Consultation des fournisseurs à Élections Canada

La publication de la présente lettre d’intérêt (LI) constitue une étape préliminaire d’un processus d’approvisionnement prévu par ÉlectionsCanada pour les besoins décrits ci-dessous. Les fournisseurs sont invités à y répondre en soumettant de l’information et des commentaires pour aider ÉlectionsCanada à préciser ses besoins. Les fournisseurs ne sont pas tenus de répondre à cette demande d’information (DI) pour participer aux prochaines étapes du processus d’approvisionnement.
1. Contexte
Le directeur général des élections du Canada (DGEC), un agent du Parlement, dirige et surveille de façon générale la conduite des élections et des référendums fédéraux. Le DGEC dirige le Bureau du directeur général des élections, communément appelé ÉlectionsCanada.
Élections Canada est déterminé à améliorer l’expérience des électeurs en ce qui concerne les services de vote, l’inscription des électeurs et l’information des électeurs. Les fournisseurs jouent un rôle déterminant en aidant ÉlectionsCanada à remplir son mandat. ÉlectionsCanada s’intéresse plus particulièrement aux produits et aux services qui contribueraient à améliorer l’accessibilité, la portée, la commodité et l’efficacité des nouveaux produits et services offerts aux électeurs.
De plus amples renseignements sur ÉlectionsCanada se trouvent à elections.ca.
2. Objectif

ÉlectionsCanada publie la présente LI pour donner aux fournisseurs l’occasion :

1. a)
   de se renseigner sur ses domaines d’intérêt et ses besoins actuels et anticipés;
2. b)
   de fournir des commentaires pour l’aider à préciser ses besoins.

ÉlectionsCanada a l’intention de consulter les fournisseurs de diverses façons. En voici quelques exemples :

les inviter à remplir le formulaire de présentation de produits et de services, dont les renseignements seront acheminés directement aux personnes concernées à ÉlectionsCanada;
tenir des journées de consultation de fournisseurs;
publier des DI distinctes sur achatsetventes.gc.ca;
utiliser d’autres moyens de consultation, comme les suivants :
foires commerciales et conférences;
moyens de communication multilatérale et bilatérale, par domaine d’intérêt;
présentations;
démonstrations de produits;
projets pilotes et essais de logiciel;
sondages et questionnaires en ligne;
groupes de discussion et outils de collaboration en ligne;
activités de rayonnement dans les médias sociaux;
groupes de discussion;
comités consultatifs;

mener d’autres activités après avoir consulté les fournisseurs, par exemple :
lancer une invitation à se qualifier;
publier une demande de soumissions.

Ces activités visent à donner à Élections Canada une meilleure idée des produits et des services qui existent sur le marché et qui pourraient contribuer à améliorer les nouveaux produits et services offerts aux électeurs.
Principes de consultation des fournisseurs à Élections Canada

Entreprendre tôt la consultation et faire preuve d’ouverture
Assurer l’égalité des opportunités
Faire preuve de rigueur et de bonne gestion
Éviter les conflits d’intérêts
Donner aux fournisseurs l’occasion de mettre en valeur leurs produits et services
Assurer un bon rapport qualité-prix

La présente LI n’est pas une demande de soumissions ou de propositions et ne constitue pas une promesse d’achat, d’approvisionnement ou de contrat dans l’avenir. Aucun contrat ne sera attribué par suite des activités entourant cette LI. Les fournisseurs de biens ou de services décrits dans la LI devraient s’abstenir de réserver des stocks ou des installations, ou d’affecter des ressources en fonction des renseignements fournis dans le présent document.
3. Domaines d’intérêt actuels et éventuels
Élections Canada a publié la présente LI pour informer les fournisseurs sur ses futurs besoins et sur les moyens de communication offerts afin d’acheminer les informations. Pour l’instant, ses domaines d’intérêt actuels et prévus sont les suivants :

