Services de traduction

L’INVITATION À SOUMISSIONNER N’EST ACCESSIBLE QUE PAR LE SYSTÈME

ACHATSETVENTES.GC.CA/APPELS-D-OFFRES
L’information contenue dans la présente décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter l’ensemble de la demande de proposition (DP) pour obtenir une description complète des exigences et toutes les instructions relatives aux soumissions.
Contexte
Le DGEC est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, qui est communément appelé Élections Canada et présente des caractéristiques uniques sur le plan organisationnel.
Les Services de publication, au sein des Services de communications, Politique et Affaires publiques, offrent à l’organisme des services linguistiques et des services de publication afin d’assurer la clarté et l’uniformité des communications dans les deuxlangues officielles. Les Services de publication requièrent les services d’une entreprise de traduction pour répondre à la demande de l’anglais au français et du français à l’anglais, pendant et entre les élections.
Besoin
En tout temps pendant la période du contrat, l’entrepreneur doit être en mesure de traduire quotidiennement au moins 3000mots de l’anglais au français. Occasionnellement, il pourrait être appelé à fournir des services du français à l’anglais.
Cette production quotidienne de 3000mots doit être atteinte sans l’aide de systèmes de traduction automatique. Les documents qui auront manifestement été traduits avec l’aide d’un système de traduction automatique ne passeront pas le contrôle de qualité et seront déclarés insatisfaisants et consignés comme tel. Les services seront fournis en temps requis. Comme la charge de travail varie selon les besoins des clients internes, il est impossible de prévoir la quantité réelle de travail. La longueur des documents peut également varier considérablement.
La nature des documents à traduire est très variée : produits de communication, sondages, documents de recherche, ordres du jour, comptes rendus de décisions, procès-verbaux de conférence, présentations d’experts, notes d’information, documents politiques et réglementaires, descriptions de tâches, lettres, protocoles, rapports, documents administratifs et financiers, autres documents liés au mandat et aux activités d’EC. Certains de ces documents doivent être produits dans des délais fermes établis par la Loi.
Deux ressources sont requises pour traduire 1,500 mots chacun par jour.
TÂCHES

Traduire de courts documents urgents de l’anglais au français et du français à l’anglais (généralement d’une page ou de 500mots);
Traduire de longs documents de l’anglais au français et du français à l’anglais;

Gérer plusieurs demandes simultanément, et avec différents niveaux d'urgence;
Réviser des traductions pour assurer l’uniformité entre les versions anglaise et française, précisément les éléments de sens, le format et le ton du message original;
Réviser des documents afin de relever les passages ambigus entre des versions anglaise et française et aider l’auteur à les corriger;
Confirmer avec le responsable du projet l’ordre dans lequel le travail doit être exécuté en cas de priorités conflictuelles;
Communiquer avec le responsable du projet pour obtenir des précisions ou vérifier une interprétation dans le cadre d’une traduction, si nécessaire;
Renvoyer les documents par voie électronique dans le format d’origine (et nommés en conséquence), à moins d’indication contraire, en utiliser un logiciel approuvé par EC, comme MS Word, MS PowerPoint, MS Excel, MS Visio et MS Project, entre autres;
Effectuer un contrôle de la qualité des documents répartis entre plusieurs traducteurs afin d’en assurer l’uniformité et la lisibilité.

Période du contrat
Le contrat sera pour une (1) année avec l’option de prolonger la durée pour cinq (5) périodes additionnelles d’un (1) an chacune, selon les mêmes conditions.
Accords du commerce internationaux
Ce processus d’approvisionnement est assujettie à l’Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Envoi des soumissions
Les soumissions doivent être fournies directement à l’autorité contractante. Elles peuvent être envoyées à l’adresse suivante, sous pli scellé, au plus tard le 2mars 2016 à 14 h (heure de Gatineau).
Adresse postale :

Élections Canada
30, rue Victoria, 1er étage (Centre d’affaires)
Gatineau (Québec)
K1A 0M6
À l’attention de : Luc Potvin, Services de l’approvisionnement et des contrats
Numéro de dossier: ECLP-RFP-15-0594

À noter que pour envoyer une soumission par messagerie ou la livrer en personne, le Centre d’affaires est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 00 (heure Gatineau).
Les soumissions reçues après la date et l’heure de clôture stipulées ne seront pas acceptées et l’enveloppe sera retournée non décachetée au soumissionnaire.
Si l’on doit ouvrir une enveloppe renfermant une soumission déposée en retard pour connaître le nom ou l’adresse du soumissionnaire ou la nature des documents, une lettre d’accompagnement sera envoyée à l’expéditeur pour lui en expliquer les raisons.
Les soumissions transmises par télécopieur ou courrier électronique ne seront pas acceptées.
Toutes les demandes et autres communications avec les représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT au l’autorité contractante. L’autorité contractante sera le contact principal du soumissionnaire et toutes les demandes de renseignements doivent lui être adressées. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne que le responsable de la demande de proposition pourraient être disqualifiés. Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à (courriel sur l'avis officiel) au moins 5 jours civils avant la date de clôture des propositions. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu’il n’y soit pas répondu.
Les personnes désirant commander les documents relatifs à cette DP doivent le faire par l’entremise de https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres. Les documents fournis par ce site prévalent sur toutes autres copies des documents pouvant aussi être fournies.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre langue officielle du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.
Des informations supplémentaires concernant Élections Canada sont accessibles à www.elections.ca