SERVICES DE SUIVI DES MÉDIAS ET DE DISTRIBUTION DES COMMUNIQUÉS

Elle souhaite inviter des fournisseurs possédant les qualifications, les connaissances et les capacités nécessaires pour fournir des services de suivi des médias et de distribution des communiqués, à soumettre des propositions répondant à ses exigences.
Les services de distribution des communiqués font en sorte que la CCG peut communiquer efficacement avec ses intervenants externes et le public canadien d’une manière efficiente par le biais d’une gamme de médias variés(p. ex. la presse écrite, l’Internet et les médias sociaux).
Les services de suivi des médias garantissent que la CCG est au courant de ce qui est imprimé, affiché et diffusé relativement à ses services et à ses programmes.
Les soumissionnaires sont chargés de s’assurer que leur proposition fournit des preuves suffisantes de leurs qualifications et de leur expérience en matière de SERVICES DE SUIVI DES MÉDIAS ET DE DISTRIBUTION DES COMMUNIQUÉS.
Afin d’atteindre les objectifs visés par la Commission en matière de SERVICES DE SUIVI DES MÉDIAS ET DE DISTRIBUTION DES COMMUNIQUÉS, les soumissionnaires doivent respecter toutes les exigences suivantes :
A)Le logiciel doit être accessible sur Internet à l’aide de Windows Internet Explorer;B)Le logiciel est accessible à partir d’autres navigateurs Internet comme Firefox et Chrome(facultatif);
C)L’administrateur de système de la CCG est en mesure d’accéder aux deux systèmes à un clic l’un de l’autre;
D)Les communiqués peuvent être envoyés à la fois en français et en anglais de façon simultanée;
E)Le système de distribution des communiqués doit disposer d’un planificateur;
F)Le fournisseur proposé doit posséder un minimum de dix(10)ans d’expérience en distribution de
communiqués au Canada;
G)Les frais de suivi des médias pour les médias sociaux, la presse écrite et l’Internet doivent être facturés sous forme de frais mensuel fixe (sans frais supplémentaires par extrait pour un accès);
H)Le soutien technique est fourni sans frais supplémentaires;
I)Les mises à jour régulières du système et l’entretien sont effectués en dehors des heures normales;
J)Un compte démonstrateur est fourni à des fins d’évaluation(sans frais pour la CCG; à des fins d’évaluation seulement);
K)Les clients sont en mesure de visualiser les sommaires des extraits des sources imprimées et d’Internet à partir de leurs navigateurs, sans que des frais supplémentaires de connexion ou pour les extraits soient requis.
De plus, les soumissionnaires doivent obtenir la note globale minimale requise de 80%pour l’ensemble des critères cotés 1et 2inclusivement afin que leur proposition financière soit prise en compte :1. Distribution des communiqués
A)Création des communiqués
a)Capacité de rédiger et d’approuver les communiqués dans le système.
b)Possibilité de créer et de modifier des communiqués.
c)Possibilité de créer plusieurs listes de distribution pour des clients externes.
d)Possibilité d’exporter les listes de distribution dans une feuille de calcul Excel.
e)Possibilité de faire des recherches dans une liste de distribution.
B)Diffusion des communiqués
a)Possibilité d’envoyer des communiqués aux principaux médias au Canada.
b)Possibilité de cibler les communiqués à une industrie particulière.
c)Possibilité de cibler les communiqués à une liste de distribution que nous avons créée(clients externes).
2. Surveillance des médias
A)Contenu
a)Le contenu comprend l’Internet, la presse écrite, les médias sociaux, la télévision et la radio à partir d’un portail.
B)Surveillance
a)L’utilisateur peut modifier les critères de recherche pour la presse écrite, l’Internet, les médias sociaux, la presse électroniqueet la radio.
b)Les frais supplémentaires pour la presse électronique et la radio sont transparents et uniformes.
c)Les options de recherche booléennes sont disponibles.
d)Les recherches peuvent être limitées par type de média, par emplacement géographique, par langue, par pertinence et par date.
e)La recherche comprend la recherche de proximité.
C)Distribution et production de rapports
a)Les résultats de la recherche peuvent être suivis par question, par sujet ou par catégorie.
b)Les rapports sont archivés pour un minimum d’un(1)mois sans frais supplémentaires.
c)Les rapports sur les sujets suivis peuvent être téléchargés en format RTF, Excel, PDF et XML.
d)Des modèles de rapport de base sont disponibles sans frais supplémentaires.
e)Les rapports peuvent inclure une représentation graphique des données(diagramme à barres, diagrammes circulaires, etc.).
f)Les paramètres du rapport peuvent être configurés pour être exécutés à une date et à une heure prédéfinies.
Parmi toutes les propositions recevables, la soumission affichant le prix le plus bas sera réputée la plus avantageuse pour l’État.Le contrat sera en vigueur du 1eroctobre 2016au 30septembre 2020inclusivement.
De plus, la CCG se réserve le droit de prolonger la durée du contrat de deux(2)périodes d’option d’un(1)an chacune, selon les mêmes modalités et conditions.
Veuillez présenter le dossier d’appel d’offres en format papier d’ici le 26 août 2016 à 14 h (HAC). Le dossier doit inclure trois (3) exemplaires de la soumission (une pour chaque membre du comité).
Veuillez séparer la partie financière de la soumission du dossier principal et la placer dans une enveloppe scellée.
Faites parvenir le dossier à l’adresse suivante :
Commission canadienne des grains
À L'ATTENTION DE : APPROVISIONNEMENTS – OBJET : 5K002-20160622
303, rue Main, pièce 100
Winnipeg (Manitoba) R3C 3G8