Conception du processus de vote et services de consultation
Développement d’applications mobiles
Échange de renseignements sur les électeurs et rayonnement
Gestion des appareils mobiles
Information/modélisation d’architectures de données/outils avancés pour l’extraction, la transformation et le chargement
Liste électorale/cahier de scrutin électronique
Planification des ressources d’entreprise (modèle intégré de planification des ressources)
Plateformes d’affaires, de réseautage et de collaboration
Plateforme-service/nuage
Renseignements opérationnels et analyses
Services d’impression – Services d’impression juste-à-temps, d’impression juste-à-temps en bloc variable, de reliure et de finition
Services de mise en œuvre de GCDocs
Services de voix sur IP
Système de gestion des dossiers/technologies des centres de contact
Systèmes de gestion de l’apprentissage/système de gestion du recrutement/systèmes de paie (embauche, recrutement et paie)
Systèmes et technologies de vote
Systèmes financiers et traitement automatisé des paiements
Technologies de communication et de collaboration unifiées

Cette liste sera régulièrement mise à jour.
4. Journées de consultation des fournisseurs d’Élections Canada
De temps à temps, Élections Canada organise des journées de consultation des fournisseurs afin d’offrir à ces derniers l’occasion de se renseigner sur ses besoins futurs, décrits dans le présent document. Les fournisseurs qui offrent des produits et des services d’intérêt auront l’occasion de s’inscrire et pourraient être invités à faire une présentation ou une démonstration. Des renseignements sur les prochaines journées de consultation des fournisseurs seront fournis dans un avis amendé. Le contenu du présent document sera continuellement mis à jour en fonction des mises à jour des activités de consultation des fournisseurs organisées par ÉlectionsCanada.
Vu la forte demande anticipée, il se pourrait qu’on ne puisse pas discuter, lors des journées de consultation, des produits et des services qui ne relèvent pas d’un domaine d’intérêt. Ces journées porteront essentiellement sur les produits et les services qui s’inscrivent dans les objectifs stratégiques de l’organisme, comme les domaines d’intérêt actuels décrits ci-dessus. Toutefois, les fournisseurs intéressés sont invités à remplir le formulaire de présentation de produits et de services pour signaler leur désir de participer aux consultations.
5. Conditions
5.1. Nature de la LI
Ce document n’est pas une demande de soumissions. Aucun contrat ne sera attribué et aucune liste de fournisseurs ne sera créée suite de la présente LI. Ainsi, le fait de ne pas répondre à la LI n’empêchera pas un fournisseur de participer aux processus d’approvisionnement ultérieurs. De plus, l’approvisionnement en biens et en services prévus dans la LI ne respectera pas nécessairement ce qui est prévu au présent document., car ÉlectionsCanada se réserve le droit d’annuler ou de modifier tout besoin préliminaire qui y est décrit. La présente vise tout simplement à obtenir les commentaires du secteur privé sur les domaines d’intérêt actuels et éventuels qui y sont décrits.
5.2. Nature et présentation des réponses
Les fournisseurs sont priés de présenter leurs commentaires, leurs préoccupations et s’il y a lieu, leurs recommandations, quant à la façon de répondre aux besoins ou d’atteindre les objectifs décrits dans la présente LI, en remplissant le formulaire de présentation de produits et de services à elections.ca/fournisseur. Ils doivent expliquer toute hypothèse émise dans leur réponse.
Vous êtes prié de ne pas communiquer directement avec le personnel d’Élections Canada, qui vous dirigera tout simplement vers le formulaire à remplir sur le site Web.
5.3. Coûts associés aux réponses
Élections Canada ne remboursera aucuns frais généraux, coûts ou dépenses engagés par les fournisseurs ou leurs représentants afin de participer à cette activité de consultation ou de répondre à la présente LI.
5.4. Traitement des réponses

