Services d’interprétation de conférences - Demande de renseignements

1 INTRODUCTION

1.1 Contexte
Le Bureau de la traduction (BT) souhaite évaluer l’intérêt de l’industrie à offrir des services d’interprétation de conférences dans les deux langues officielles (anglais et français), au fur et à mesure des demandes, dans la zone locale de travail de la Ville d’Ottawa. Cette zone comprend la région située dans un rayon de 60 km de l'hôtel de ville d'Ottawa.
En outre, il souhaite présenter aux fournisseurs un nouveau modèle d’appel d’offres qui pourrait être utilisé à l’avenir en vue de répondre à ses besoins en services d’interprétation de conférences et, en même temps, leur faire connaître la façon dont le BT prévoit éventuellement acquérir des services d’interprétation de conférences et d’interprétation parlementaire.

1.2 Objet de la demande de renseignements

Afin d’offrir éventuellement les services mentionnés ci dessus et décrits dans la section « Énoncé du besoin », le Canada souhaite recueillir les commentaires des fournisseurs actuels de services d’interprétation de conférences.

La présente demande de renseignements (DDR) vise à :

a) Permettre à l’industrie d’évaluer à l’avance les besoins du BT et de formuler des commentaires afin d’assurer l’optimisation maximale des ressources du Canada si un appel d’offres était lancé;

b) Déterminer la capacité et l’intérêt des fournisseurs à offrir les services décrits dans l’appel d’offres ci annexé;

c) Obtenir les commentaires et les recommandations des fournisseurs sur les éléments qui pourraient nuire à leur capacité de répondre aux besoins du BT;

d) Tirer profit des connaissances et de l’expertise de l’industrie en ce qui concerne les pratiques exemplaires qui augmenteront les chances de réussite du présent projet ou de projets semblables.

1.3 Nature de la demande de renseignements

La présente DDR n’est pas une demande de soumissions. Elle n’entraînera pas l’attribution d’un contrat ni l’établissement d’une liste de fournisseurs. Ne pas y répondre n’empêchera aucun fournisseur de participer à un éventuel processus d’acquisition. La présente DDR ne sera pas nécessairement suivie d’un processus d’approvisionnement. Elle vise simplement à obtenir les commentaires de l’industrie sur son contenu.

Aucun élément de la présente DDR ne doit être considéré comme un engagement de la part du Canada à lancer un appel d’offres ou une quelconque invitation à soumissionner pour ce projet particulier. Le Canada pourra utiliser tous les renseignements non exclusifs qu’il aura obtenus dans le cadre du présent examen ou pour rédiger un éventuel appel d’offres officiel ou pour concevoir d’autres outils d’approvisionnement.

Le Canada n’est lié à aucun énoncé formulé dans la présente DDR et se réserve le droit de modifier à tout moment une partie ou la totalité de la demande s’il le juge à propos. Le Canada se réserve également le droit de revoir son mode d’acquisition d’après l’information obtenue en réponse à la présente DDR ou pour toute autre raison qu’il jugera nécessaire.

2 INSTRUCTIONS POUR RÉPONDRE À LA DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

2.1 Terminologie

Répondant : Entreprise (fournisseur) qui répond à la DDR.

Client : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) – Bureau de la traduction.

Interprète : Interprète de conférences accrédité par le Bureau de la traduction qui répond aux critères obligatoires de l’un des trois (3) volets de travail énoncés dans l’appel d’offres ci annexé.

Chargé de projet : Le chargé de projet, ou son représentant désigné, représente le ministère ou l'organisme pour lequel les travaux sont exécutés en vertu du contrat et, à ce titre, il est responsable de toutes les questions liées au contenu technique des travaux prévus au contrat. Il est possible de discuter des questions techniques avec le chargé de projet, mais celui ci ne peut autoriser de changements dans l'énoncé des travaux. De tels changements peuvent être effectués uniquement au moyen d'une modification de contrat émise par l'autorité contractante.

Autorité contractante : L'autorité contractante est responsable de la gestion du contrat, et toute modification doit être autorisée, par écrit, par l'autorité contractante. L'entrepreneur ne doit pas effectuer de travaux dépassant la portée du contrat ou de travaux non prévus au contrat par suite d’une demande ou d’instructions verbales ou écrites formulées par toute personne autre que l'autorité contractante.

2.2 Nature et présentation des réponses

La section 4 de la présente DDR expose le point de vue du Bureau de la traduction (BT) sur :

• Ses besoins en matière de services d’interprétation de conférences;
• Le processus qu’il entend utiliser pour répondre à ces besoins.

