Gestion & soutien du système de dépôt et de gestion de documents par voie électronique des Services juridiques

Inner Quest Communications
Island Pearl, C.P. 116
Coxen Hole, Roatan 34109
Honduras
Par contre, avant d’adjuger ce contrat, le gouvernement donne la chance aux autres fournisseurs de démontrer qu’ils peuvent satisfaire aux exigences publiées dans le présent préavis, en soumettant un énoncé de capacités d’ici la fin du délai d’affichage de 15 jours civils.
Si d’autres fournisseurs potentiels soumettent un énoncé qui satisfait aux exigences mentionnées dans le présent PAC d’ici la fin du délai d’affichage de 15 jours civils, le gouvernement engagera un processus complet d’adjudication, soit par le biais du service d’appels d’offres en ligne, soit par des moyens traditionnels, afin d’octroyer le contrat.
Si aucun autre énoncé de capacités satisfaisant aux exigences énoncées dans le PAC n’est soumis d’ici la fin du délai d’affichage, le contrat sera adjugé au fournisseur présélectionné susmentionné.
CONTEXTE
Inner Quest a élaboré le système de gestion des documents en 1998 pour les Services juridiques d’AAC, un bureau satellite du ministère de la Justice. Depuis ce temps-là, il s’occupe de la gestion de documents réels pour les Services juridiques d’AAC. Quant au ministère de la Justice, il contrôle le logiciel et le service. Des améliorations sont continuellement apportées pour que l’application soit conforme aux pratiques et aux politiques du bureau des Services juridiques. Le système respecte et, dans la plupart des cas, dépasse même les normes en matière de gestion des documents gouvernementaux.
EXIGENCES ACTUELLES
Les Services juridiques d’AAC ont besoin d’un contrat d’un (1) an plus une (1) période optionnelle d’un (1) an pour la gestion et le soutien du système de dépôt et de gestion de documents par voie électronique

Le fournisseur administrera et soutiendra le système de dépôt et de gestion de documents par voie électronique des Services juridiques. Pour ce faire, il devra notamment :

• Mettre à niveau le logiciel;
• Mettre à niveau le serveur;
• Configurer le serveur;
• Gérer le pare-feu, la passerelle de procuration et la sécurité;
• Gérer la liste de contrôle d’accès;
• Former du personnel dans la gestion de documents;
• Perfectionner et mettre à niveau le système;
• Authentifier les nouveaux utilisateurs;
• Extraire des données et élargir la base de données;
• Migrer des données;
• Dépanner;
• Assurer la formation du personnel;
• Offrir du soutien par téléphone ou voie électronique ou sur place;
• Développer et administrer le moteur de recherches;
• Fournir le logiciel frontal du navigateur;
• Intégrer le système à MS Mail.

DURÉE DU CONTRAT
Le contrat sera valide pendant un (1) an, de la date d’octroi du contrat. L’entrepreneur accorde au gouvernement du Canada l’option de prolonger le contrat d’une (1) période d’un (1) an selon les mêmes conditions.

QUALIFICATIONS
Afin de satisfaire aux exigences du présent contrat, la personne ou l’entreprise doit être en mesure de fournir des services de gestion et de soutien pour le système de dépôt et de gestion de documents par voie électronique des Services juridiques.

EXCEPTION AU RÈGLEMENT DU GOUVERNEMENT DU CANADA
L’article 6 de la partie 10.2.1 du Règlement sur les marchés de l’État du Conseil du Trésor prévoit quatre exceptions permettant à l’autorité contractante de se soustraire à l’obligation de lancer des appels d’offres, dont :

d. « le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou une seule entreprise. »

Dans le cadre d’un appel d’offres, Inner Quest Communications a mis au point le système de dépôt et de gestion de documents par voie électronique. Comme il en conserve les droits de propriété intellectuelle, il est le seul fournisseur capable d’assurer les services de gestion et de soutien nécessaires.

ESTIMATION DE COÛTS
La valeur du contrat se chiffre à 14 000,00 $ US, taxes en sus. Les dépenses maximales qui seront engagées pendant la période optionnelle s’élèveront à 14 000,00 $ US, taxes en sus, si le gouvernement du Canada décide d’exercer son option.

NOM ET ADRESSE DU FOURNISSEUR
Inner Quest Communications
Island Pearl, C.P. 116
Coxen Hole, Roatan 34109
Honduras

AUTORITÉ CONTRACTANTE
Lyndsay Rajaram, conseillère principale en matière de marchés
Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC)
Centre de gestion intégrée du matériel (CGIM)
Section de la passation des contrats de services professionnels
1285, chemin Baseline, bureau T3-5-352
Ottawa (Ontario) K1A 0C5
Tél. : (numéro sur l'avis officiel)
Téléc. : (numéro sur l'avis officiel)
Courriel : (courriel sur l'avis officiel)

DROIT DES AUTRES FOURNISSEURS DE PRÉSENTER UN ÉNONCÉ DE CAPACITÉS
Les fournisseurs qui se considèrent pleinement qualifiés et prêts à fournir les services et les biens décrits dans le présent document peuvent envoyer un énoncé écrit de leurs capacités à l’adresse ci-dessous.

L’énoncé de capacités doit être expédié à l’autorité contractante et reçu d’ici la date de clôture du 12 novembre 2014, à 12 h (midi, heure d’Ottawa). Il doit être envoyé à l’adresse suivante :

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC)
Centre de gestion intégrée du matériel (CGIM)
Section de la passation des contrats de services professionnels
1285, chemin Baseline, bureau T3-5-352
Ottawa (Ontario) K1A 0C5
À l’attention de Lyndsay Rajaram, conseillère principale en matière de marchés
Numéro de l’appel d’offres : PAC n° 01B68-14-0105

L’énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

L’énoncé de capacités doit être envoyé par la poste ou par télécopieur d’ici la date et l’heure de clôture. Les énoncés de capacités reçus d’ici la date de clôture seront pris en considération dans le seul but de déterminer s’il y a lieu de procéder à un appel d’offres plus poussé. L’information fournie sera utilisée par l’État aux seules fins d’évaluation technique pour déterminer si un autre appel d’offres s’avère nécessaire.

Les fournisseurs qui auront soumis un énoncé de capacités seront avisés par écrit de la décision prise par AAC d’adjuger un contrat sans appel d’offres additionnel.

Si vous avez des questions concernant ce préavis, veuillez vous adresser à la conseillère en matière de marchés désignée plus haut. Le numéro de dossier d’AAC, le nom de la conseillère et la date de clôture du PAC doivent figurer en caractères d’imprimerie sur l’enveloppe ou, dans le cas d’une transmission par télécopieur, sur la page couverture.

L’État se réserve le droit de négocier tout achat avec les fournisseurs. Les documents peuvent être soumis dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.