres à Pêches et Océans Canada.
Assurer l'entretien et les copies de sauvegarde de la base de données et du portail du SGA.
Fournir le soutien du centre d'assistance aux utilisateurs et aux administrateurs du portail du MPO. Disponible du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h (HNE). Toutes les demandes devraient recevoir une réponse dans un délai de 24 à 72 heures.
Système de gestion de la formation (SGF)
L'entrepreneur doit :

Héberger l'application et la base de données Intelex.
Maintenir l'intégration du SGA local à Intelex pour le transfert des rapports personnels et des enregistrements quotidiens des cours complétés.

Offrir les services de soutien suivants :

maintenance et copies de sauvegarde de l'application Intelex;
maintenance et copies de sauvegarde de la base de données Intelex;
application de correctifs à l'application et à la base de données Intelex;
Aide à Intelex pour le dépannage de problèmes liés à l'application.Cours offerts
L'entrepreneur doit :

Avoir un catalogue de cours en ligne portant sur l'application de la loi et offerts dans les deux langues officielles. Ces cours doivent être élaborés et approuvés par des experts en la matière provenant du milieu policier canadien (p. ex., la GRC, les instituts de police, les services de police provinciaux, etc.). Ces cours doivent aussi être facilement accessibles par l'intermédiaire du système de gestion de l'apprentissage et accessible à tous les agents des pêches dans l'ensemble du pays.2.2 Titre de propriété intellectuelle
Les services décrits dans le présent énoncé des travaux ne mèneront pas à la création de propriété intellectuelle.
3.0 Obligations du MPO
Le MPO est responsable de ce qui suit :

Fournir une liste des utilisateurs (ainsi que leurs noms et leurs adresses électroniques) qui sera entrée dans le portail du SGA au format précisé par l'entrepreneur.
Fournir un point d’accès unique pour la communication.

Désigner trois personnes devant être formées comme administrateurs du système par l'entrepreneur.
Obtention l'autorisation de tiers pour l'utilisation de leurs cours.
Fournir des mallettes de formation SCORM pour tous les cours qui seront chargés sur le SGA.
Fournir un avis dans les cinq jours ouvrables à l'entrepreneur pour tous les ajouts de cours, les inscriptions, ainsi que les mises à jour ou les modifications nécessaires du système.
Maintenir un permis Intelex à jour.
Tenir à jour les dossiers dans le système Intelex.
Collaborer avec le fournisseur du système de gestion de la formation afin de déterminer ses fonctionnalités et ses politiques de support ainsi qu'offrir des informations à l'entrepreneur.
3.1 Obligations de l’entrepreneur
L'entrepreneur doit :

Adapter le portail du SGA aux besoins du MPO.
Effectuer la première importation de noms d'utilisateur dans le portail du SGA.

Fournir une réplication électronique de l'organisation du MPO dans le portail.
Maintenir l'intégrité et la sécurité des dossiers de formation.

Présenter chaque semaine au MPO des rapports de formation personnalisés en format Excel. Les rapports seront livrés en fonction d'un calendrier de présentation des rapports fixé d'un commun accord.
Fournir des rapports trimestriels de suivi de la formation et de facturation pour celle-ci.
Traiter les demandes d'inscription aux cours de leur catalogue ainsi que ceux élaborés par le MPO, pour les groupes et les individus.

Offrir une formation à distance pour trois employés du MPO pour qu'ils deviennent administrateurs et puissent inscrire les utilisateurs aux cours et produire les rapports lorsque nécessaire.
Fournir du soutien technique et veiller au bon fonctionnement du système.
Fournir un accusé de réception des demandes de soutien technique dans un délai d'un jour ouvrable suivant leur réception.
Fournir des copies de sauvegarde complètes de l'ensemble du système.
Installer des mises à jour du système Intelex dans le cadre de l'entretien normal d'Intelex.
Fournir l'accès direct à la base de données d'Intelex, lorsque demandé.
Donner accès aux cours élaborés par le MPO ou présentés avec l'autorisation de tiers.
Télécharger jusqu'à dix nouveaux cours du MPO par année et continuer d'offrir les cours existants.

3.2 Lieu de travail, emplacement des travaux et lieu de livraison
Le système de gestion de l'apprentissage doit être accessible en ligne à tous les agents des pêches dans l'ensemble du pays.
3.3 Langue de travail
Tous les services décrits dans le présent énoncé des travaux doivent être offerts dans les deux langues officielles à un niveau avancé de communication verbale et écrite, conformément au tableau ci-dessous.
Grille relative aux compétences linguistiques
Communication verbale
Compréhension
Communication écrite
De base
Une personne qui s’exprime verbalement à ce niveau peut :

poser des questions simples et y répondre;
donner des instructions simples;
donner des directives peu compliquées se rapportant à des situations habituelles liées au travail.

Une personne qui lit à ce niveau peut :

comprendre des textes très simples et saisir le thème principal de textes portant sur des sujets qui lui sont familiers;
lire et comprendre des éléments d’information simples, tels que les dates, les chiffres ou les noms tirés de textes relativement plus complexes afin d’exécuter les tâches habituelles liées à l’emploi.

Une personne qui s’exprime par écrit à ce niveau peut :

écrire des mots isolés, des phrases, des questions ou des énoncés simples portant sur des sujets très familiers en utilisant des mots qui se rapportent au temps, aux lieux ou aux personnes.
Intermédiaire
Une personne qui s’exprime verbalement à ce niveau peut :

soutenir une conversation sur des sujets concrets; décrire des mesures prises;
donner des instructions précises aux employés;
donner des descriptions et des explications factuelles.

Une personne qui lit à ce niveau peut :

saisir le sens général de la plupart des textes concernant le travail;
dégager des éléments d'information précis des textes;
distinguer les idées principales et secondaires.

Une personne qui s’exprime par écrit à ce niveau peut :

maîtriser suffisamment la grammaire et le vocabulaire pour pouvoir transmettre de l’information explicite sur des sujets qui se rapportent au travail.
Avancé
Une personne qui s’exprime verbalement à ce niveau peut :
soutenir des points de vue; exprimer et comprendre des idées hypothétiques et conditionnelles.
Une personne qui lit à ce niveau peut :

comprendre la plupart des détails complexes, les idées implicites et les sous-entendus;
bien comprendre les textes qui portent sur des questions spécialisées ou moins familières.

Une personne qui s’exprime par écrit à ce niveau peut :

rédiger de manière cohérente des textes élaborés et structurés.
3.4 Frais de déplacement et de subsistance
Tous les frais de déplacement et de subsistance sont la responsabilité de l'entrepreneur.
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4.0 Documents pertinents et glossaire
Termes, sigles et acronymes et glossaires pertinents
Intelex : Un système de gestion en ligne utilisé actuellement par C et P pour la gestion des dossiers de formation, de l'équipement et de la désignation des officiers.