La section 3.3 comprend un calendrier estimatif.

La section 5 comprend des questions précises pour lesquelles le BT souhaite obtenir des commentaires au sujet de l’appel d’offres ci annexé et des appels d’offres qui pourraient être lancés.

Une proposition d’appel d’offres est annexée à la présente afin de permettre aux répondants de l’examiner et de formuler des commentaires. Elle inclut les renseignements généraux, les instructions aux soumissionnaires, les procédures d’évaluation et la méthode de sélection, les attestations, les clauses du contrat subséquent ainsi que des annexes, comme l’« Énoncé des travaux » et la « Base de paiement ».

Les répondants sont invités à formuler des commentaires sur l’« Énoncé du besoin » de la présente DDR, qui précise les critères obligatoires de sélection des fournisseurs. Ils sont également invités à expliquer la façon dont ils perçoivent cet Énoncé des besoins.

2.3 Coûts engagés pour répondre à la DDR

Le Canada ne rembourse aucune dépense engagée par les répondants pour répondre à la présente DDR.

2.4 Traitement des réponses

a) Utilisation des réponses

Les réponses ne seront soumises à aucune évaluation officielle. Toutefois, le Canada pourrait les utiliser pour mettre au point ou modifier ses stratégies d’approvisionnement. Le Canada examinera toutes les réponses reçues d’ici la date de clôture de la DDR. Cependant, s’il le juge à propos, il pourrait examiner les réponses reçues après la date de clôture.

b) Équipe d’examen

Une équipe d’examen composée de représentants du BT examinera les réponses reçues. Le Canada se réserve le droit d’engager des consultants indépendants ou de recourir aux services des ressources du gouvernement qu’il juge nécessaires pour examiner les réponses. Toutes les réponses ne seront pas nécessairement examinées par tous les membres de l’équipe d’examen.

c) Confidentialité

Chaque répondant devra indiquer clairement les éléments de sa réponse qu’il considère comme confidentiels ou exclusifs. Le Canada traitera ces parties de réponse de façon confidentielle, conformément à la Loi sur l’accès à l’information.

d) Suivi

S’il le juge à propos, le Canada communiquera avec les répondants afin de leur poser des questions supplémentaires ou de leur demander des précisions sur un aspect particulier d’une réponse.

2.5 Contenu de la demande de renseignements (DDR)

La présente DDR comprend une version non définitive de l’Énoncé du besoin, qui évolue constamment. Il est donc possible que de nouvelles clauses ou exigences viennent se greffer à un éventuel appel d’offres lancé par le Canada. Il se peut également que certaines clauses ou exigences soient retirées ou modifiées. Les répondants sont invités à commenter tous les éléments de la présente DDR, de l’Énoncé du besoin et des exigences imposées aux fournisseurs. La présente DDR comprend également des questions précises qui s’adressent à l’industrie.

2.6 Renseignements au sujet de la demande

Comme la présente DDR n’est pas un appel d’offres, le Canada n’entend pas répondre systématiquement aux demandes de renseignements par écrit ni communiquer les réponses à tous les fournisseurs éventuels. Toutefois, les répondants qui ont des questions au sujet de la présente DDR peuvent les adresser à :

Personne ressource : Éric Labelle, spécialiste en approvisionnements
Division des services linguistiques ZF | TPSGC
Courriel : (courriel sur l'avis officiel)

2.7 Présentation des réponses

a) Délai de présentation des réponses et adresse d’expédition

Les fournisseurs qui souhaitent répondre à la présente DDR doivent transmettre leur réponse à l’autorité contractante avant 24 h 00 le 10 mars 2014.

b) Respect du délai de présentation des réponses

Il incombe à chaque répondant de voir à ce que sa réponse soit envoyée à la bonne adresse et reçue dans les délais prescrits.

c) Identification des réponses

Chaque répondant doit voir à ce que son nom, son adresse et la date de clôture apparaissent lisiblement sur l’enveloppe.

2.8 Exigences relatives à la sécurité

La réponse à la DDR ne comporte aucune exigence relative à la sécurité.