Utilité des réponses : Les réponses ne seront pas officiellement évaluées. Toutefois, ÉlectionsCanada pourrait utiliser les réponses reçues pour élaborer ou modifier des stratégies d’approvisionnement ou tout document mentionné dans la LI. ÉlectionsCanada examinera toutes les réponses reçues d’ici la date de clôture de la LI. Il pourrait également, à sa discrétion, examiner des réponses reçues après cette date.
Équipe d’examen : Une équipe composée de représentants d’Élections Canada examinera les réponses. ÉlectionsCanada se réserve le droit de recourir aux services d’un expert-conseil indépendant ou à toute ressource du gouvernement qu’il juge nécessaire pour examiner une réponse. Les réponses ne seront pas nécessairement toutes examinées par tous les membres de l’équipe.
Confidentialité : Les fournisseurs sont priés d’indiquer les parties de leur réponse qu’ils considèrent comme étant de nature confidentielle ou de propriété exclusive. Élections Canada traitera leurs réponses conformément à la Loi sur l’accès à l’information.
Suivi : Élections Canada peut, à sa discrétion, rencontrer les fournisseurs qui auront indiqué dans leur réponse qu’ils souhaitent participer à une rencontre de suivi. L’organisme pourrait effectuer un tel suivi en organisant des réunions individuelles ou des conférences, par exemple. Élections Canada peut, à sa discrétion, communiquer avec tout fournisseur pour lui poser des questions ou obtenir des précisions sur n’importe quel aspect de sa réponse.

5.5. Contenu de la présente LI
La LI renvoie à un formulaire Web, que doivent remplir les fournisseurs intéressés. D’autres renseignements sur les activités de consultation des fournisseurs menées par ÉlectionsCanada et sur ses domaines d’intérêt actuels et éventuels seront ajoutés au fur et à mesure.
La publication de la présente LI et des documents afférents constitue une étape préliminaire. Les fournisseurs ne doivent pas supposer qu’aucune nouvelle disposition ou exigence ne sera ajoutée pour les prochaines activités de consultation des fournisseurs ou dans les documents d’approvisionnement qu’Élections Canada pourrait éventuellement publier. Il ne faut pas supposer non plus que certaines dispositions ou exigences seront supprimées ou demeureront telles quelles. Vous êtes invité à formuler des commentaires sur tout aspect du processus, au moyen du formulaire de présentation de produits et de services à elections.ca/fournisseur.
5.6. Présentation des réponses
a) Les fournisseurs intéressés sont invités à remplir le formulaire de présentation de produits et de services à elections.ca/fournisseur, en y fournissant des renseignements détaillés sur les produits et les services qui pourraient présenter un intérêt.
Renseignements à inclure dans le formulaire de présentation de produits et de services

Le nom du produit ou service qui pourrait susciter un intérêt et des renseignements généraux sur les prix, si possible
Une description du produit ou service et de son lien avec les domaines d’intérêt d’ÉlectionsCanada
Un lien vers tout document de référence
Des renseignements sur le fournisseur et les coordonnées d’une personne-resource

b) Les fournisseurs intéressés sont invités à répondre à toutes les DI en cours et à venir publiées sur achatsetventes.gc.ca. Les fournisseurs devraient consulter, sur achatsetventes.gc.ca, les renseignements les plus récents concernant les DI d’Élections Canada, y compris les exigences de présentation et les échéances.
5.7. Questions
Puisqu’il ne s’agit pas d’une demande de soumissions, il est possible qu’Élections Canada ne réponde pas aux questions par écrit ou ne communique pas les réponses à tous les fournisseurs. Néanmoins, les fournisseurs peuvent envoyer leurs questions au sujet de la présente DI à (courriel sur l'avis officiel).
Nous demandons aux fournisseurs de ne pas communiquer directement avec le personnel d’ÉlectionsCanada au sujet de leurs produits et services, puisqu’ils seront dirigés vers elections.ca/fournisseur. Les renseignements fournis dans le formulaire Web seront acheminés aux employés compétents d’Élections Canada.
6. Réponses aux autres DI
Les fournisseurs qui souhaitent répondre à une autre DI d’Élections Canada affichée sur achatsetventes.gc.ca doivent consulter les documents afférents à cette demande pour connaître les exigences de présentation.

1. a)
   Date de clôture et présentation des réponses : Les fournisseurs doivent soumettre leurs réponses par voie électronique, au plus tard à la date et de la façon précisées sur la page couverture de la DI en question.
2. b)
   Responsabilité de livraison dans les délais prévus : Il incombe à chaque fournisseur de présenter sa réponse de façon adéquate et de la faire parvenir à temps à l’endroit approprié, conformément aux exigences de présentation décrites dans chaque DI.