Tout processus d’approvisionnement futur visant à répondre à un besoin éventuel pourrait exiger des fournisseurs qu’ils détiennent une cote de sécurité, notamment :

Volet de travail 1

L’entrepreneur (l’offrant) doit détenir en permanence, pendant l’exécution du contrat ou de l’offre à commandes, une cote de sécurité d'organisation valide de niveau TRÈS SECRET ou SECRET délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

CHAQUE membre du personnel de l’entrepreneur (l’offrant) qui doit avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS ou à des établissements de travail dont l’accès est réglementé doit détenir une cote de sécurité du personnel valide de niveau TRÈS SECRET ou SECRET, délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC.

Volets de travail 2 et 3

L’entrepreneur (l’offrant) doit détenir en permanence, pendant l’exécution du contrat ou de l’offre à commandes, une vérification d’organisation désignée (VOD) valide, délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

CHAQUE membre du personnel de l’entrepreneur (l’offrant) qui doit avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS ou à des établissements de travail dont l’accès est réglementé doit détenir une COTE DE FIABILITÉ valide délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC.

Les attestations de sécurité ci dessus sont fournies à titre d’information seulement.
Pour de plus amples renseignements sur les exigences relatives à la sécurité qui régissent les contrats, veuillez consulter le site Web de la Direction de la sécurité industrielle canadienne à l’adresse suivante : http://ssi iss.tpsgc pwgsc.gc.ca/.

2.9 Langues officielles

Les réponses à la DDR peuvent être transmises dans les deux langues officielles du Canada.

2.10 Droits de propriété intellectuelle

Tout processus d’approvisionnement futur visant à répondre à une demande de services du Canada comportera des dispositions concédant au gouvernement du Canada les droits de propriété intellectuelle des renseignements originaux et des renseignements généraux.

3. APERÇU DE L’ÉVENTUELLE STRATÉGIE DE DEMANDE DE SOUMISSIONS

La présente section expose la stratégie de demande de soumissions envisagée par le Canada pour répondre à ses besoins en matière de services d’interprétation de conférences.

3.1 Appel d’offres

Lorsque les commentaires de l’industrie sur la DDR auront été pris en compte, un ou plusieurs appels d’offres pourraient être lancés pour demander des soumissions en utilisant la liste des interprètes de conférences accrédités du Bureau de la traduction (BT). La période de soumission sera conforme aux politiques du gouvernement du Canada en matière d’approvisionnement et devra respecter les accords commerciaux qui s’appliquent.

3.2 Stratégie proposée d’attribution des contrats

Les besoins actuels en services d’interprétation de conférences dans la zone locale de travail de la Ville d’Ottawa pourraient faire l’objet de plusieurs contrats :

• Jusqu’à cinq (5) contrats pour le volet de travail 1 – Événements d’intérêt public élevé (niveau secret)
• Jusqu’à cinq (5) contrats pour le volet de travail 2 – Événements d’intérêt public élevé (niveau approfondi)
• Jusqu’à dix (10) contrats pour le volet de travail 3 – Événements d’intérêt public moyen (niveau approfondi)

D’autres appels d’offres similaires pourraient être lancés afin de demander des soumissions pour d’autres zones locales de travail.
Un modèle d’appel d’offres similaire pourrait être utilisé par le Service d’interprétation parlementaire et contenir des clauses très différentes.
Dans le cadre de la modernisation de son processus d’approvisionnement en services linguistiques, le BT prévoit également préparer une demande d’offre à commandes (DOC) afin de répondre à ses besoins futurs en services d’interprétation de conférences.
En outre, le Service d’interprétation parlementaire prévoit concevoir un appel d’offres menant éventuellement à l’attribution de contrats de plus longue durée.
Le BT prévoit consulter l’industrie pendant le processus d’élaboration de la DOC pour le Service d’interprétation de conférences et de l’appel d’offres pour le Service d’interprétation parlementaire.

3.3 Calendrier estimatif

3.3.1 Si la présente DDR est suivie d’un appel d’offres, le BT propose le calendrier estimatif suivant pour répondre à ses besoins en services d’interprétation de conférences dans la zone locale de travail de la Ville d’Ottawa :

• •
  Publication de l’appel d’offres Avril 2014
• •
  Fin de l’évaluation des soumissions Mai 2014
• •
  Attribution des contrats Mai 2014
• •
  Début de la prestation des services Dès la signature du contrat ou selon les besoins du client

4. ÉNONCÉ DU BESOIN

Le Bureau de la traduction (BT) souhaite acquérir des services d’interprétation de conférences dans les deux langues officielles (anglais et français), au fur et à mesure des demandes, dans la zone locale de travail de la Ville d’Ottawa. Cette zone comprend la région située dans un rayon de 60 km de l'hôtel de ville d'Ottawa.

4.1 Besoins
Voir l’annexe A – Énoncé des travaux, du document ci annexé intitulé « Appel d’offres pour des services d’interprétation de conférences ».

4.2 Durée du contrat

Les services seront offerts pendant six (6) mois à partir de la date d’attribution du contrat.

Le besoin actuel pourrait donner lieu à vingt (20) contrats portant sur les trois volets de travail suivants :

• Jusqu’à cinq (5) contrats pour le volet de travail 1 – Événements d’intérêt public élevé (niveau secret)
• Jusqu’à cinq (5) contrats pour le volet de travail 2 – Événements d’intérêt public élevé (niveau approfondi)
• Jusqu’à dix (10) contrats pour le volet de travail 3 – Événements d’intérêt public moyen (niveau approfondi)

en fonction de la capacité des fournisseurs potentiels à fournir lesdits services d’interprétation de conférences.

4.3 Critères obligatoires pour le volet de travail 1 – Événements d’intérêt public élevé

Voir le document ci annexé intitulé « Appel d’offres pour des services d’interprétation de conférences», à la partie 1 – Appel d’offres, clause 8.1.1, « Critères techniques obligatoires (CTO) pour le volet de travail 1 – Événements d’intérêt public élevé ».

4.4 Critères obligatoires pour le volet de travail 2 – Événements d’intérêt public élevé

Voir le document ci annexé intitulé « Appel d’offres pour des services d’interprétation de conférences», à la partie 1 – Appel d’offres, clause 8.1.2, « Critères techniques obligatoires (CTO) pour le volet de travail 2 – Événements d’intérêt public élevé ».

4.5 Critères obligatoires pour le volet de travail 3 – Événements d’intérêt public moyen

Voir le document ci annexé intitulé « Appel d’offres pour des services d’interprétation de conférences», à la partie 1 – Appel d’offres, clause 8.1.3, « Critères techniques obligatoires (CTO) pour le volet de travail 3 – Événements d’intérêt public moyen ».

4.6 Nouveau processus d’appel d’offres

Le document ci annexé s’inscrit dans un nouveau processus d’appel d’offres en voie d’élaboration au BT dans le cadre de l’examen de ses procédures d’attribution et d’administration des contrats. Vous êtes invités à examiner attentivement la version non définitive de l’appel d’offres et le modèle de contrat proposé qui l’accompagne.

5 QUESTIONS AUX RÉPONDANTS

Comme la présente DDR vise à recueillir les commentaires de l’industrie sur les besoins du Bureau de la traduction, les répondants sont invités à transmettre leurs réponses aux questions ci dessous. Il serait souhaitable qu’ils répondent au plus grand nombre de questions possible, en tenant compte du fait que l’Énoncé du besoin n’est qu’une version préliminaire.

5.1 Avez vous des questions ou des commentaires au sujet de la version préliminaire de l’Énoncé du besoin?

5.2 Que pensez-vous des critères obligatoires pour la sélection des entrepreneurs? Sont ils trop contraignants? Si oui, pourquoi le sont ils? Avez vous des recommandations à cet égard?

5.3 Y a t il des éléments, dans les exigences obligatoires d’un volet de travail en particulier, qui vous empêcheraient de présenter une soumission alors que vous croyez avoir les qualifications requises?

5.4 Souhaiteriez vous présenter une soumission afin d’offrir les services décrits dans la présente DDR? Auriez vous des changements à proposer qui permettraient à votre entreprise de présenter une soumission à la suite d’un appel d’offres?

5.5 Disposez vous d’une cote de sécurité personnelle ou d’entreprise? Si oui, de quel niveau?

5.6 Souhaiteriez vous présenter une soumission pour un contrat de six (6) mois? Sinon, pourquoi?

5.7 En tant que fournisseur, croyez vous qu’un contrat de six (6) mois réduirait votre fardeau administratif?

5.8 Y a t il d’autres raisons qui vous inciteraient à présenter une soumission à la suite d’un appel d’offres ou qui vous empêcheraient de le faire?

5.9 Y a t il des éléments de la clause « Annulation et réaffectation » de la partie 2 de l’appel d’offres ci annexé qui vous empêcheraient de présenter une soumission? Avez vous des recommandations à cet égard?

5.10 Veuillez indiquer tout renseignement supplémentaire qui, à votre avis, pourrait servir à préparer une soumission en réponse à un appel d’offres visant l’acquisition de services d’interprétation de conférences.